Store krav til IT-tjenestene

Tidligere, da man jobbet fra kontoret innen gitt arbeidstid, hadde IT-tjenesten full kontroll på de ansattes tilgang til kommunens data. IT-tjenesten dikterte hva som var mulig og ikke.

Ny teknologi har endret måten vi jobber på. Vi forventer fleksibilitet, brukervennlighet og tilgang, uansett hvor og når. Vi jobber på hytta, på toget, på legens venteværelse og i utlandet, og ofte fra et nettbrett eller smarttelefon.

Hva er det kommunens IT-tjeneste står ovenfor? Jo, det skal etableres elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren. Elektroniske meldinger skal gå mellom kommune og fastleger, og mellom kommune og sykehus. Nasjonal kjernejournal skal på plass.

Velferdsteknologi skal tas i bruk, med mange typer sensorer som avgir alarmer og hendelser. Alt dette skal overvåkes, håndteres og dokumenteres i kommunens journalsystem. Samtidig må personvern og sikkerhet håndteres forsvarlig og etter norsk lov.

Skoler og barnehager digitaliseres med nye verktøy og programvare. Man skal logge inn med FEIDE, og lekser og oppgaver skal leveres digitalt. Fjernundervisning skal etableres, og vi snakker om smart læring, MOOC og bruk av sosiale medier i skolen. Beskjeder og meldinger til foresatte og elever skal enkelt kunne sendes med sms.

Det skal være digitale løsninger for arealplaner, planregister, matrikkelen og kartgrunnlag som støtter gjeldende standarder og nasjonale krav.

All post til innbyggere og næringsliv skal gå digitalt og håndteres gjennom kommunens «gamle» sak/arkiv-system. Innbyggeren forventer å få digitalt innsyn i saksbehandlingen, som kan ligge i flere forskjellige sakssystemer.

Elektronisk handel skal etableres, og alle tjenester som kan digitaliseres, skal digitaliseres. Hjemmesiden skal være i tråd med krav om universell utforming, og kommunen skal være aktiv i egnete kanaler på sosiale medier.

Mange av kommunens 50–100 fagsystemer skal avlevere data og integreres mot andre systemer. Dette er en kompleks oppgave for IT-tjenesten. Systemene som benyttes, er bygd på gammel teknologi, og leverandørene snakker ikke alltid sammen. De samme programmene forventes å fungere på nettbrett og smarttelefoner. I tillegg må kommunikasjon og sikkerhet ivaretas. Brannmurer, Spamfilter, antivirus, servere og programvare må holdes oppdatert.

Anbudsforespørsler og reforhandling av avtaler skal gjennomføres, og IT-tjenesten må til enhver tid tenke på hva som er kostnadseffektivt. Hva kan og bør legges ut i skyen? Trådløse nett skal etableres i hver minste krik og krok. Samtidig skal bistand og service til alle som har problemer ivaretas.

Små kommuner som ikke samarbeider med andre, henger etter i IKT-utviklingen. Dette kommer fram i flere undersøkelser gjort av blant andre av KS. En liten kommune med kun én eller to ansatte i IT-tjenesten, har ikke mulighet til å følge opp dagens krav til digitalisering. Dette må politikere og toppledelsen få en forståelse for.

Mange kommuner jobber i dag sammen i interkommunale samarbeid, og det finnes gode eksempler på kostnadseffektivisering gjennom disse samarbeidene. Men interkommunale samarbeid byr også på utfordringer, som at alle kommunene må bli enige om felles struktur og programvare. Dette kan ofte være tunge prosesser. Man høster ingen gevinster i samarbeidet hvis IT-tjenesten må forholde seg til flere forskjellige systemer til samme tjeneste eller formål.

Lokal selvråderett er en utfordring når vi snakker om digitalisering av offentlig sektor. I Norge har vi en sterk tradisjon for lokal styring og selvråderett, og i de fleste tilfeller er dette en hensiktsmessig måte å styre på. Men når vi snakker om digitalisering, skaper denne selvråderetten utfordringer. Statlig sektor styres separat, og hver enkelt kommune og fylkeskommune velger sine løsninger. Altfor mange kommuner jobber parallelt med å digitalisere de samme tjenestene. Fortsatt ser vi sektoriell satsing som ikke tar høyde for hvordan arbeidsprosessene skjer på tvers i hele sektoren.

Nå er vi i ferd med å oppnå endring. Regjeringen har fokus på å fornye, forenkle og forbedre offentlig sektor. KS har gjennom etableringen av KommIT-programmet lagt grunnlag for samordning og styrking av arbeidet med digitalisering av kommunesektoren.

I tillegg legges det til rette for samhandling med staten. Nasjonale felleskomponenter som Altinn, matrikkelen, ID-porten og SvarUT, bidrar alle til gode digitale tjenester på tvers i hele offentlig sektor.

Det finnes et stort og ubenyttet potensial for å samarbeide mer rundt IKT-anskaffelser og digitalisering. For å komme dit, må vi ha større kommuner og tettere samarbeid, og betydelig mer nasjonal samordning for hele sektoren. Først da kan vi hente ut store samfunnsmessige gevinster.