Ryddigere i Haugesund

- Ingen forslag er for banale, sier rådgiver Solveig Schiz i Personal og organisasjon i Haugesund kommune til Kommunal Rapport.

Her er noen av de 32 innspillene Schiz fikk i forrige uke fra et omsorgssenter som skal starte opp med Lean-metoden:

Beskjeder når ikke fram

Vi trenger en ny fryseboks

Det bør bli mer ryddig

Vi bør ha klarere branninstrukser

Det er for lite initiativ i de ulike teamene

Turnusen fungerer ikke

- Jeg skal nå systematisere forslagene. Deretter vil vi i fellesskap se på hvordan disse meldingene blir til konkrete forbedringsforslag, som da skal utføres av navngitte personer innen et bestemt tidspunkt. Det er meget viktig at personalgruppen er enig i hvilke forbedringer som skal gjennomføres og hvordan - og at alle er lojale mot de tiltakene som er bestemt i fellesskap, sier Schiz.

Mye av arbeidet består av analyse, som blir en vei til forandring.

- Når en melding går ut på at beskjeder ikke når fram, nytter det ikke å si at “Vi må bli flinkere til å gi beskjeder”. Vi må finne årsaken til at beskjeder ikke kommer dit de skal. Har vi forstått årsaken kan vi også lage rutiner som fungerer.

- Ansatte blir myndiggjorte

Schiz understreker at det er svært viktig å gi ansatte tilbakemeldinger om hva som skjer med forslagene.

- Metoden sikrer at medarbeiderne blir myndiggjort, at de får engasjert seg og at de opplever at ting de er misfornøyde med, faktisk blir rettet opp. Dette fører til en positiv spiral - det skaper entusiasme og resultatene inspirer til nye forbedringsforslag. Forbedringsarbeid handler om respekt for medarbeidernes kompetanse og en erkjennelse av at de som står oppe i situasjonen veldig ofte har tenkt ut gode løsninger.

- Kan slutte å irritere seg

Schiz bruker meldingen om mye rot som eksempel.

- Vi ser på hva de ansatte kan gjøre selv og hva som må gjøres av overordnede for at det skal bli en varig forbedring. Når personalet hele tiden har oversikt over hvor langt en forbedringssak har kommet, kan de slutte å bruke energi på ting som de egentlig ikke kan få gjort noe med. Personalet trenger ikke å irritere seg over tiltak som ikke kan gjennomføres på grunn av for eksempel for lite penger, fordi det er andre konkrete tiltak som kan bli realisert.

Schiz har opplevd at ett forslag ofte utløser flere tiltak, fordi de gir de ansatte økt kompetanse og innsikt. - På denne måten begynner systemet å leve og personalet opplever forbedringsarbeidet som meningsfylt, sier hun.