Gode innkjøp er et lederansvar

Det offentlige kjøper inn varer og tjenester for nesten 400 mrd. kroner årlig. Staten alene sto for om over 170 mrd. kroner i 2009. Brudd på reglene om offentlige anskaffelser har vært en gjenganger i Riksrevisjonens rapportering om statlige virksomheter. Feil og mangler har vært påpekt en rekke ganger. Situasjonen har bedret seg noe, men det gjenstår et betydelig forbedringspotensial. Dette fremgår klart av en fersk rapport fra Riksrevisjonen – dokument 3:6 (2010–2011) – som ble debattert av Stortinget tirsdag 12. april.

Hvor alvorlig situasjonen er, fremgår tydelig av at Klagenemnda for offentlige anskaffelser (Kofa) formelig «drukner» i sakner. Selv om staben er økt, er saksrestansene nesten doblet det siste året. Den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden er nå rundt seks måneder. Dette er det dobbelte av målet som ble satt for fire år siden.

Manglende etterlevelse av anskaffelsesregelverket kan føre til høyere priser og lavere kvalitet på de varer og tjenester som det offentlige kjøper inn. Det øker også risikoen for korrupsjon og misligheter. Politikere i storting, fylker og kommuner har derfor en viktig jobb i å holde fokus på temaet.

Og det er nok å ta tak i. I rapporten er det påvist 1.196 regelverksbrudd i de 616 sakene hvor det er konstatert manglende etterlevelse av anskaffelsesreglementet.

Det regelverksbruddet som oftest går igjen er manglende konkurranse. Dette gjelder i over halvparten av alle sakene som Riksrevisjonen har funnet. Ofte skyldes dette videreføring av utgåtte rammeavtaler hvor det skulle vært utlyst nye anbud. Et annet regelverksbrudd som går igjen er manglende eller mangelfull protokollføring. Dette gjelder i 45 prosent av sakene.

Andre regelverksbrudd som påvises er manglende sporbarhet, manglende HMS-attest eller skatteattest, manglende skriftlige kontrakt, feil valg av anbudsprosedyrer, mangler ved konkurransegrunnlaget, feil ved kunngjøringen, og brudd på reglene om habilitet.

Hvorfor er det da slik at reglementet ikke følges? Dette er en sammensatt problemstilling, hvor det er vanskelig å trekke fram en enkelt årsak som forklaring. I rapporten fra Riksrevisjonen er det oppgitt 11 mulige årsaksforklaringer basert på spørreundersøkelser til berørte virksomheter og departementer.

Manglende regelverkskompetanse er den årsak som flest virksomheter oppgir. En annen årsak som nevnes er manglende bestillerkompetanse dvs. kjennskap til hvilke behov virksomheten har og hvilke leverandører som kan være aktuelle. Ofte tror innkjøperne at det kun er én aktuell leverandør og henvender seg direkte til vedkommende når varer og tjenester skal anskaffes.

Manglende regelverkskompetanse og bestillerkompetanse skyldes ofte en lite formålstjenlig organisering av innkjøpsarbeidet. Økt lederforankring, bedre internkontroll, økt kompetanse gjennom kurs og økt bruk av elektroniske løsninger skal bidra til bedre innkjøp.

Viktigst er kanskje jobben lederne i virksomheten gjør. Når virksomhetene ikke etterlever regelverket, er dette et ledelsesansvar.

Mange gode råd kan man få fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Difi har en sentral plass i arbeidet med å få offentlige virksomheter til å fokusere på forbedringer i innkjøpssektoren. Blant annet driver Difi nettstedet doffin.no, og gir ut nyhetsbrev med relevant informasjon på fagfeltet.

NHO og KS har startet et nasjonalt program for leverandørutvikling. I den forbindelse har de gitt ut enbrosjyre som viser hvordan åpen dialog mellom kunder og leverandører i anskaffelsens tidlige fase bidrar til nye produkter, ny teknologi, bedre løsninger og merverdi for alle involverte parter. Denne er absolutt verdt å lese.

Det bør også settes fokus på størrelsen på de offentlige anbud. Det er en kjent problemstilling at mange offentlige oppdragsgivere sliter med at det er for få deltakere i konkurransen. Når bare et fåtall leverandører er med, kan konkurransen bli kraftig redusert.

En svensk undersøkelse viser at mange småbedrifter aldri deltar i offentlige anbudskonkurranser, fordi kontraktene som lyses ut er for store for dem. Ved å legge bedre til rette er det stort potensial for flere konkurrenter, større konkurranse og bedre resultat.

For eksempel kan man legge rammeavtalekonkurranser eller andre store oppdrag ut på anbud i mindre deler, geografisk eller produktmessig. Da kan mindre foretak legge inn tilbud på de deler hvor de har sin ekspertise eller sitt geografiske nedslagsfelt. Store rammeavtalekonkurranser bør bare gjennomføres der hvor en kan oppnå et bedre sluttresultat ved samlet utlysning, enn ved at oppdraget lyses ut i mindre separate konkurranser.

Skrevet av: Ulf Erik Knudsen, stortingsrepresentant Frp, Kontroll- og konstitusjonskomiteen og medlem av Drammen bystyre