Med gode prosedyrer og rutiner for klagesaksbehandlingen, blir det enklere å overholde habilitetsbestemmelsene, skriver Aage Thor Falkanger. Foto: Tore Kristiansen, VG/NTB scanpix
Kronikk

Habilitetsbrudd i klagebehandlingen må unngås

Det skjer ofte brudd på habilitetsbestemmelsene når kommunene behandler klager. Her gir vi fire tips til hvordan dette kan unngås.

Utgangspunktet er at klager på enkeltvedtak skal behandles av et organ som er overordnet organet som fattet vedtaket.

Sivilombudsmannen mottar stadig saker der det anføres at klagesaksbehandlingen i kommunen ikke har vært reell fordi personen som behandlet saken i førsteinstans, også har deltatt ved forberedelse av saken for klageinstansen (typisk klagenemnd).

Dette utgjør brudd på kommunelovens habilitetsbestemmelse, og konsekvensen vil ofte bli at kommunens vedtak må kjennes ugyldig.

Her gir vi fire tips til hvordan en kommune kan organisere sin klagesaksbehandling for å unngå brudd på habilitetsbestemmelsen.

Utgangspunktet er at klager på enkeltvedtak skal behandles av et organ som er overordnet organet som fattet vedtaket. For enkeltvedtak fattet av en kommune, vil det samme forvaltningsorganet – altså kommunen – i mange tilfeller behandle saken både som førsteinstans og som klageinstans.

For å sikre en reell to-instansbehandling i disse sakene, er det gitt en særlig habilitetsbestemmelse i kommuneloven § 40 nr. 3 bokstav c, som lyder:

«Ved behandling av klager etter forvaltningsloven § 28 andre ledd er ansatte eller folkevalgte som var med på å treffe det påklagede vedtak, eller som medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for dette, inhabile ved klageinstansens behandling av saken og ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen.

Er en overordnet ansatt inhabil i en sak, kan direkte underordnet ansatt ikke delta ved klageinstansens behandling av saken, eller ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen.»

Regelen innebærer at en person som har behandlet en sak i førsteinstans, ikke kan forberede saken for klageinstansen. Det samme gjelder personer som er direkte underordnet en som er inhabil.

Lovgiver har vedtatt at regelen skal videreføres i den nye kommuneloven som trer i kraft 1. januar 2020.

Fire tips til praktisk saksbehandling:

1. Gjør en grundig forberedelse av saken før oversendelse til klageinstansen.

En hovedutfordring ved klagesaksbehandlingen, særlig i mindre kommuner, er at det gjerne er få ansatte som har kompetanse på de ulike saksfeltene. Kommunen vil da kunne oppleve at den ikke har kvalifiserte personer til å forberede saken for klageinstansen.

Når et vedtak påklages, skal klagen fremsettes for det organ som har truffet vedtaket. Vedtaksorganet må foreta en vurdering av nye anførsler fra klager. Det kan også foreta ytterligere utredning om nødvendig.

Saksbehandleren som behandlet saken i førsteinstans kan altså motta klagen, foreta vurderinger av denne, og også avgi en uttalelse i saken før den sendes til saksforberedende klagesaksbehandling. Det er først når saken videresendes til klageinstansen at den aktuelle ansatte blir inhabil, og således ikke lenger kan delta i saksbehandlingen.

Hvis førsteinstansens saksforberedelse er grundig, vil saksforberedelsen i klageinstansen i stor grad kunne bygge på denne. Loven stiller ikke krav til en fullstendig ny administrativ saksforberedelse for klageinstansen.

2. Sørg for et klart skille mellom førsteinstans og klageinstans.

Lovverket forutsetter et klart skille mellom førsteinstansen og klageinstansens klagesaksbehandling. Vi har i praksis sett at dette skillet kan fremstå som uklart. Konsekvensen er at det kan oppstå tvil om på hvilket tidspunkt en person eventuelt ble inhabil.

Når vedtaksorganets forberedende klagesaksbehandling er ferdig, skal dokumenter fra førsteinstansbehandlingen og dokumenter som er kommet til under den forberedende klagebehandlingen, oversendes til klageinstansen.

Ved at førsteinstansen rutinemessig underretter klager om at en sak sendes til klageinstansen, vil det fremgå helt tydelig når førsteinstansens saksbehandling avsluttes. En slik rutine vil også kunne bidra til å bevisstgjøre ansatte om sin rolle i saken.

3. Vurder eget sekretariat for klageutvalget.

Et eget sekretariat for klageutvalget vil i mange tilfeller kunne avhjelpe inhabilitetsutfordringer. Kommuner som ikke har mulighet til å opprette et eget sekretariat som utelukkende forbereder kommunens klagesaker, kan for eksempel legge dette arbeidet til en avdeling som allerede utfører støtte- eller stabsfunksjoner for administrasjonssjefens kontor.

4. Vurder ekstern bistand.

Av og til vil det fremstå som svært krevende å ivareta lovens krav til habilitet, for eksempel fordi administrasjonssjefen har behandlet en sak i førsteinstans, med den følge at alle ansatte i administrasjonen er inhabile. I slike tilfeller kan bruk av ekstern hjelp til det saksforberedende arbeidet for klageinstansen være løsningen. Dette kan for eksempel utføres av en advokat, en konsulent eller en ansatt i en nabokommune.

Selv om kommunelovens habilitetsbestemmelse kan skape praktiske utfordringer, må den følges. Med gode prosedyrer og rutiner for klagesaksbehandlingen, blir det enklere å overholde regelen. For kommunen vil det være ressursbesparende å unngå inhabilitetsinnsigelser som fører til ugyldige vedtak.

Delta i debatten

Vi setter stor pris på at du deler ny kunnskap, dine egne erfaringer og diskuterer med oss og andre lesere. Du må bruke ditt fulle navn for å delta i debattene. Debatten vil bli moderert i tråd med de presseetiske regler. Modereringen skjer i etterkant av publiseringen.