Digitalt førstevalg kan bli dyrt

Digitaliseringen av offentlig sektor dreier seg i stor grad om å forvalte informasjon godt, og derigjennom sørge for å gjenbruke data som allerede finnes. Det bør derfor være gratis å benytte offentlige registre i forvaltningen.

Endringene i eforvaltningsforskriften gjør at digital kommunikasjon nå er hovedregelen når stat og kommune skal kommunisere med innbyggere og næringsliv. Målet er at all egnet kommunikasjon skal skje digitalt.

En overgang fra papirbrev til digital post vil spare det offentlige for betydelige summer i porto, men kommunene må fortsatt betale for å hente ut informasjon fra offentlige registre.

Innbyggeren skal nå registrere sin digitale kontaktinformasjon og eventuelle reservasjon i et nytt register – Kontaktregisteret. Dette registeret skal brukes av forvaltningen til å gjøre oppslag for å sjekke innbyggers reservasjonsstatus, og for å få tilgang til innbyggers registrerte e-postadresse og mobilnummer. Registeret kan tas i bruk av forvaltningsorganer fra juni 2014. Fra 1.1. 2016 blir det obligatorisk for alle forvaltningsorganer å benytte kontaktregisteret til varsling om digital kommunikasjon.

Både statlige etater og flere kommuner har signalisert at de vil ta registeret i bruk – blant dem også kommunene i Trøndelag.

Sør- og Nord-Trøndelag har etablert et felles prosjekt for å igangsette digital forsendelse. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Det Digitale Trøndelag samarbeider om å bistå kommuner og fylkeskommuner med innføring av digital forsendelse. Dette er et unikt prosjekt hvor kostnader med lisenser og installasjon blir dekket av prosjektet. Erfaringer og veiledere som blir utformet, deles uhemmet med alle landets kommuner.

KS med flere har gjort en fantastisk innsats med å jobbe fram standarder som er tilgjengelige og lett kan implementeres, som for eksempel KS SvarUt. KS SvarUt vil bli koblet til løsningen for sikker digital post, slik at post fra kommunene til innbyggerne vil komme i innbyggernes valgte digitale postkasse.

For å sende digitalt via SvarUt, har kommunen behov for fødselsnummer eller organisasjonsnummer. Dette må registreres i fagsystem eller sak/arkivsystem, alt etter hvor man sender fra. Disse opplysningene finnes ikke i det nye kontaktregisteret, så kommunene må ha integrasjon/oppslag mot Det Sentrale Folkeregister (DSF) og Enhetsregisteret (ENH).

Det er Skatteetaten som er ansvarlig for et fullstendig og oppdatert folkeregister som omfatter nøkkelopplysninger om alle personer som er eller har vært bosatt i Norge.

Utlevering av opplysninger fra DSF skjer i henhold til Skatteetatens nettsider via en distributør – Evry – på bakgrunn av søknad om tillatelse til Skattedirektoratet. Dvs. at det er ingen konkurranse i markedet for integrasjoner mot dette registeret. Enhetsregisteret er et gratis offentlig søkbart register, men også her påløper det kostnader for integrasjon mot kommunenes fagsystemer.

Hver kommune må betale årsavgift/tilknytningsavgift til distributør, samt ca. 7 øre for hvert oppslag mot disse registrene. Årsavgift fra distributør koster hver kommune ca. 15.000 kroner for tilgang til DSF og ENH. For 428 kommuner vil dette utgjøre nesten 6,5 millioner kroner hvert eneste år til distributør, og i tillegg kommer betaling per oppslag!

Kommunene må betale i henhold til distributørs satser og prismodell. Distributøren presiserer at Skatteetaten har bestemt denne prismodellen. Om Skatteetaten også får noen kroner av dette, vites ikke.

Kommune pålegges årlige kostnader for integrasjon mot de samme offentlige registre for hvert fagsystem.

Mange kommuner unnlater integrasjon mot offentlige registre på grunn av kostnadene, og dette fører til at effektivisering uteblir.

At distributøren skal tjene penger er forståelig, men det bør ikke skje på frie offentlig data. En etableringskostnad for integrasjon mot fagsystem er akseptabelt, men utover dette bør tilgang være gratis.

Offentlig sektor må i større grad dele åpne data på en strukturert og maskinlesbar måte, og det skal være enkelt og kostnadsbesparende for det offentlige selv å hente ut den informasjon som ligger i de offentlige registrene.