Regningene må sendes i retur

Kontrollutvalget i Fredrikstad møtes denne uka for å vurdere om administrasjonen skal få kritikk for å ha brutt både bokføringsloven og kommuneloven.

Hele ni forskjellige fagseminarer som kommunalt ansatte deltok på i perioden 2007 til 2010, har så dårlig fakturagrunnlag at det er i strid med bokføringslovens krav til dokumentasjon. Det fastslår Østfold kommunerevisjon i en utredning på oppdrag fra kontrollutvalget.

I tillegg har administrasjonen ikke svart på revisjonens spørsmål om en spesifikk tur i 2008, der ni ansatte var på tur til Danmark i regi av Sarpsborg-firmaet ABC Svakstrøm.

Plikter å svare

Revisjonen har ifølge kommuneloven rett til innsyn i alle opplysninger i en kommune. Fredrikstad kommune er derfor forpliktet til å svare revisjonen.

I tillegg til at kommunen ikke svarer på henvendelsene fra revisjon, får den heller ikke ut underbilag fra leverandøren. Dermed kan den ikke avkrefte at kommunen har mottatt fordeler.

«Rådmannen bør sørge for avtaler med leverandører som sikrer revisors innsynsrett», heter det i innstillingen til kontrollutvalget.

Dette er imidlertid ingen god idé, mener daglig leder Ole Kristian Rogndokken i Norges kommunerevisorforbund.

– Fakturainformasjonen skal i utgangspunktet være så god at dette skal være unødvendig. Praktisk er det er ingen god løsning at revisor må gå til leverandøren. Kommunen må i utgangspunktet stille krav om at fakturagrunnlaget er tilstrekkelig. Lovkravene er ikke til for revisor, men for at kommunen skal vite hva de betaler for.

Rogndokken slår fast at kommuner som mottar uklare fakturaer, må returnere dem.

– De har ikke annet alternativ når regnskapsinformasjonen ikke er god nok.

Skulle vært skattlagt

Rogndokken lister opp noen elementer som må være med i en faktura for en reise: Hvem har deltatt, hvor ting har foregått, program, tid og sted, type arrangement.

– Bilaget må godtgjøre at dette er en tur det skal betales for.

Et ekstra poeng i saken er at Skatteetaten mener Danmark-turen i 2008 skulle vært skattlagt, fordi den ikke oppfyller kravene til skattefritak. Formålet med reisen må i så fall være «hovedsakelig faglig eller tjenestelig begrunnet», heter det på Skatteetatens nettsted. Fredrikstad kommune har konkludert med at reisen var et fagseminar.