Papirløst i Bergen

Systemet byrådet i Bergen innfører denne uken er svært avansert. Hele saksprosessen i Bergen er nå digitalisert. Tidligere har saksbehandlingen vært digital, men når saken skulle opp til politisk behandling har den blitt skrevet ut og byrådet har fått papirer. Nærmere bestemt rundt 515.000 ark i året.

Orden og system

Nå har alle byrådene pluss deler av administrasjonen som møter fast i byrådet et helhetlig digitalisert system. All informasjon finnes på egne PC-er, som også fungerer som notatblokk. Skjermen kan legges helt flatt, og man kan skrive egne notater på sakspapirene rett på skjermen. Har man et spørsmål til en sak, kan man skrive det inn, markere det, og så får man en påminnelse om at man har et spørsmål når saken behandles.

Det nye systemet er integrert mot ulike fagsystemer og mot Outlook. Papirene er organisert på samme måte som når politikerne satt med papirbunken foran seg.

- Det er orden i dokumentene og alt vi noterer på skjermen blir lagret, forklarer finansbyråd Christine B. Meyer (H).

Miljøgevinst

Tidligere har det vært et forsøk i Porto med deler av teknologien, men ifølge Robert Rastad, informasjonsdirektør i Bergen kommune, er byrådet i Bergen de første i verden som tar hele systemet i bruk.

I tillegg til at saksbehandlingen skal flyte lettere, gir innføringen av et papirløst system også en miljøgevinst. 515.000 ark tilsvarer 2,6 tonn papir, eller 70 trær og 200.000 liter vann. Så når Bergen kommune innfører papirløst byråd fra onsdag denne uken, bidrar de med å redusere utslippene med 36 tonn Co2-ekvivalenter. Kommunen sparer også 350.000 kroner på papirutgiftene.

Til nå har Bergen kommune brukt rundt 2,8 millioner kroner på å lage plattformen til det elektroniske systemet og til innkjøp av PC.

- Vi ser dette prosjektet som en pilot for hele bystyret. Det er da vi vil se gevinsten av investeringene, sier Meyer.

Bergen kommune har vært med på å utvikle systemet sammen med Microsoft og Software Innovation.