Slik kan innbyggerne få tilgang til digitale møter
Det første heldigitale fylkestinget i Vestfold og Telemark ble både direktesendt og lagt ut i etterkant.
Fredag kom det en ny forskrift som åpner for at møter i folkevalgte organer kan avholdes som fjernmøter. Få timer tidligere avholdt fylkestinget i Vestfold og Telemark sitt aller første heldigitale møte.
Det ble sendt direkte fra fylkeskommunens nettsider, slik at hvem som helst kunne følge debatten. I etterkant er møtet lagt ut som et opptak.
– Vi har også tidligere streamet møter. Vi har tenkt at vi skal gi folk samme mulighet til å få innsyn i hva som skjer på møtene nå, sier Harald Haave, seksjonsleder kommunikasjon i Vestfold og Telemark fylkeskommune.
Slik kan det gjøres
Fylkestinget fredag ble gjennomført ved hjelp av Microsoft Teams, og direktesendt gjennom fylkeskommunens løsning for TV-overføring av møter.
Rådgiver Sveinung Solhaug i avdeling for teknologi og digitalisering sier de vurderer å direktesendte framtidige møter ved hjelp av Teams-funksjonen «direktesendt arrangement».
Da får alle politikerne status som «presentatør». Alle som ønsker å følge med på møtet, får status som «deltaker». Deltakerne kan se og høre, men ikke delta på annet vis. Den som oppretter arrangementet, får en klikkbar lenke som kan brukes av alle deltakere. Den kan postes på nettsiden eller sendes alle som er interessert i å følge med.
– Jeg har akkurat avholdt en konferanse ved hjelp av denne funksjonen, og det fungerte fint. Har du Teams, har du mulighet for å bruke denne løsningen. Det er en fordel å teste det ut i mindre skala først, sier Solhaug.
For å forberede de vel 14.500 elevene på hjemmeundervisning ved hjelp av Teams, har fylkeskommunen brukt tid og krefter på å lage enkle kom i gang-veiledere. De ligger fritt tilgjengelig på fylkeskommunens nettsider.
Unntak fra møteoffentlighet
Etter kommuneloven skal møter i folkevalgte organer som hovedregel være offentlige. Den nye forskriften åpner for at folkevalgte organer kan avholde fjernmøter selv om kommunen eller fylkeskommunen ikke har tekniske løsninger som gjør det mulig å sikre at allmennheten får tilgang.
Den bestemmelsen synes generalsekretær Arne Jensen i Norsk Redaktørforening er problematisk.
– Vi skjønner at vi er i en ekstraordinær situasjon. Vi må ha forståelse for at man forsøker å avholde kommunestyremøter uten at folk møtes. I den situasjonen vi er i nå, vil man, også lokalt, fatte beslutninger som påvirker folks hverdag. Det er viktig at folk får et innblikk i på hvilket grunnlag disse beslutningene fattes, sier Jensen.
Han sier at han håper og tror at ingen ordførere vil tenke at dette er en fin anledning til å slippe å ha folk på lyttepost i kommunestyret.
– Forskriften sier bare at hvis kommunen ikke har teknisk utstyr som kan få til dette, så er det anledning til å fravike allmennhetens tilgang. Jeg vil tro at mange kommuner har den type utstyr. Hvis man ikke har det, bør man kunne anmode lokale medier om hjelp, så man kan få en løsning, sier Jensen.
Prøver å finne løsninger
Som Kommunal Rapport har skrevet tidligere, har mange kommuner valgt å avlyse politiske møter i en periode framover. Etter forskriftsendringen ønsker flere kommuner nå å teste ut digitale møter.
Hadsel avholdt formannskapsmøte dels som fjernmøte allerede i forrige uke. To av representantene pluss pressen satt da i et møterom, med god avstand til hverandre. Resten deltok via Skype.
Nå har ordfører Kurt Eirik Jenssen (Sp) bedt administrasjonen finne en praktisk løsning.
– Pressen må i alle fall ha mulighet til å være med, så de kan rapportere. Vi ser for oss at vi kan gi alle tilgang. Ikke så de kan kommentere eller posten, men se på hva vi gjør. Jeg har bedt kommunedirektøren se på det, sier Jenssen.
Tysvær-ordfører Sigmund Lier (Ap) tenker avholde digitale formannskapsmøter framover, men sier at kommunen ennå funderer på hvilken løsning de skal velge.
– Jeg ser at man i regionrådet diskuterer bruk av Teams. Det er en plattform vi bruker i skolevesenet, men det er ikke sikkert at alle politikere har tilgang. Det er en litt vanskelig situasjon. Vi ønsker å ha alle våre møter åpne. Vi vil gjøre det i kan, så alle får vite hva som informeres om, og hva som er blitt sagt i møtene, sier Lier.