Kommunereform truer rettssikkerheten

Arkivene er derfor en forutsetning for innbyggernes rettssikkerhet og ideen om et demokratisk og transparent samfunn. Dersom det ikke aktivt tas stilling til hvordan kommunale arkiver skal sikres i forbindelse med kommunereformen, er både rettssikkerhet, kulturarv og fremtidig forskning i Norge truet.

Ved utbyggingen av trygde- og velferdsordningene på 1950-, 60- og 70-tallet, fikk kommunene ansvar for de aller fleste velferdsoppgavene i Norge (barnevern, skole, primærhelsetjeneste, psykisk helsevern, etc.). I tråd med idealet om lokalt selvstyre, har kommunene selv hatt ansvar for forvaltning av all den dokumentasjonen som har blitt til gjennom innbyggernes møte med disse velferdstjenestene.

Riksrevisjonens rapport (Dokument 3:13, 2010) tegner et dystert bilde av arkivsituasjonen i kommunene. Et flertall av kommunene har ikke godkjent arkivdepot. Mange kommuner bruker elektroniske arkivsystemer og fagsystemer som ikke er tilrettelagt for fremtidig bevaring og sikring. Situasjonen er mest prekær for fagsystemene, og det er nettopp her mye av rettsdokumentasjonen befinner seg (elevmapper, pasientmapper, etc.). Halvparten av kommunene anser at manglende ordning av arkivene, i stor eller i svært stor grad medfører fare for tap eller manglende fremfinning i arkivene. Et stort flertall av kommunene anser at de mangler relevant kompetanse innen IKT, juss og arkivfag.

De senere årene har vi sett en oppblomstring av interkommunale samarbeid der kommunale tjenester utføres på tvers av kommunegrensene. Tjenestene er ofte delegert til fagenheter i kommunene, og dokumentasjonsansvaret er uklart. Vi ser ofte at rettsdokumentasjon er spredt på ulike steder og i ulike systemer rundt omkring i kommunene. Det er helt avgjørende at slike forhold blir kartlagt og ryddet opp i før strukturendringer blir gjennomført.

To kommunesammenslåinger i Midt-Norge de siste årene, har vist oss at sikring arkiver ikke er en prioritert oppgave i slike prosesser. Når det nå iverksettes en landsomfattende kommunereform, markerer det et veivalg for rettssikkerhetens kår i Norge. Dersom det ikke settes av midler og stilles krav til sikring av kommunenes arkiver, vil dette medføre varig tap av viktig rettsdokumentasjon.

Samtidig er kommunereformen en gylden anledning til å rydde opp i dagens kommunale arkiver, og legge grunnlag for nye og bedre arkivløsninger som ivaretar innbyggernes rettigheter på lang sikt.

For å oppnå dette må det stilles visse krav til kommunene:

Den enkelte kommune samler, ordner og katalogiserer alle papirarkiver som er underlagt bevaringsplikt, og overfører disse med tilhørende arkivlister til den nye kommunen eller et interkommunalt depot.

Den enkelte kommune avslutter alle elektroniske sakarkivsystemer og fagsystemer som inneholder bevaringspliktig dokumentasjon. Det gjøres uttrekk som deponeres, og som er søkbar for den nye kommuneadministrasjonen.

Den enkelte kommune kartlegger alle private og interkommunale samarbeidsorganer som utfører oppgaver for kommunen, og sørger for at arkivene blir avsluttet og deponert hos riktig instans.