Slik lykkes du med foretak

Første bud er å unngå den største fallgruven: Å tenke at det er organiseringen av eiendomsforvaltningen som avgjør om man lykkes eller ei.

Neste fallgruve – å tro at det er foretakets arbeid alene som gjør susen – må man også gå langt utenom, skal vi tro heftet «Kommunal eiendomsforvaltning – hva må til for å lykkes med kommunale eiendomsforetak?».

Heftet er basert på erfaringene til de daglige lederne i 19 av 20 kommunale eiendomsforetak som forvalter formålsbygg som rådhus, skoler og sykehjem. De har gått sammen om et prosjekt for å finne ut hva som skal til for å lykkes.

Husleieavtaler

I tillegg til egne erfaringer har de innhentet råd fra eksterne fagmiljøer, samt lederne for ni kommunale eiendomsforetak som ble nedlagt etter bare få år. Resultatet er en veileder rettet mot folkevalgte og administrasjon og utgitt med støtte fra Statens byggtekniske etat.

Her forteller foretakslederne hvilke forutsetninger som må være på plass for å nå målene for eiendomsforvaltningen: Å skaffe kommunenes virksomheter hensiktsmessige bygg og hindre at disse forfaller, men bevares eller helst øker sin verdi.

– Det viktigste er ikke organisasjonsformen, men hvilke verktøy man utstyres med, understreker Bjørg Totland, leder for styringsgruppen bak prosjektet og daglig leder i Kongsberg kommunale eiendom KF.

Hun mener likevel at etablering av foretak kan være en fordel, fordi det klart definerer rollene som utleier og leietakere.

– Et foretak kan gjøre det lettere å få til den profesjonalitet og langsiktighet som er nødvendig. Men det viktigste er verktøyene og viljen til å binde seg til masta. Eierne må ta et strategisk valg om at husleiene skal være på et nivå som dekker nødvendig vedlikehold. Det betyr at det må settes av nok penger på hver virksomhets budsjett til å betjene husleieavtalene. Ellers blir vedlikeholdet salderingspost, sier Totland.

Dekker ikke vedlikehold

Forpliktende husleieavtaler blir regnet som det viktigste verktøyet for de kommunale eiendomsforetakene. Men i tre av 19 undersøkte eiendomsforetak er slike husleieavtaler ikke på plass.

– Dette tyder på at noen har gått i den fallgruven å tro at etablering av foretak i seg selv løser utfordringene, sier Totland.

Beregninger foretatt for KS i 2008 viste at man må sette av 100–170 kroner per kvadratmeter til vedlikehold per år for at bygningen ikke skal forfalle. Sju av de 19 eiendomsforetakene oppgir at husleien ikke dekker nødvendig vedlikehold. Noen opplever også at fonds som er satt av til framtidige tiltak i bygningsmassen, blir brukt til andre kommunale formål.

– Kommunale bygg går ikke i demonstrasjonstog. Man ser ikke fra én dag til en annen at verdiene forringes. Men over år bygger man ned for milliarder. Det blir veldig dyrt når bygningene har forfalt, og man må erstatte dem med noe nytt, påpeker Totland.

Hun understreker at foretakene må sørge for at driften er profesjonell og effektiv, men at rådmannen og kommunestyret har et like stort ansvar for at de lykkes. Noen foretaksledere opplever å jobbe i motbakke.

– Skal man oppnå målene for eiendomsforvaltningen, må man gjøre det fullt og helt, ikke stykkevis og delt, sier hun, og advarer mot forhastede beslutninger om å opprette eller nedlegge eiendomsforetak. Begge deler må man bruke tid på, menerhun.

Lagt ned etter ett år

På 2000-tallet er ni eiendomsforetak blitt nedlagt bare kort tid etter at de ble opprettet. Aller kortest liv fikk Kongsvingers eiendomsforetak, som ble etablert i 2009 og lagt ned i 2010.

Eidskog, Haugesund, Lillesand, Malvik og Sandnes lot sine eiendomsforetak leve i to-tre år. Halden ga opp etter fem år, Odda og Bergen etter sju år.

Noen steder er skifte av politisk flertall blitt skjebnesvangert for foretaket. Noen av lederne av de nedlagte foretakene forteller også at de ble motarbeidet av rådmannen.

– Undersøkelsen vår tyder på at en del rådmenn synes det er problematisk å forholde seg til et foretak som de ikke har daglig instruksjonsmyndighet over. Det er ikke blitt lagt til rette for at det skal lykkes, eller det er manglende vilje til å støtte opp under foretaket, sier Totland.

– Satt på sidelinjen

Mens foretaket hun leder i Kongsberg har overlevd, la Kongsvinger ned sitt eiendomsforetak i fjor etter bare ett års drift. Kongsvingers ordfører Arve Bones (Ap) forklarer det slik:

– Rådmannen ble satt helt på sidelinjen, men var likevel ansvarlig for resultatene som han ikke hadde noen som helst innvirkning på. Det er hovedgrunnen til at vi la ned.

Bones forteller at kommunen hadde innført intern husleie, og at man ønsket å skille ut eiendomsdriften for å teste ut hvordan det virket. Etter ett år evaluerte de nyordningen.

– Vi tenkte kanskje at et styre ville klare å drifte bedre. Men vi så ingen synlige effekter av å drive eget foretak og besluttet å legge det ned.

– Det hadde bare gått ett år?

– Ja, men vi så vi ingen grunn til å prøve lenger. Vi greide ikke å få til den nødvendige dialogen mellom foretakets styre og rådmannen. Det ble for stor avstand. Og uansett hvor godt eller dårlig det ble drevet, så var rådmannen ansvarlig, sier Bones.