Tidstyvene skal tas

Skåne region, et av de svenske fylkene, oppnevnte i begynnelsen av året en forenklingskommisjon som skal identifisere unødvendig byråkrati som stjeler tid fra arbeidet med pasienter. I avisen Sydsvenskans reportasje (20.03.14) fra et av kommisjonens møter med sykehuspersonell, fortelles det om hvordan høyt utdannete leger skur i lyspærer, at det er for komplisert å melde om problemer i lokalene og for tidkrevende å bestille nye håndklær.

Kommunal- og moderniseringsdepartementet forutsetter i sitt tildelingsbrev for 2014 at norske myndigheter skal starte jakten på tidstyver. Enhetene oppfordres til å undersøke hvordan de skal kan forenkle og effektivisere sin virksomhet. Dessuten skal de rapportere til departementet om regelverk og prosedyrekrav som gjør virksomheten ineffektiv.

Listen kunne gjøres lengre. I hele det offentlige Norden – myndigheter, kommuner, sykehus og universiteter – sukker ansatte over at administrasjon og rapportering sluker stadig flere timer av en arbeidsuke. Det settes også mål om å gjøre noe med saken. I det danske frikommuneforsøket, som i tilsvarende regelforenklingsprosjekter i andre land, er de økende rapporterings- og oppfølgingskravene utpekt som et av de sentrale problemene.

Hvorfor havnet vi her? Det korte svaret er at jungelen av rapporteringskrav har oppstått som følge av mange ulike gode ambisjoner.

For det første: Tyngdepunktet i reguleringen av offentlig sektor har de siste 20 årene gradvis forflyttet seg fra myndighetenes forpliktelser til individenes rettigheter. Pasienter har rett til behandling innen en viss tid. Foreldre har rett til å være involvert i barnas skolegang. Arbeidssøkere har rett til et bestemt antall møter med rådgiveren på arbeidsformidlingen.

Mange av dokumentasjonskravene er til for å støtte borgeren i møtet med det offentlige. For at foreldre skal vite som hva som skjer i skolen. For å ha kontroll på alle leddene i en behandlingsprosess, i tilfelle noe går galt. For at ingen skal falle utenfor det offentlige sikkerhetsnettet.

Her ligger også et dilemma for den som vil forenkle. Risikoen er at viljen til redusere rapportering og prosedyrekrav i møtet mellom borgeren og det offentlige blir tolket som et forsøk på å svekke individets rettigheter.

For det andre: Det økende innslaget av konkurranseutsetting og anbud på offentlige tjenester skaper rapporteringskrav, ettersom offentlige tjenester skal kunne sammenliknes med private. Åpne sammenlikninger av kostnader og kvalitet utgjør en viktig byggesten blant annet i det svenske valgfrihetssystemet innen skole, sykehus og omsorg. Muligheten for å sammenlikne er viktig fra borgerne og de politiske beslutningstakernes synsvinkel, men forutsetter detaljert rapportering på virksomhetsnivå for å fungere.

For det tredje: Kommunikasjonen innen offentlig sektor skjer på to måter, gjennom ord og tall. Både nasjonale myndigheter som fører tilsyn med kommunenes virksomhet, og kommunale beslutningstakere som forholder seg til politiske løfter på nasjonalt nivå, har en tendens til å tro mer på tall enn på ord. «Høyere kvalitet i eldreomsorgen», er bare en tom frase. «Minst 0,5 pleiere per pasient», er en uttalelse som kan måles og derfor finnes på ordentlig.

I beste fall kan eksakt statistikk legges til grunn for reelle politiske prioriteringer. I verste fall leder tall som peker på at noe fungerer godt i 85 prosent av kommunene og dårlig i 15 prosent av kommunene til nye regelverk som øker arbeidsbyrden i 100 prosent av kommunene, uten at situasjonen forbedres nevneverdig i mindretallet av kommunene der det var problemer.

For det fjerde: Behovet for å vise politisk handlekraft avføder nye rapporteringskrav. Vår tids politikk er mediestyrt og reaktiv. Ufattelig fæle hendelser som skyteepisoder på skoler og familiemord krever at politikerne viser handlekraft. Ofte kommer det fram at tragediene kunne vært forhindret om myndighetene hatt gjort jobben sin med for eksempel å sjekke våpenlisenser, eller om den ene myndigheten hadde visst hva den andre gjorde. Når TV-kameraene er slått av og krigstypene har krympet til notiser, har handlekraften tatt form av nye sjekklister og nye krav til informasjonsutveksling mellom myndighetene.

For det femte: I takt med at tilgangen til statistikk og evalueringer har økt, har det også oppstått en tro på at fakta er veien til kloke beslutninger. Kunnskaps- og faktabasert lederskap har fått fotfeste i offentlig sektor. Det er utarbeidet ulike typer databaser og instrumenter til støtte for avgjørelser og konsekvensvurderinger. Det er mange gode sider ved bedre beslutningsgrunnlag, men det er samtidig en evighetsmaskin. Data avføder behov for nye og bedre data.

Ikke engang den mest raffinerte statistikk frigjør politiske beslutningstakere fra kravet om å bestemme seg. Ikke engang det mest detaljerte kunnskapsgrunnlag kan hindre at feil begås. Men mange tror at om vi bare visste litt mer, ville samfunnet fungere bedre. Derfor havnet vi i rapporteringssumpen.