Nekter å utlevere kommunedirektørens presentasjon

«Kommunedirektørens presentasjon er ikke et saksdokument i henhold til offentlighetslovens paragraf 4 første ledd», skriver Kautokeino kommune til Statsforvalteren i Troms og Finnmark.

Kan ikke behandle klagen

I februar i fjor viste kommunedirektør Kent Valio i Kautokeino en presentasjon for formannskapet med tittelen: «Giftig arbeidsmiljø, press om særfordeler til politikere, trusler og represalier». I slutten av september ba Kommunal Rapport om innsyn i presentasjonen, men kommunen nektet innsyn. 

Kommunen viste til at presentasjonen inneholdt taushetsbelagt informasjon, og viste også til at det var et organinternt dokument. Saken ble sendt til Statsforvalteren i Troms og Finnmark. Her stanset klagesaken opp, fordi Kautokeino kommune unnlot å oversende det etterspurte dokumentet til Statsforvalteren.

«Vi viser til at presentasjonen som innsynsklagen gjelder ikke er oversendt sammen med klageoversendelsen. Som redegjort for i telefonsamtalene med saksbehandler, kan ikke Statsforvalteren behandle innsynsklagen uten at vi har presentasjonen», skrev Statsforvalteren i slutten av november i fjor.

Sender ikke over dokumentet

Statsforvalteren ga kommunen frist til 29. november til å oversende den aktuelle presentasjonen, men kommunen svarte ikke. Statsforvalteren sendte en ny purring til kommunen 20. desember. To dager senere kom kommunen med et nytt svar. 

Kommunen mener nå at dokumentet ikke er omfattet av offentlighetslovens bestemmelser.

«Sivilombudets innsynsguide sier at dersom et dokument er vist til eller vist fram i et møte uten å overleveres, er det ikke «lagt fram» for organet og kan ikke defineres som del av organets saksdokumenter», skriver kommunen.

Videre skriver Kautokeino kommune at den ikke har noen intensjon om å etterkomme Statsforvalterens purringer.

«Kautokeino kommune har vurdert at kommunedirektørens presentasjon til formannskapet den 22. februar ikke er omfattet av innsynsretten og vil dermed heller ikke oversende presentasjonen til Statsforvalteren», skriver kommunen.

«Omfattet av loven»

I et nytt brev til kommunen 5. januar er Statsforvalteren uenig med kommunens nye vurderinger.

«Som det framgår av ordlyden i bestemmelsen omfattes dokumenter som er kommet inn til, lagt fram for, eller opprettet av forvaltningsorganet. Et dokument anses som opprettet når det enten sendes ut av organet, eller når det er ferdigstilt», skriver Statsforvalteren.

Det pekes videre på at det ikke er tvilsomt at det faktisk foreligger en presentasjon til formannskapet, og at denne er utarbeidet av kommunen ved kommunedirektøren.

«Basert på opplysningene vi har mottatt fra Kautokeino kommune i klageoversendelsen av 31. oktober må dokumentet også regnes som ferdigstilt», skriver Statsforvalteren.

Mener kommunen misforstår

Kommunen har vist til at det i Sivilombudets «innsynsguide» fra i fjor står at dersom et dokument er vist til, eller vist fram i et møte, uten å overleveres, så er det ikke «lagt fram» for organet og ikke kan defineres som en del av organets saksdokumenter. Her mener Statsforvalteren at kommunen har misforstått Sivilombudet.

«Setningen som kommunen viser til, lest i sammenheng med de to forrige avsnittene, viser klart til dokumenter laget av eksterne», skriver Statsforvalteren.

I dette tilfellet var det ikke en ekstern som viste fram presentasjonen, men kommunens øverste administrative leder.

«Presentasjonen er, etter dette, et dokument som er opprettet av Kautokeino kommune og omfattes derfor av offentlighetslovens paragraf 4», konkluderer Statsforvalteren.

Kommunen får ny frist til å oversende dokumentet innen 11. januar.

– Hans egen presentasjon

Konstituert kommunedirektør Karin Hætta har deltatt i vurderingen av innsynsklagen. Hun sier følgende om kommunedirektørens presentasjon for formannskapet:

– Dette var jo hans egen presentasjon, og vi mener at det ikke er et saksdokument, sier Hætta.

– «Han» er i dette tilfellet kommunedirektøren?

– Ja, men han er ikke det lenger nå, sier Hætta.

– Han var vel til stede i det aktuelle møte som kommunedirektør?

– Ja, men det er veldig sjelden man legger slike presentasjoner gitt i møter til arkivet, sier Hætta.

– Blir ikke saksrelaterte presentasjoner arkivert?

– Jeg har fri i dag. Jeg vil ikke kommentere brevet fra Statsforvalteren på min fridag, sier Hætta.