Åpner opp for fri programvare

De aller fleste kommuneansatte i Norge har programvarepakken Microsoft Office installert på datamaskinen sin. Lisensene for dette kan koste fra noen hundrelapper til over 2.000 kroner for hver bruker, noe som kan bety flere millioner kroner i jevnlige lisensutgifter. Samtidig finnes det lisensfrie alternativer som gjør akkurat den samme jobben.

Nå har åtte kommuner og to fylkeskommuner med Asker i spissen bestemt seg for å kaste ut lisensene og starte på nytt med åpen og gratis programvare. Prosjektet ODF – «Og Det Fungerer» – har fått økonomisk støtte fra Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og prosjekthjelp av Friprogsenteret. Målet er å installere den åpne og lisensfrie programpakken OpenOffice på alle kommunale datamaskiner, og samtidig fase ut Microsoft Office. «ODF» er for øvrig også navnet på det åpne dokumentformatet som skal være innført på alle offentlige nettsteder fra 1. januar i år.

– Vi ser nå muligheten til å bruke de sparte lisenspengene på en bedre måte. For oss handler dette om effektiv bruk av kommunens midler, sier ordfører Lene Conradi (H) i Asker.

Sparer millioner

I Asker er de kommersielle lisensene i ferd med å gå ut på dato, og en oppgradering til nye Office-versjoner ville kostet 3-4 millioner kroner i administrasjonen og 500.000 kroner i skolen. Dette er penger som Asker nå sparer ved å bruke gratisalternativet OpenOffice.

– Vi ønsker å være bevisst på IKT-kostnadene våre. Det koster en del innsats å komme i gang med åpen programvare, men resultatet av jobben vår kan gjenbrukes av andre kommuner senere. Dessuten sparer vi altså millioner, forteller Conradi.

Åpen programvare blir i stadig større grad brukt til alt fra enkel tekstbehandling til hele operativsystemer. Grunntanken er at alle som ønsker kan bidra til utviklingen av programvaren, slik at den blir best og sikrest mulig – uten lisenskostnader. Kjente eksempler er operativsystemet Linux, nettleseren Firefox og altså office-pakken OpenOffice. Det blir også brukt åpen programvare i store driftssystemer for eksempel på nettsteder og nettbanker.

Felles for all åpen programvare er at alle kan bygge videre på det opprinnelige programmet og deretter dele endringene fritt. Kildekoden til programvaren er åpent tilgjengelig og kan tas i bruk av alle på visse betingelser, for eksempel at endringer skal fritt med andre. Dette fungerer ofte som en kvalitetssikring og pådriver for videre utvikling.

Kommersiell programvare blir normalt utviklet av én aktør, finansiert av lisensinntektene. Ofte brukes det lukket teknologi, slik at kundene må holde seg til samme produsent for at systemene skal fungere sammen. I denne sammenhengen betyr det gjerne Microsoft. De siste årene har det vært en tendens til at stadig mer teknologi gjøres åpent tilgjengelig, slikt at den kan deles og videreutvikles på bred basis.

Deler

– Det er mye å spare på lisenskostnader, men den aller største fordelen er at det blir mulig å samarbeide og dele i mye større grad. Mange av behovene til de 430 kommunene er helt like. Derfor er det penger å spare på å finne felles løsninger, sier direktør Heidi Arnesen Austlid i Friprogsenteret.

Friprogsenteret er et uavhengig kompetansesenter for fri programvare, finansiert av staten. Det tilbyr informasjon og hjelp til kommuner og andre som ønsker å komme i gang med fri programvare. Senterethar flere arenaer for deling av kunnskap, både på nettet og gjennom den årlige konferansen GoOpen i Oslo.

Årets GoOpen-konferanse i april viste at det jobbes mye med fri programvare og deling rundt om i Kommune-Norge, ikke minst innenfor ulike driftssystemer. Alta legger nå opp til fri programvare på store deler av det kommunale driftssystemet. Bergen jobber med å ta i bruk felleskomponenter som er utviklet andre steder i det offentlige, som MinID. Trondheim satser på fri programvare for nettsidene sine, mens Tønsberg har fått alle skoleelevene sine over på en åpen e-postplattform.

Kongsberg har innført fri programvare på mange områder, både gjennom OpenOffice og større fagsystemer. Kommunen har også utviklet FriKomPort, en kurs- og seminaradministrator som i dag brukes av en rekke virksomheter over hele landet. Prosjektet vekker også europeisk interesse (se egen artikkel).

Det finnes mange lignende eksempler, men likevel er fri programvare fortsatt unntaket i kommunene. Lisensbasert programvare er hyllevare og godt integrert med de store fagsystemene, noe som gjør overgangen til fri programvare mer utfordrende. Mange brukere er også fornøyd med de eksisterende løsningene, uavhengig av kostnadsnivå.

Mangler oversikt

Lokalpolitikerne har imidlertid liten oversikt over IKT-budsjettene, hvor mye som går til lisenser og mulighetene innenfor fri programvare, viser en undersøkelse foretatt av TNS Gallup for Friprogsenteret og IKT Norge.

– Det er viktig å ha oversikt over IKT-utgiftene for å kunne finne samarbeidsmuligheter, lisensbesparelser og andre driftsfordeler. Sparte IKT-kroner betyr mer penger til helse, skole og andre prioriterte kommuneoppgaver, påpeker Heidi Arnesen Austlid.

Selv om programvarelisensen er gratis, vil det fortsatt være utgifter til innføring og drift av systemene. Dette vil i de fleste tilfellene utgjøre størstedelen av IKT-utgiftene i kommunene, og vil ikke forandres i vesentlig grad ved innføring av fri programvare. Innsparingene vil gjerne ligge i lisensbesparelser og gjenbruksverdi.

– Det trenger ikke være noen automatikk i at man skal velge fri programvare, men det er viktig å ha oversikt over utgiftene og frihet til å velge den beste løsningen for hver oppgave. La ikke gammel vane styre IKT-investeringene, oppfordrer Austlid.

Utfordringer

Asker har begynt på den store jobben med å få oversikt og lage planer som integrerer fri programvare, men det har ikke bare vært enkelt å være foregangskommune. De har en raskere framdriftsplan enn samarbeidspartnerne og må pløye ny mark.

– Vi har vært frustrerte underveis. Ikke minst har det vært vanskelig å finne god informasjon om de nye systemene, og hele prosjektet har krevd mye tid i alle ledd. Men den siste måneden har vi fått et nærmere samarbeid med Friprogsenteret og andre kunnskapsmiljøer, slik at ting flyter lettere. Dermed håper vi tidsfristene vi har satt, skal holde, sier prosjektleder Heidi Bringsli.

Det er integrasjonen mot de tunge fagsystemene som innebærer de største utfordringene i forbindelse med innføringen av OpenOffice i Asker. Disse er fortsatt lisensbaserte og i stor grad tilpasset Microsoft Office. Dermed kreves det en rekke nye tilpasninger for at alt skal fungere med OpenOffice.

Alle på OpenOffice

Undersøkelser foretatt av Friprogsenteret, viser at ingen kommuner har tatt i bruk OpenOffice fullt ut, men enkelte har tatt det delvis i bruk.

– For oss var det driftsmessig viktigå innføre det samme systemet i hele kommunen, forteller IKT-sjef Ole Kristian Tangen i Asker.

Derfor skal alle kommunale PC-er ha OpenOffice, mens Microsoft Office fjernes fra alle maskiner. OpenOffice skal etter planen innføres i skolene til høsten, mens administrasjonen kommer etter i løpet av 2011.

De andre kommunene som deltar i prosjektet er Hamar, Løten, Stange, Møre og Romsdal fylkeskommune, Akershus fylkeskommune og kommunene i SÅTE-samarbeidet – Stor-Elvdal, Åmot, Trysil og Engerdal.

Målet for det nåværende prosjektet er at minst én av kommunene skal ha fullintegrert OpenOffice i administrasjonen, mens de øvrige vil få god oppstartshjelp med erfaringene og dokumentasjonen når de selv innfører åpen programvare. Foreløpig er det bare Asker som har en klar tidsplan for innføringen, mens de andre avventer resultatene herfra.

ODF-prosjektet har forpliktet seg til å lage omfattende dokumentasjon på hele prosessen, fra integrering med fagsystemer til opplæring av sluttbrukere. Dermed skal jobben bli lettere for dem som kommer etter.

– Vi gjør nå IKT-valgene på våre premisser, i stedet for å være prisgitt leverandørene. Jeg tror også samarbeidet med de andre kommunene vil få langsiktige og positive ringvirkninger, sier Asker-ordføreren.

Skrevet av: Eirik Helland Urke