NTB historiske bildearkiver i Holberg Terrasse i Oslo. Norsk fotografisk pressehistorie fra blandt annet NTB, VG, Aftenposten, Aktuell, Samfoto, er samlet under ett tak. Arkivar i arbeid blandt arkivskap og svarte klippbøker.

Foto: Berit Roald / NTB scanpix
Debatt

Er det på tide å børste støvet av arkivarene?

Det er på tide å anerkjenne at kompetansen arkivarene har, er avgjørende når vi skal fortsette digitaliseringen i forvaltningen.

Flere har opplevd at sensitive opplysninger om dem er blitt lekket ut fra datasystemer til offentlige nettsteder, det siste tilfellet var i sommer.

Arkivansvarlige bør være mer delaktig når nye saksbehandlings- og informasjonsprogrammer skal anskaffes.

10. juni avdekket NRK at det var blitt lekket sensitive opplysninger knyttet til 275 personer. Og at disse ble offentliggjort på Oslo universitetssykehus’ nettsider.

Flere av opplysningene som var gjort tilgjengelig var sensitive opplysninger knyttet til abort, psykiatri og barnevern. Navn og personnumre lå tilgjengelig på nettsiden. Dette er dessverre ikke en unik hendelse i norsk forvaltning, men den er så alvorlig at vi må endre hvordan systemene vi bruker er tilrettelagt for å ivareta sensitive opplysninger.

Flere kommuner og helseforetak har vært involvert i alvorlige tabber der sensitive opplysninger om brukere og pasienter har blitt gjort tilgjengelige for uønskede på virksomhetens nettside. Årsaken til at dette har skjedd er at systemene er for sårbare og sjelden konstruert for å håndtere den informasjonen som skal sikres. Det er ofte menneskelig svikt som er årsak til at dokumentasjon ikke blir lagret riktig.

Jeg mener det er lett å gjøre feil, fordi systemene er feil konstruert fra starten av. Derfor mener jeg at dette bør rettes opp i.

Når regjeringen kommer med forslag til ny arkivlov, bør krav til hvordan saksbehandlingssystemene skal utformes komme i en ny forskrift til loven. Det er på tide å børste støvet av arkivaren og anerkjenne at kompetansen denne profesjonen har, er avgjørende når vi skal fortsette digitaliseringen i forvaltningen.

Arkivaren har (i ganske grove trekk) kompetansen sin i å ta vare på informasjon, hvordan den skal oppbevares og hvem som skal ha tilgang til den.

Allerede nå bør arkivansvarlige være mer delaktig i prosessen når nye saksbehandlings- og informasjonsprogrammer skal anskaffes. Disse personene eksisterer allerede i dag på alle forvaltningsnivåer i Norge.

Min hypotese er at arkiv tidligere ikke har fått den oppmerksomheten de burde ha hatt, og at dette har hindret forvaltningen i å lage bedre og mer anvendelige systemer for saksbehandling.

Beviset for hypotesen er at det ofte blir gjort «menneskelige feil og svikt», men at dette ikke burde unnskylde for at systemene ikke har innebygget arkivering.

Vi som er innbyggere i kommunen, lever våre liv uten å tenke på hvilken informasjon om oss som lagres i de kommunale arkivene.

Som tidligere forvaltningsrevisor for kommunene kan jeg snakke av erfaring om at det er ekstremt viktig hvilken informasjon kommunen tar vare på, og hvordan den oppbevares. Dagens lovverk er utdatert, men under revidering, og regjeringen vil komme med en ny arkivlov til Stortinget som en oppfølging av NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø.

Jeg mener det er viktig at de som har ansvaret i forvaltningen, om det er kommuner eller helseforetak, får øynene opp for hvordan man løser saksbehandlingen slik at det er i tråd med gjeldende lover og regler. Samtidig også ta med de i organisasjonen som har kompetanse på feltet til å løse utfordringer også når man er heldigitale.

Delta i debatten

Vi setter stor pris på at du deler ny kunnskap, dine egne erfaringer og diskuterer med oss og andre lesere. Du må bruke ditt fulle navn for å delta i debattene. Debatten vil bli moderert i tråd med de presseetiske regler. Modereringen skjer i etterkant av publiseringen.