Kostnadseffektiv bygg- og eiendomsforvaltning

En rekke kommuner har også gjennomført omfattende registreringsarbeider med sikte på å få dokumentert bygningsmessige tilstander og mangler, samt utarbeide tiltak og kostnader for å utbedre disse.

Når vi samtidig vet at om lag 60 prosent av landets kommuner og fylkeskommuner allerede har investert i et EDB-basert FDVU-system (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) er det nærliggende å tro at den innsamlete informasjon fra tilstandsbefaringene blir forsvarlig registrert og holdt oppdatert.

Dette er dessverre ofte ikke situasjonen. Noe av årsaken kan være at det ikke blir definert noe klart mål med datainnsamlingene, en manglende systematisering før igangsetting, eller manglende rutiner for løpende àjourhold av de innsamlete data. Og dette igjen kan ha årsak i manglende ressurser, som personell, tid og penger, samt manglende prioritering og oppmerksomhet fra administrativ og politisk ledelse.

Ved valg av FDVU-system legger mange eiendomsforvaltere stor vekt på FDVU systemets IT-tekniske funksjonalitet og «look-and-feel». I mindre grad vektlegges hvordan FDVU-systemet skal implementeres i eiendomsorganisasjonen og overlates derfor ofte til en «produktfiksert» systemleverandør. Dette bør gjøres før en velger FDVU-system, fordi det i stor grad er med på bestemme kravene til både system og leverandør. Dessverre har en i noen tilfeller sett en negativ kost/nytte av en systeminnføring, det vil si at investering i system og datafangst er langt høyere enn den nytteeffekt man har høstet fra anvendelsen.

Kommunene i Norge forvalter store verdier i form av eiendommer og bygninger. Derfor vil selv små investeringer som fører til en bedre forvaltning og utnyttelse av FDVU-systemet kunne gi store gevinster.

Kostnader til forvaltning, drift og vedlikehold av kommunenes bygningsmasse ligger nøkternt regnet i snitt på 490 kroner per kvadratmeter per år. I tillegg kommer kapitalkostnader.

For en middels stor kommune som eier og forvalter om lag 250.000 m2, så vil de årlige FDV-kostnadene beløpe seg til rundt 122,5 millioner kroner per år (i tillegg kommer altså kapitalkostnadene).

Ved bruk av FDVU-system til effektiv styring av FDV-aktivitetene vil det nøkternt være mulig å spare 2-4 prosent årlig av disse kostnadene. Det vil altså utgjøre 2,4-4,9 millioner kroner for en middels stor kommune, midler som da ofte kan disponeres til mer vedlikeholdsarbeid, bedring av inneklima, og så videre.

At en kommune har høye FDV-kostnader er imidlertid ikke ensbetydende med en høy bygningsmessig standard. Dette kan blant annet skyldes følgende faktorer:

• «Romslig» bygningsmasse
• Dårlig oversikt = høyt ressursforbruk og svak styring
• Lite fleksibel og tilpasningsdyktig bygningsmasse

Innføringen av 6-års reformen medførte i sin tid store ombygginger og nybygging for en rekke kommuner blant annet som en konsekvens av lite tilpasningsdyktig bygningsmasse.

Effektiv arealutnyttelse kan også gi kostnadsbesparelser. En forutsetning er full oversikt over hva en eier og forvalter og hva arealene disponeres til.

Hvis en som eksempel setter verdien av eksisterende bygningsmasse til rundt 50 prosent av nybyggkostnad (kr 18.000 x 50% = kr 9.000 pr. m2), så vil verdien av bygningsmassen til en middels stor kommune som eier og forvalter om lag 250.000 m2 være rundt 2,25 milliarder kroner.

Ved å benytte et EDB-basert FDVU-system til å få god og samlet arealforvaltning vil det være mulig å kunne spare 1-1,5 prosent av dette, dvs. 2,2-3,4 millioner kroner. Da er ikke en eventuell gevinst ved salg, økte leieinntekter og lignende regnet med.

De fleste av landets kommuner er store bolig og tomteeiere og vil gjennom utnyttelse av funksjoner i et EDB-basert FDVU-system kunne sikre optimale inntekter gjennom effektiv styring og forvaltning av husleiekontrakter, festekontrakter og så videre.

Gjennom en integrasjon av kontraktsforvaltningen direkte med kommunens faktura- og regnskapssystem vil en kunne oppnå betydelige besparelser.

Kostnadsbesparelsene ligger blant annet i:

• God oversikt over forfall- og reguleringsdatoer
• God oversikt over ledige lokaler
• Kostnadsstyring (leieinntekter vs. driftskostnader)
• Enklere fakturering

Men mange kommuner sliter fortsatt med sektortenkning, noe som hindrer full nytteeffekt av investeringen i FDVU-systemet.

Tallene viser at det ligger et stort innsparingspotensial i utnyttelsen av innsamlete data om eiendom og bygningsmassen gjennom bruk av et EDB-basert FDVU-system, men at en gevinst svært ofte i tillegg er avhengig av å tilrettelegge rutinene og arbeidsprosessene for effektiv bruk av EDB systemene.

Skrevet av: Torstein Foss