Når IT-prosjektet er ferdig, starter jobben

Jeg skal ikke undervurdere omfanget og kompleksiteten av slike prosjekter. De kan være store, omfattende og ressurskrevende, samt innebære et stort løft for en organisasjon.

Jeg ønsker her å rette oppmerksomheten mot at man helt fra start må se lenger enn selve prosjektet. Suksessen avhenger av en god plan for hva som skjer etter prosjektslutt. En god plan og overgang til forvaltning, drift og videreutvikling av et system er avgjørende for prosjektets varige positive virkning.

Det kan være etablert en gevinstrealiseringsplan der aktivitetene følges opp, eksempelvis utfasing av eldre systemer og kortere saksbehandlingstid, og en veldig god opplæringsplan.

Men om det innførte systemet ikke forvaltes og videreutvikles riktig, vil man fort stå i en situasjon der man må gjennomføre et nytt prosjekt om noen år. Et aktuelt eksempel på dette er innføring av prosessbasert og automatisert saksbehandling.

Ved innføring av prosessbasert saksbehandling og automatisering av enkeltoppgaver gjennomgås prosessen fra start til slutt, på tvers av eventuelle fagområder, oppgaver og avdelinger. Det er prosessen som helhet som er i fokus.

En slik tilnærming vil gjerne også innebære innebygd arkivering, som jeg skrev om i Kommunal Rapport 6. juli. Løsningen kan være kombinasjon av et prosesstøtteverktøy, ett eller flere saksbehandlingsverktøy og et arkivsystem.

Et godt gjennomført prosjekt leverer en løsning som fungerer etter hensikten når det tas i bruk, og gevinster tas ut. Men for å oppnå varig forbedring, må man jobbe aktivt med løsningen også etterpå.

Måten vi organiserer arbeidet på og hvordan prosessene gjennomføres, endrer seg. Nye prosesser kommer til og teknologien utvikles. Nye muligheter for automatisering, effektivisering eller ny funksjonalitet blir tilgjengelige. Da holder det ikke bare å vedlikeholde en levert løsning. Den må kontinuerlig videreutvikles. For å lykkes med dette må noen sentrale deler være på plass i organisasjonen.

Allerede i starten av, eller kanskje før prosjektet starter, bør man analysere kompetanse og ressurser som kreves for mottak, aktiv forvaltning og videreutvikling av prosjektresultatet. Funnene brukes til å avgjøre om kompetanse og ressurser er tilgjengelige og legge en plan for hvordan det skal sikres.

Kanskje er det nødvendig med målrettede opplæringstiltak eller rekruttering? Disse tingene tar tid, og det er for sent å starte når prosjektet nærmer seg slutten. Skal organisasjonen lykkes med den nye løsningen, må de som skal motta løsningen ha rett kompetanse og nok kapasitet.

For enklere og mer avgrensede systemer kan det være nok å ha en systemansvarlig som håndterer både forvaltning og videreutvikling.

I mer omfattende løsninger, som i eksempelet med prosessbasert saksbehandling, kan det være flere typer kompetanse som er viktig: Ekspertkompetanse på saksbehandlingsprosessen, kompetanse på prosessdesign, dokumentasjonsfaglig kompetanse for arkivkravene og IT-kompetanse for de tekniske elementene.

Et forvaltningsteam som til sammen har alle disse kompetansene, kan være nødvendig for å sikre en kontinuerlig videreutvikling av løsningen. Et slikt sammensatt team er godt rustet for å ivareta helheten og mulighetene til det beste for organisasjonen.

En aktiv dialog med leverandørene er avgjørende for å oppdage nye muligheter som passer til organisasjonens behov. En supportavtale og leverandørmøter en sjelden gang, vil ikke være tilstrekkelig.

En aktiv og tett dialog med leverandøren(e) gir mulighet for å lufte nye ideer og kjennskap til planen for kommende funksjonalitet. Det er viktig å stille krav til leverandøren om å være en partner som aktivt bidrar i diskusjoner og aktivt fremmer forbedrings- og utviklingsforslag.

Allerede når prosjektet skal starte eller når det forberedes; husk å planlegge allerede da for mottak, forvaltning og videreutvikling av løsningen dere skal motta. Kartlegg kompetanse og kapasitet, og vurder om det er behov for kompetanseheving, rekruttering eller endring av ressursallokering.

Husk også å sørge for å stille krav til leverandøren(e), slik at dere er sammen om veien videre. For: Når prosjektet er ferdig – da starter jobben!