- Jan Fridthjof Bernt er professor emeritus ved Universitetet i Bergen.
- Han har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett.
- Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i 1992.
- Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven.
- Spalten publiseres ukentlig på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommunal-rapport.no.
Foto: Magnus Knutsen BjørkeBernt svarer: Referatsaker er også saker som behandles
Skal alle referatsaker protokolleres, og skal disse referatdokumentene oppbevares «for alltid»?
SPØRSMÅL: Kommuner som vi er tillagt revisjon av, har svært ulik praksis mhp å protokollere referatsaker som behandles i formannskap og/eller kommunestyre. Har kommuner plikt fra møter i formannskap og/eller kommunestyrer til å protokollere alle referatsaker med en angivelse av hvilke dokumenter som er forelagt organet, herunder også power-point presentasjoner. Dersom dette er tilfellet, skal disse «referat»-dokumentene oppbevares for alltid, jf. arkivloven?
SVAR: I kommuneloven § 11–4 er det bestemmelser om hva møteboken skal inneholde. Her skal det blant annet angis «hvilke saker som ble behandlet». Det omfatter også referatsaker – også rene orienteringer fra kommunedirektøren eller ordfører. Det er ikke noe krav om hvilke saksdokumenter som er utsendt eller fremlagt skal nevnes her, men det er klart at disse skal registreres og arkiveres i overensstemmelse med kravene i arkivlova og er offentlige etter reglene i offentleglova.