Økonomi i nytt system

Økonomisystemet er alt annet enn en detalj i kommunal sammenheng. Det meste er avhengig av at systemet fungerer. Og skal det skiftes, står spørsmålene i kø: Hvilket system skal velges? Er det ene like godt som det andre? Er rapporteringsmulighetene like gode i alle systemer? Hva er gir mest for pengene? “Snakker” det nye økonomisystemet med de andre dataprogrammene, slik det bør kunne gjøre?

For å finne riktig svar og løsning, må produkter som skal kunne gjøre samme jobb sammenlignes. Tinn kommune gjorde det.

- Vi følte at de store økonomisystemene var rimelig like. På fagprogrammene fant vi ikke store forskjeller, og vi så ikke at vi ville vinne eller tape mye på å velge det ene framfor det andre, sier økonomisjef Johannes Haukaas til Kommunal Rapport.

Krever full oversikt
Foreløpig kjører Tinn fortsatt sitt økonomisystem på stormaskin hos IBM. Men i løpet av 1999 skal et nytt system på plass. Etter storhandel med Telenor gjennom Forvaltningsnett-avtalene, peker alt i retning av at Tinn velger Telenors økonomisystem for lokal drift.
- Når vi får nytt system, må alle som trenger det skoleres skikkelig. Brukes penger på nytt utstyr, må det også bety at alle som trenger det, får ordentlig opplæring, sier Haukaas.
Nå ser han fram til en ny verden med langt flere koblings- og rapporteringsmuligheter i et nytt økonomisystem. Det vil komme både administrasjon og politikere til gode, mener han.
I og med at Tinn var nødt til å skifte ut EDB-utstyret, er driftssjef Tor Byholt svært glad for at kommunen på forhånd laget en skikkelig IT-plan som politikerne kunne ta stilling til.
Noe av det han er mest opptatt av med nytt økonomisystem, er at det gir virkelig gode rapporteringsmuligheter overfor politikerne. Han krever en løsning som gir full oversikt hele tida, for slik sett har det gamle systemet klare begrensninger.
- Jeg vil til enhver tid kjenne kommunens likviditet, slik at vi kan ha en overordnet styring, sier Tor Byholt, som også krever at programmene skal kunne brukes opp mot hverandre.
- I prinsippet skal det fungere så enkelt som at hvis min lønn rettes ett sted, så skal det umiddelbart være synlig på alle områder som har med dette å gjøre i systemet, sier Byholt.

Tenk framtid
Rindal kommune i Møre og Romsdal har også byttet økonomisystem. Kommunen vurderte løsninger fra IBM og Telenor, men endte med IBM.
- Noe av det aller viktigste å ha i tankene ved skifte av maskiner og programmer, er å velge et brukervennlig, framtidsrettet system som ikke er låst. Det er også viktig å ha en god dialog med leverandøren, sier økonomisjef Harry Figenschau.
Også Figenschau har gode rapporterings og presentasjons- muligheter som ett av hovedkravene til et nytt økonomisystem. I tillegg må tallmateriale kunne flyttes over i regneark og så tilbake i systemet igjen, uten at det skaper problemer.
- Det er svært viktig å kunne lage gode presentasjoner for politikerne, sier Figenschau, som tar det nye systemet i bruk første januar.

Budsjettsimulering
Fredrikstad kommune vedtok allerede for ti år siden at økonomisystemet skulle kjøres lokalt. Kommunen valgte Uniques programmer og kjører det fortsatt.
Underveis har det vært gjort store justeringer, ikke minst i 1994, da Fredrikstad ble slått sammen med fire omkringliggende kommuner.
- Kravspesifikasjonene den gang var helt annerledes enn nå. Hadde ikke Unique klart omstillingen under kommunesammenslåingen, hadde det blitt en annen leverandør. Nå er vi godt fornøyd, sier IT-sjef Gunnar Mathisen.
Fredrikstad, som andre kommuner, forutsetter at nyere økonomisystemer skal kunne integreres i forhold til andre fagsystemer.
- Vi må kunne skreddersy rapporter etter behov, og man må kunne forutsette at det er enkelt å oppdatere endringer i økonomisystemet, for eksempel moms og balansekrav, sier plan-og økonomikonsulent Egil Olsen.
Han mener det også er viktig å kunne drive budsjettsimulering i programmet, og at det da blir et fleksibelt verktøy.

Dårlige selgere
Kommunene virker ikke spesielt opptatt av leverandørnavn når de velger økonomisystem. Langt viktigere er fleksibilitet og hvordan systemet håndterer framtida og de hverdagslige utfordringene.
Mange kommuner er også forsiktige med å skifte leverandør, hvis de er fornøyd med den de har. Men det er de slett ikke alltid, og en telefonrunde viser dessuten at selgers håndtering av mulige kunder kan være avgjørende for valg av leverandør.
Flere kommuner Kommunal Rapport har vært i kontakt med har sagt rett ut at de valgte henholdsvis Telenor eller IBM fordi de fikk dårlig behandling og dårlig informasjon av den andre. Det kan med andre ord bli kostbart å gi kommunene slett service.

Økonomisjef Johannes Haukaas gleder seg over at kommunen snart kan ta i bruk et flunkende nytt økonomisystem. - Det vil glede både politikere og administrasjon, sier han.

Skrevet av: Mikkel Friis