Ny runde om byråds journalføring

Byrådet journalfører e-post i tråd med reglene, hevdet byrådsleder Stian Berger Røsland (H) i et møte i finanskomiteen 3. februar. Også eldrebyråd Sylvi Listhaug (Frp) forsikret at hun journalfører e-post.

Forsikringene førte til at finanskomiteen utsatte behandlingen av et forslag fra medlemmene Trond Jensrud (Ap), Ivar Johansen (SV) og Erling Folkvord (Rødt). De vil ha mer fakta på bordet før det eventuelt tas opp på nytt.

I mellomtiden vil de at byrådet skal gjennomgå sin egen journalføring av e-post nærmere, gjerne knyttet til den såkalte Altea-saken om kommunens sykehjemsprosjekt i Spania.

– Vi må bore litt nærmere i realitetene, siden vi baserte vårt forslag på det Listhaug har sagt tidligere, og hun nå sier det stikk motsatte. Det er åpenbart at det er store mangler i byrådets journalføring av e-post. Vi har fortsatt ikke fått alt i Altea-saken. Det er beklagelig at vi må slite sånn med å fakta på bordet, sier Jensrud til Kommunal Rapport.

I forslaget, som nå er utsatt, krever Jensrud, Johansen og Folkvord at byrådets journalføring av e-post bringes i samsvar med loven og byrådets egen instruks. Bakgrunnen er at de – på bakgrunn av stikkprøver – har fått et klart inntrykk av at både byrådet og personalet i byrådsavdelingene får og sender e-post som ikke blir journalført. De viser også til Listhaugs uttalelser i et møte i finanskomiteen 13. januar, der hun selv skal ha innrømmet dette.

 Ifølge Jensrud har byrådet i Oslo heller ikke noe system for å journalføre tekstmeldinger.

– SMS er ikke akkurat en ny oppfinnelse. Byrådet arbeider med å finne tekniske løsninger på dette nå. Det er ganske betenkelig at byrådet bruker så lang tid på å få dette i orden, mener han.

Søgne har SMS-rutiner

Heller ikke Søgne kommune i Vest-Agder har teknologi som overfører tekstmeldinger direkte til datasystemene. Men det er ikke noe problem, mener deres arkivleder Grethe Murbræch.

Hun har nettopp utarbeidet skriftlige retningslinjer for å sikre at saksopplysninger gitt på SMS blir journalført og arkivert på linje med andre dokumenter. Arkivlederen oppfordrer saksbehandlerne til å anse tekstmeldinger som telefonsamtaler.

– Saksbehandlerne er allerede flinke til å lage notater etter telefonsamtaler der det kommer fram arkivverdige opplysninger, og å legge disse ved saken. Det samme kan de gjøre med SMS-er. Alternativt kan de be avsenderen som om sende samme melding som e-post, sier Murbræch til Kommunal Rapport.

Arkivlederen har ennå ikke fått en eneste SMS til journalføring.

– Saksbehandlerne våre er veldig flinke til å journalføre e-post. De sier de får lite tekstmeldinger. Men det er viktig å bevisstgjøre dem om at reglene for journalføring også gjelder for disse, sier hun.