Vi snakker mer enn noen gang – men forstår vi hverandre?

Dårlig kommunikasjon i virksomheter handler sjelden om manglende vilje eller kompetanse. Ofte handler det om hvordan vi faktisk lytter – og hva det gjør med beslutninger og samarbeid.

I mange virksomheter – også i offentlig sektor – tas viktige beslutninger i møter der deltakerne ikke fullt ut forstår hverandre.

Vi lever i en tid hvor kommunikasjon aldri har vært enklere. Meldinger sendes på sekunder, møter kan holdes digitalt fra hvor som helst, og meninger deles kontinuerlig i både arbeidsliv og offentlighet.

Likevel opplever mange at det er vanskeligere å få til gode samtaler.

Vi snakker mer enn før. Men lytter vi like godt?

I arbeidslivet er kommunikasjon selve grunnlaget for samarbeid. Beslutninger tas i møter, prosjekter utvikles i team, og komplekse utfordringer løses gjennom dialog mellom mennesker med ulike erfaringer og perspektiver.

Dette gjelder i høy grad også i offentlig sektor, hvor mange beslutninger tas i organisasjoner preget av ulike faglige perspektiver, roller og hensyn.

Likevel oppstår misforståelser, frustrasjon og samarbeidsproblemer igjen og igjen. Ofte skyldes det ikke mangel på kompetanse eller vilje til samarbeid. Tvert imot ønsker de fleste å bidra konstruktivt. Utfordringen ligger heller i hvordan samtaler faktisk utvikler seg mellom mennesker.

Konsekvensen er ikke bare frustrasjon, men også dårligere beslutninger, lavere fremdrift og i noen tilfeller mindre treffsikre tjenester.

I mange situasjoner lytter vi først og fremst for å svare – ikke for å forstå. Vi tolker det den andre sier gjennom våre egne erfaringer og antakelser, og responderer raskt. Samtalen beveger seg dermed raskt fra utforskning til argumentasjon.

Når det skjer, kan viktige nyanser gå tapt.

Et møte jeg en gang observerte, illustrerer dette godt. Diskusjonen gikk i ring. Flere deltakere presenterte synspunktene sine, men det virket som om de snakket forbi hverandre.

Etter hvert stoppet møtelederen opp og sa: «Før vi går videre, vil jeg at hver av oss skal oppsummere hva vi mener den forrige taleren faktisk sa.»

Det ble stille et øyeblikk. Så begynte deltakerne å formulere det de hadde hørt.

Stemningen i rommet endret seg nesten umiddelbart. Når deltakerne forsøkte å gjengi hverandres perspektiver før de svarte, oppsto det en annen type samtale. Tempoet gikk ned, og flere begynte å stille spørsmål i stedet for å fremme nye argumenter.

Møtet tok ikke nødvendigvis kortere tid. Men det ble bedre.

Eksempelet illustrerer noe grunnleggende ved kommunikasjon: God dialog handler ikke bare om å uttrykke egne meninger tydelig. Den handler også om å skape rom for å forstå hvordan andre oppfatter situasjonen.

Det kan virke opplagt. Likevel er det krevende i praksis.

Mennesker tolker informasjon gjennom erfaringer, verdier og forventninger. Vi legger merke til ulike ting, og vi tillegger dem ulike betydninger. Når slike perspektiver møtes i en samtale, er det lett at misforståelser oppstår – selv når alle har gode intensjoner.

Derfor blir evnen til å lytte en avgjørende ferdighet.

I organisasjoner – ikke minst i kommuner og offentlige virksomheter – ser man tydelig hva som skjer når denne ferdigheten får rom. Når mennesker opplever at det er trygt å stille spørsmål, uttrykke tvil eller være uenige, blir samtalene ofte mer åpne. Flere perspektiver kommer fram, og beslutningsgrunnlaget blir bedre.

Men slike samtaler oppstår sjelden av seg selv. De krever bevissthet om hvordan kommunikasjon fungerer i praksis.

Noen ganger kan små grep gjøre en stor forskjell. En leder som spør «Hvordan oppfatter dere dette?», inviterer til en annen type dialog enn en leder som raskt presenterer sin egen konklusjon.

En kollega som oppsummerer hva hun har hørt før hun svarer, kan bidra til å avklare misforståelser før de vokser.

Slike handlinger virker enkle. Men de forutsetter en vilje til å lytte og en forståelse av at kommunikasjon ikke bare handler om å bli hørt.

I et arbeidsliv preget av økende kompleksitet, blir dette stadig viktigere. Mange av utfordringene vi står overfor krever samarbeid på tvers av fag, erfaring og perspektiver.

For kommuner og offentlige virksomheter, hvor oppgaver ofte er komplekse og tverrfaglige, blir kvaliteten på samtalene særlig avgjørende.

Kanskje trenger vi derfor å minne oss selv om noe enkelt:

God kommunikasjon handler ikke bare om å uttrykke seg tydelig. Den handler også om å forsøke å forstå.

Hvis evnen til å lytte er så avgjørende for samarbeid og gode beslutninger – hvorfor snakker vi så lite om den?