Når skal samfunnet ta arkiv på alvor?

Arkivverket har ei rekke tilsyn i kommunar og opplever jamleg at den øvste leiinga i kommunane ikkje har forstått alvoret i lovbrota vi finn. Dei meiner ofte det vil vere lett å ordne opp i arkivutfordringane. Der tek dei feil.

 – Det er ikkje snakk om store avvik, og det skal ikkje vere vanskeleg å utbetre, seier rådmann Reidar Isdal i Jondal i ein kommentar til lokalavisa Hardanger Folkeblad 7. februar.

Denne, og liknande utsegner, er det nødvendig for oss å kommentere. Når øvste administrative leiar i ein kommune går ut og seier dette om pålegga frå Arkivverket, sender det signal til resten av kommuneadministrasjonen, dei folkevalde og ikkje minst innbyggjarane om at det er ingen grunn til å uroe seg over arkivhaldet i kommunen.

Pålegga som Jondal har fått i den førebelse tilsynsrapporten vi har sendt kommunen, er alvorlege. Det dreier seg om brot på arkivlova, altså lovbrot. Hadde det vore «lett å ordne opp i», vonar vi kommunen hadde ordna opp i dette for lengst.

Jondal kommune sikrar blant anna ikkje den digitale informasjonen til verken innbyggjarar og eiga verksemd på ein god nok måte. Per i dag har kommunen ingen plan for korleis dei skal sikre det dei skapar digitalt i dei elektroniske saksbehandlingssystema sine.

Ingen plan betyr at viktig dokumentasjon om innbyggjarane sine rettar vert liggande på lokale datasystem hos kommunen. Og utan korrekt overføring til eit tilfredsstillande digitalt depot, vil dokumentasjonen før eller seinare går tapt. Jo fleire år som går utan at noko vert gjort, jo større vert rekninga. Sjansen for at dei til slutt ikkje vil ha noko å redde, aukar for kvar dag.

Det er altså snakk om store utfordringar, som det vil vere både kostbart og krevjande å utbetre.

Jondal kommune er ikkje aleine om desse arkivutfordringane. Dei deler båt med over halvparten av kommunane. Den årlege statistikken Arkivverket hentar inn, viser at 54 prosent av kommunane aldri har gjort noko forsøk på å sikre dei digitale arkiva sine.

Arkivverket kjempar ein kamp mot klokka når vi, som øvste arkivmyndigheit, skal forsøke å legge til rette for å løyse desse alvorlege samfunnsutfordringane. To av våre satsingsforslag til statsbudsjettet 2020 handlar om nettopp dette: Det er heilt nødvendig å utvikle løysingar for enkel arkivering og langtidslagring av digital dokumentasjon.

For å få dette til, trengst det auka merksemd på utfordringane, samarbeid på tvers av sektorar, vilje og ikkje minst pengar. No må noko gjerast, og vi må gjere det saman. Men det kan berre løyse utfordringane for det som vert produsert i framtida.

Jondal kommune og dei andre må gjere noko sjølve for den dokumentasjonen dei allereie har laga, og ikkje har gjort nok for å sikra. Og dei må gjere det nå.

Det nærmar seg lokalval. Arkiv vil nok heller ikkje i år vere fanesaka til lokalpolitikarane under valkampen, men når vi veit at informasjonsmengda i offentleg forvaltning vert tidobla kvart sjuande år, er det all grunn til å spørje korleis det norske samfunnet, ned til kvar enkeltkommune, har tenkt å handtere ein slik eksplosjon av data.

Kommunesamanslåingar, interkommunale samarbeid, private barnevernsaktørar,  skule-  og omsorgstenester. Alt dette skapar dokumentasjon i digitale system – dokumentasjon som kan vere avgjerande for enkeltmenneske sine rettar. Det handlar om demokrati, medverknad, rettstryggleik og kulturarv. Ingen vil vel vere den ansvarlege ordførar eller fleirtalspolitikar i ein kommune som ikkje kan dokumentere vedtaka sine, fordi dei gjekk tapt på ein lokal server.

Kan hende veljarane bør vurdere dette ved valet: Vil denne politikaren sikre at vi kan få vite korleis kommunen arbeidde for enkeltmenneske og fellesskapet, at informasjonen finst om ti år, og at den er til å stole på?