Kjører anbud i ekspressfart

I den nasjonale anbudsbasen doffin.no skal alle offentlige anbud med verdi over 500.000 kroner legges ut. Her kommer også konkurranser som utlyses i EØS-området.

En gjennomgang Kommunal Rapport har foretatt viser at over 100 konkurranser som nå ligger ute som aktive på Doffin, har 14 kalenderdager eller kortere frist for leverandørene. Nesten halvparten av hasteanbudene er i kommunal regi.

Forskjellige frister

I regelverket er tidsfristene forskjellige, alt etter hva det er kommunen ber om. Gjelder det tjenester med en verdi over 1,6 millioner kroner, er fristen 30 dager og oppover. Er verdien under 1,6 millioner kroner, sier loven at det skal være «tilstrekkelig tid». Kofa har i flere tilfeller uttalt seg kritisk til kommuner som har vært nede i under to ukers frister. Domstolene har ikke tatt stilling til spørsmålet.

For bygge- og anleggsarbeider over 40 millioner kroner gjelder 45 dager.

Blant annet har Nedre Eiker lyst ut rammeavtale for sykepleiervikarer, med ni dagers frist (se egen sak). Det er for kort tid i forhold til regelverket, sier senioradvokat i Haavind, Marianne H. Dragsten. Hun er ekspert på offentlige anskaffelser.

– Dårlig planlegging fra kommunens side er ikke tilstrekkelig god grunn til å ha korte tilbudsfrister. Kommunen er forpliktet til å starte i god tid for å kunne gjennomføre anskaffelsen med tilstrekkelig tid for leverandørene til å utarbeide tilbud.

Krever for høyt tempo

Dragsten mener situasjonen i Nedre Eiker er typisk for mange kommuner. Gode rutiner og nok kompetanse er ledelsens ansvar. Ledelsen kan i mange tilfeller sette krav til så raske innkjøp at det ikke er mulig for innkjøperen å overholde de lovpålagte fristene.

– Svært korte tilbudsfrister er ikke uvanlig. Vel så uheldig er det at dette i mange tilfeller fører til at anskaffelsen er mangelfullt planlagt, noe som igjen kan føre til en dårlig anskaffelse, sier Dragsten.

Advokaten er enda mer kritisk til at Askøy kommune nylig utlyste konkurranse om skolebygging med få dagers frist.

– Årsaken til hasten synes å ligge i at kommunen har planlagt dårlig, og er for sent ute med å gjennomføre en konkurranse om oppdraget. Dårlig planlegging gir aldri hjemmel for å benytte unntaket om hastetilfeller.

Hun påpeker at det er forskjellige krav i loven til tidsfrister, avhengig av størrelsen på oppdraget.

– Hva som ligger i begrepet «tilstrekkelig tid» må vurderes konkret ut fra hvor komplisert og tidkrevende det er antatt at det er å utarbeide tilbud i den konkrete konkurransen. Dette innebærer at ved noen anskaffelser vil frister ned mot 10–14 dager aksepteres, mens i andre tilfeller vil dette være for kort.

– To uker minimum

Knut Otto Pedersen, leder av fagrådet i KS` innkjøpsforum og innkjøpssjef i Vest-Agder fylkeskommune, mener to uker er en grei minimumsfrist for enkle anbud.

– Når du først lyser ut, trenger du tid for at markedet skal reagere. Når jeg blir spurt i vårt innkjøpsfellesskap på Agder, sier jeg ikke kortere enn to uker. Men du kan ikke bruke bare fire uker på et EØS-anbud, da har du planlagt dårlig.

Han mener det kan være greit å bruke to uker i Nedre Eiker, siden helse og sosial er en såkalt uprioritert tjeneste.

Planlegging er helt sentralt for gode anbud, mener Pedersen.

– Her i fylkeskommunen skal vi også ha vedlikehold på skolene i ferien. Da må vi enten harammeavtaler som dekker det, eller gå i gang så snart budsjettet er klart over nyttår. Å lage konkurransegrunnlag tar ofte mye lengre tid enn å gjennomføre konkurransen. Sommerferien kommer hvert år.

KS-lederen peker på at kommuner som har raske konkurranser, antakelig går glipp av tilbud.

– Du må være fair, og det er ikke fair å sette kort frist. Da opptrer du ikke profesjonelt, og mister sannsynligvis en del gode tilbydere. Det kan være den største bekymringen. Kanskje blir prisen for høy, eller du får en dårlig løsning.