Offentlig sektor drukner i et kaos av dokumenter

En annen konsekvens er lang saksbehandlingstid og dermed lavere servicenivå enn nødvendig til borgerne. Derfor er det på høy tid at flere statlige og kommunale virksomheter tar det voksende dokumentkaoset på alvor.

I desember 2013 annonserte kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner (H) at regjeringen skulle pålegge alle statlige virksomheter å finne løsninger som kunne fjerne tidstyver.

I sommer ble også kommunale virksomheter invitert til å ta del i tidstyvprosjektet. Tiltaket skal blant annet føre til mindre byråkrati, raskere saksbehandling, mindre dobbeltarbeid og et forenklet regelverk. Men til tross for at initiativet fra Sanner og hans departement er svært kjærkomment, er det fortsatt mange tidstyver på frifot i virksomhetene.

Ifølge regjeringen er en tidstyv synonymt med unødig administrasjon, rutiner, rapporteringer og tungvinte arbeidsformer. Én av de desidert største tidstyvene som finnes i offentlig sektor i dag, er den kontinuerlige dokumenthåndteringen som de ansatte er nødt til å forholde seg. På akkurat dette punktet har veldig mange virksomheter fortsatt et enormt forbedringspotensial.

Sanner og hans departement har servert norske medier et par solskinnshistorier fra tidstyvprosjektet det siste året, men fokuset deres har tilsynelatende vært på endrete rutiner og mindre rapportering. Det er vel og bra, men er det virkelig her skoen trykker hardest?

I en undersøkelse om tidstyver i arbeidslivet fra 2014, utført av Respons Analyse på oppdrag fra VirtualWorks, svarte over halvparten av dem som var ansatt i stat og kommune at de selv produserte i snitt mer enn ti nye dokumenter per uke. 62 prosent av dem forventet dessuten at produksjonen av dokumenter bare ville øke i årene som kommer.

I den samme undersøkelsen svarte i tillegg 32 prosent av dem som jobbet i offentlig sektor, at de ofte opplevde det som et problem å finne informasjonen de lette etter på arbeidsplassen.

I dag bruker mange virksomheter flere forskjellige systemer med forskjellige søkefunksjoner, noe som gjør det tidkrevende og vanskelig å finne fram til riktige dokumenter. Med separate søkesystemer som krever særskilt kunnskap å beherske er risikoen stor for både treg og feilaktig saksbehandling. Finner man ikke dokumentene man trenger, forsinkes saksbehandlingen – og man kan til og med risikere at saksbehandlingen blir feil fordi ikke alle vesentlige elementer blir hensyntatt. Dette kan ha store konsekvenser for samfunnet og den enkelte borger.

Det som i høyest grad kan bidra til å løse problemet, er å gi de ansatte muligheten til å søke fram dokumenter på tvers av plattformer og programmer, samtidig som man har en høyere intelligens i søket.

Slike løsninger finnes allerede. Såkalte entreprisesøketjenester integrerer nemlig alle systemene som virksomheten bruker. Det innebærer at de ansatte kan søke gjennom samtlige programmer med ett enkelt søk. I en stadig mer mobil arbeidshverdag, hvor flere bruker mobil og nettbrett når de er på farten, er det samtidig viktig å gi de ansatte rask tilgang til virksomhetens dokumenter.

Betingelsen for at det lovende tidstyvprosjektet til Sanner og regjeringen skal kunne kalles en suksess, er at offentlig sektor adresserer det voksende dokumentkaoset. Dette er utfordringen. Det er dette som er det store problemet. Og løsningen er klar til bruk.