Løsningen ligger i lufta!

Knappe ressurser og budsjettpress, kombinert med en rekke krav og forventninger skissert i den nasjonale digitaliseringsstrategi, gjør at den offentlige forvaltning har et stort press på å effektivisere arbeidsprosesser og videreutvikle digitale innbyggertjenester. Skyløsninger er et godt alternativ for offentlige virksomheter som ønsker enkel og rask tilgang til moderne teknologi og digitale tjenester.

Endrete spilleregler

Globale IT-selskaper jobber kontinuerlig med å tilgjengeliggjøre programvare som skytjenester, og stadig flere offentlige og private virksomheter tar i bruk skyløsninger, enten det er e-post, Microsoft Office, kundebehandling eller andre forretningskritiske programmer. Med skyløsninger lagres data i eksterne serverparker tilknyttet internett istedenfor at hver enkelt virksomhet har egne servere plassert lokalt hos seg.

Skyløsninger er i ferd med å ta over som den nye distribusjonsformen for virksomhetskritisk programvare. Det gir et løft for innovasjon. Som leverandør av løsninger for dokumenthåndtering, saksbehandling og arkivering i offentlig sektor, ser vi det som en viktig oppgave å vurdere hvordan skyen kan utnyttes på best mulig måte for kostnadseffektiv distribusjon av kompleks programvare til offentlige virksomheter.

Ved hjelp av skyløsninger kan kommunale virksomheter kraftig redusere kostnader knyttet til innføring, drift og vedlikehold av IT-løsninger og infrastruktur. Det bidrar til en mer kostnadseffektiv og samordnet digitaliseringsprosess, noe som er en spesielt stor fordel for små offentlige virksomheter med begrensete ressurser og muligheter til å innføre nye digitale løsninger og drive innovasjon.

En liten kommune kan eksempelvis ha opp mot 50 IT-systemer for ulike fagfelt, med omfattende innkjøps- og innføringsprosesser, drift og vedlikehold, og medarbeidere som trenger innføring i nye systemer. Det kan fort bli dyrt.

Kostnadseffektive skyløsninger

Innføring av ny teknologi er langt rimeligere ved bruk av skyløsninger. Risikoen for prosjektforsinkelser, kostnadsoverskridelser og kvalitetsbrist elimineres, og man slipper investering i egen infrastruktur, kostnader ved lokal drift og oppgradering til nye versjoner av programvaren.

Mindre kommuner har behov for å tilby de samme digitale tjenester som de store kommunene. Med skyløsninger sørger leverandørene for pristilpasning for små virksomheter, med brukerstøtte og kontinuerlig oppgradering av programvare og teknologi. Den nye og forenklete hverdagen betyr at løsninger leveres umiddelbart etter bestilling slik at brukere alltid har de nyeste versjon.

Et skybasert driftsmiljø tilbyr høy grad av sikkerhet og profesjonell drifting. Gjennom etablerte skyplattformer vil virksomheter dra fordel av et globalt driftsmiljø med ekstremt høye krav til fysisk sikring, datasikkerhet og tilgangsstyring. De trenger dermed ikke bekymre seg over begrensete budsjetter eller IT-kompetanse knyttet til datasikkerhet.

Investering i felles IT-systemer i skyen gjør at mange brukere kan nås uten store driftskostnader. I kommunal sektor tillater skyløsninger at flere virksomheter benytter samme program. Dette er aktuelt for kommuner som slår seg sammen og som trenger tilgang til felles løsninger.

Utdatert lovgiving

Skytjenester skaper nye muligheter for innovasjon og utvikling av nye digitale tjenester, i tråd med de nasjonale ambisjonene for offentlig digitalisering. Imidlertid har vi et regelverk som ikke tar fullt hensyn til digital forvaltning og bruk av nye løsninger. Arkivloven fra 1992 er utformet med tanke på papirarkiver og tar ikke sikte på å regulere løsninger med skylagring. Når myndighetene åpner for å løse offentlige oppgaver på en ny og mer effektiv måte, bør også utformingen av regelverk oppdateres og legge til rette for digital kommunikasjon.

Nye skyløsninger endrer både de økonomiske rammene for IT og måten den konsumeres på. Livsløpskostnader reduseres og adopsjon av ny teknologi skjer uten at virksomheter må involvere eget personell. Teknologien standardiserer og samler IT-ressurser og automatiserer mange av oppgavene som i dag utrettes manuelt. Slik frigjøres ressurser som kan brukes på innovasjon eller dedikeres til virksomhetens kjerneoppgaver.

Vi håper at vi framover vil se at debatten og diskusjonene i større grad dreier seg om mulighetene for digital innovasjon og det store utviklingspotensialet som ligger her.