Fører e-post ikke SMS

Det viser en rundspørring Kommunal Rapport har gjort blant drøyt 100 ordførere.

Oslos eldrebyråd Sylvi Listhaug (Frp) måtte nylig stå til rette for sin journalføring av e-post, etter påpakning fra bystyremedlem Ivar Johansen (SV).

Også i den pågående konflikten rundt ordfører Arne Sanden (Ap) i Lærdal, er dette et tema. Gruppelederne i kommunestyret har blant annet klaget på at møteinnkallinger sendt på e-post ikke er ført i journalen.

Åtte av ti fører e-post

For å kartlegge gjengs holdning til journalføring blant politikerne, sendte vi to spørsmål til en firedel av ordførerne:

• Anser du e-poster til/fra deg som ordfører som dokumenter som skal journalføres etter samme regler som papirdokumenter?

• Anser du SMS til/fra deg som ordfører som dokumenter som skal journalføres etter samme regler som papirdokumenter?

46 ordførere svarte kjapt tilbake. 37 av dem – åtte av ti – svarte et klart ja på at e-poster skal journalføres på linje med andre dokumenter. Fem svarte nei, én visste ikke, mens tre helgarderte med både et ja og et nei. Flere understreket at det avhenger av innholdet.

Svarene tyder på at de fleste ordførere er klar over at kravet til journalføring er det samme for elektronisk post som brev. Verre er det med tekstmeldingene.

Tre av ti fører SMS

Bare 15 svarer et klart ja på at SMS skal journalføres på linje med andre dokumenter. 26 svarer nei. Fire vet ikke, mens én helgarderer.

Noen sammenligner SMS med uformelle telefonsamtaler. Enkelte forteller at de ber avsenderen skrive en e-post i stedet, hvis de får en SMS som bør i journalen. Flere som i utgangspunktet svarer at SMS ikke skal journalføres, sier at de likevel gjør det i enkelte tilfeller. Men innholdet i SMS-ene er sjelden noe å samle på, mener de.

– Jeg har enda til gode å motta SMS som kan tolkes som arkivverdig materiale, svarer for eksempel Haugesund-ordfører Petter Steen jr. (H).

Det tror ikke Oslos bystyremedlem Ivar Johansen (SV) noe på.

– Jeg er rimelig trygg på at ordfører Steen praktisk talt hver dag får en SMS som skal journalføres. Både han og flere bør skjerpe aktsomheten, formaner han.

– Se i innboksen!

Heller ikke juridisk rådgiver Sara Holthe Jaklin i Norsk Presseforbund er tilfreds med ordførernes svar til Kommunal Rapport.

– Ordførerne bør ta en ekstra kikk i innboksen på mobilen sin, mener hun.

– Sivilombudsmannen har vært klinkende klar på at også SMS-er er å regne som dokumenter i offentlighetslovens forstand. Mange ordførere mottar nok SMS-er som er i gråsonen mellom privat og arbeidsrelatert. Dersom noen av dem har innhold som kan sies å være gjenstand for saksbehandling, og har verdi som dokumentasjon, skal også disse journalføres, sier Jaklin.

– Man skal ikke kunne komme seg unna offentlighetslovens regler ved å sende dokumenter ved hjelp av mobiltelefon. Kommunene bør derfor etablere rutiner for journalføring av SMS for å være på trygg grunn juridisk sett.

Dette er Søgne i Vest-Agder i gang med nå, opplyser ordfører Solveig Kjelland Larsen (Ap) i sitt svar til Kommunal Rapport.

– Bekymringsfullt

Svein Roar Jacobsen (Ap) iSortland er én av dem som i utgangspunktet mener verken e-post eller SMS skal journalføres.

– Det vil være brev ut og inn som skal journalføres. Men dersom alt som gikk ut og inn på e-post skulle bli ført, ble det lite tid til å gjøre den jobben man er valgt til, skriver han i sin kommentar.

Slike holdninger blant ordførerne bekymrer Oslo-politiker Ivar Johansen.

– Jeg håper at deres kommunale forvaltning har bedre forstand på betydningen av at alle relevante saksdokumenter i en sak skal journalføres og følge saken. Og ikke minst at e-postkorrespondanse til øverste politiske leder i kommunen ikke er ordførerens private eiendom og offentligheten uvedkommende, sier han.