Kommunene som krevende kunder

Lyngdal kommune har 7.800 innbyggere. Kommunestyret har en strategisk satsing på skole og IKT. Kommunen har ikke innført eiendomsskatt og har et stort fokus på effektiv utnyttelse av ressursene. Dette må gjenspeiles i våre investeringer og innkjøp: Vi ønsker å være krevende kunder.

Som en oppfølging av signaler i blant annet flere stortingsmeldinger, har NHO og KS tatt initiativ til å etablere et femårig program; «Nasjonalt program for leverandørutvikling». Programmet gjelder perioden 2010–2014 og har som hovedmål å øke forståelsen, kompetansen og kunnskapen om innovative offentlige anskaffelser gjennom metodeutvikling og informasjonsspredning. Gjennom dette programmet kan norske kommuner få bistand til å bli krevende kunder med tanke på å gjennomføre innkjøp med optimal ressursutnyttelse i fokus.

Lyngdal kommune gjennomfører for tiden tre prosjekter knyttet til innkjøp. Vi har en målsetting om at god brukermedvirkning i anskaffelsesprosessen skal medvirke til både økt kvalitet i tjenestetilbudet til våre brukere og styrket effektivisering i den kommunale organisasjon.

Vi gjennomfører metodisk arbeid med eGevinst i både små og store prosjekter knyttet til IKT-anskaffelser. Her har vi, i tett samarbeid med KSef (Kompetansesenter for eforvaltning) utviklet Lyngdalsmodellen, tilpasset nettopp denne type anskaffelser i kommunal sektor.

I planleggingen av en ny ungdomsskole har vi gått inn i et samarbeid med Universitetet i Agder, der vi har etablert et pilotprosjekt knyttet til «Ny kontraheringsmodell for offentlige bygg». Et eksternt evalueringsteam, med bred kompetanse, er engasjert før videre anskaffelsesprosess. Nå velges tilbyder før en bred prosess med brukerinvolvering iverksettes.

Kommunestyret i Lyngdal har vedtatt etablering av et prosjekt knyttet til planlegging av ti korttids/-rehabiliteringsplasser og omsorgsboliger. I dette arbeidet legger vi opp til å prøve ut modellen i «Nasjonalt program for leverandørutvikling», der brukerkravene kan presenteres i felles møte mellom brukere og leverandører.

Rollen som innkjøpsansvarlig er krevende. I de fleste små og mellomstore kommuner er den kombinert med andre oppgaver. Lov om offentlige anskaffelser har tydelige bestemmelser på dette området. Og det er vel nettopp her både administrativ og politisk ledelse har sitt hovedfokus når nye anskaffelser står på dagsordenen. Likevel er eksemplene på klagesaker til KOFA mange. Medieoppslag knyttet til offentlige anskaffelser der det har kommet opp ikke-budsjetterte merkostnader, er heller ikke ukjent stoff. Dette skyldes ofte at det i prosessen har kommet fram forhold og behov som ikke har vært godt nok kjent da anskaffelsesprosessen pågikk.

Utfordringene ligger imidlertid i prosessen før valg av tilbyder og videre i detaljplanlegging/prosjektering etter at tilbyder er valgt. Innkjøpsprosessen må tilrettelegges på en måte som gjør at leverandørene har tilstrekkelig innsikt i krav og forventninger til produktet som grunnlag for sitt tilbud. Prosessen i forkant av innkjøpet er avgjørende for at vi skal kunne få fram de leveranser som sikrer langsiktig og effektiv bruk av midlene. Nettopp i dette møtet vil vi også kunne oppdage at leverandørene kan se langt større muligheter for å løse våre utfordringer enn vi opprinnelig hadde tenkt. Dette kan for eksempel være tekniske løsninger som ikke er lansert i vårt nærområde, men som er ferdig utvikletog i produksjon i andre miljø. Her ligger også en god mulighet for lokalt næringsliv; de deltar i samspillet med våre brukere og kan i større grad tenkte utvikling og også ny produksjon i direkte brukerkontakt.

I bestillinger av IKT-produkter er det ikke Lyngdal kommunes IKT-avdeling alene som definerer behov. eGevinstmetoden benyttes som analyse ved alle nye investeringer; interessentene i anskaffelsen defineres, og disse medvirker så både i en nytteanalyse og en målanalyse før kravspesifikasjon utformes. Nyinvesteringer på teknisk utstyr medfører endinger i arbeidsform, derved også styringsform, og det krever ny kompetanse. Det er, også ut fra dette hensyn, av avgjørende betydning at de som skal ta ny teknologi i bruk er med på å definere behov og muligheter.

Skal lokalisering og tradisjonelt tenkesett være viktigste moment ved oppføring av nye bygg til kommunale brukere, eller vil vi satse på universell utforming, gode rammer for pedagogisk utviklingsarbeid, tilnærmet vedlikeholdsfrie bygg mv.? En fremtidsrettet kommunal sektor vil være en positiv faktor også knyttet til rekruttering.

Kommunesektoren bør ta et krafttak i arbeidet med å utvikle leverandørmarkedet til å få god innsikt i og kunnskap om utfordringer og behov i fremtidens kommuner. Et godt samspill her vil uten tvil bidra til en bedre utnyttelse av kommunale ressurser! Det ligger gode muligheter gjennom deltakelse i «Nasjonalt program for leverandørutvikling».