Nøytral bakgrunn og godt kamera-utsnitt er blant rådene ekspertene har for å gjøre fjernmøte-opplevelsen bedre. Her fra Seljords første digitale formannskapsmøte.
Foto: Tone HolmquistBedre fjernmøter på 1-2-3
Test utstyret i forkant. Slå av mikrofonen. Og dropp rutete jakke.
Korona-situasjonen har fått mange kommuner til å avholde politiske møter som fjernmøter. Kommunal Rapport har bedt flere erfarne fjernmøte-deltakere om å gi sine beste råd om skikk og bruk under videomøter.
Organisasjonspedagog Tor Berntsen i selskapet Iprosess’ første råd er å kjenne utstyret du skal bruke og teste at det virker i god tid før bruk. Ved videomøter må man ha en nøytral bakgrunn uten visuell støy og godt lys rettet mot ansiktet. Rot og mennesker som beveger seg i bakgrunnen, stjeler oppmerksomheten.
– Bruk hodetelefoner slik at du hører måten ting sies på. Og unngå å bevege deg inn og ut av bildet. Jeg anbefaler også at du velger klær som ser bra ut på kamera. Med det mener jeg ingen mønstre som tar oppmerksomheten vekk fra saken og samspillet mellom menneskene, skriver Berntsen på sin blogg, og peker særlig på rutemønstre som uheldig på videomøter.
Han har gitt sin tillatelse til at Kommunal Rapport kan gjengi innholdet.
Holdt test-møte før møtet
Ullensvang avholdt testmøte i forrige uke, for å være sikre på at avviklingen av det første fjern-kommunestyremøtet denne uka skal gå knirkefritt. Da gjorde ordfører Roald Aga Haug (Ap) seg noen erfaringer.
I forkant sendte rådmannen ut seks bud til politikerne:
- Bruk opplada Cromebook, sit i godt trådlaust nett.
- Logg deg inn i god tid før møtetstart, 10 min før.
- Opne møtet via kalenderinnkalling; Bli med i Meets Hangout.
- Slå av mikrofonen din og kameraet.
- Slå på mikrofonen og be om ordet når du ynskjer det. Vent på å få ordet frå møteleiar. Slå av mik når du er ferdig.
- Ver tolmodig.
Haug sendte også ut forslag til møteregler i forkant. Representantene fikk innlegg på tre minutter, og ingen fikk replikk.
– Når noen ville ha ordet, slo de på mikrofonen og ga beskjed. Det fungerte helt greit. Jeg hadde bedt folk om å ta det med ro, slik at det ikke ble ti som ba om ordet samtidig. Jeg har forstått at det finnes en chat-funksjon også, der man kan skrive at man vil ha ordet. Får vi til det, kan jeg som ordstyrer få ei grei liste, sier Haug.
Alle møtedeltakerne fikk også en oppskrift i forkant, om hvordan de logge seg på løsningen og bruke den. Ullensvang bruker Google Hangout. Alle ble bedt om å slå av kameraet, både for å spare båndbredde og for å gi møtedeltakerne færre oppmerksomhetstyver.
– For noen dager siden tenkte jeg at vi ville måtte avlyse kommunestyremøtene. Nå tenker jeg at det gikk så greit, at dette skal vi klare å gjennomføre.
Skikk og bruk under fjernmøter
- Test utstyret før bruk.
- Finn et rom med minst mulig distraksjoner i bakgrunnen. Helst nøytral bakgrunn uten rot.
- Lukk nettfaner og programmer du ikke skal bruke i møtet.
- Sjekk at kamera-utsnittet av deg er bra. Hele ansiktet skal synes i bildet.
- Ikke smyg-kikk på dataen eller mobilen underveis. Risikoen er stor for at andre oppdager det.
- Kle deg som du ellers ville gjort under et møte. Dropp ruter, de lager visuell støy.
- Steng av mikrofonen når du ikke har ordet.
Trenger tydelig møteledelse
Røros avholdt formannskapsmøte som fjernmøte i forrige uke, via programmet Gotomeeting. Ordfører Isak Veierud Busch (Ap), som deltok fra hjemmekarantene og var degradert til deltaker, erfarte at det var veldig viktig at møteleder var tydelig på hvordan deltakerne skulle forholde seg.
I formannskapsmøtet brukte deltakerne programmets chat-funksjon for å tegne seg til innlegg, replikk eller angi forslag. Formannskapssekretæren holdt orden og oversikt, og noterte i chat-funksjonen hvilken sak som var til behandling og hvilken sak man tegnet seg til.
– Vi kjørte et test-møte to dager før møtet, der alle fikk beskjed om å logge seg på. Da sjekket vi at alle hadde god nok linje og kom seg inn. Det fungerte bra. Vi skal ha det samme før kommunestyremøtet også. Der er det en del godt voksne representanter som kanskje ikke er like vant med å bruke digitale løsninger, sier Busch.
- Les også: Seljord hadde formannskapsmøte på nett
Tror flere får åpenbaring
Også i Røros ble representantene bedt om å slå av mikrofonen når det ikke var deres tur. Alle ble oppfordret til å bruke hodetelefoner, for å få god lyd. Nå har Røros kommune kjøpt inn hodetelefoner som politikerne kan få låne så lenge perioden med fjernmøter pågår.
I motsetning til i Ullensvang, ba Busch representantene om å ha kameraet på.
– Vi ønsket at alle skulle se ansiktet til de andre under møtet. Det fikk vi til. Det er viktig med stram møteledelse. At møteleder klargjør reglene, blant annet hvordan man skal ta ordet. Og så er det viktig at deltakerne oppfører seg disiplinert, og holder seg til det, sier Busch.
Han har merket seg at flere kommuner avlyser kommunestyremøtene i korona-perioden. Det synes han ikke er noen god idé.
– Vi trenger et organisatorisk og politisk system som fungerer. Vi lykkes med det, hvis vi tar i bruk teknologien tidlig. Det blir en litt annen dynamikk i fjernmøter. Vi blir flinkere til å si det som virkelig betyr noe. Vi har vel alle vært på møter der diskusjoner tværer ut i det vide og brede. Jeg tror mange kommunestyrer kan få seg en åpenbaring, sier Busch.