Sjekker fakturaer

Egil Utgård er siden 2008 utleid på halv tid til Undervisningsbygg fra advokatfirmaet G-Partner, og driver med stikkprøvekontroller og ulike granskninger.

– Å ha en controller gjør ikke at alle er lovlydige, men det har preventiv effekt. Ser du en politibil på veien, slakker de fleste av på farten.

Spørsmålene Utgård stiller er blant annet:

• Foreligger det bestilling, og er den i orden?

• Er mottaket av varen kontrollert?

• Er anskaffelsesprotokollen i orden?

I Undervisningsbygg er tre personer involvert i alle oppdrag: En bestiller jobben. Den prosjektansvarlige mottar fakturaen og kontrollerer om den er i samsvar med det som er levert. Vedkommendes sjef anviser fakturaen. Dette skjer elektronisk, slik at ingen kan forfalske signaturer.

Kommunen har egne rapporter som kan hentes ut fra økonomisystemet, som totalkjøp per leverandør, løpende fakturanummer, utbetaling utenom reskontro og utbetaling til kunder.

Utgård er utdannet revisor og har jobbet med fakturakontroll og granskninger i mange år. Han bruker gjerne magefølelsen når han vurderer om en faktura må gås etter i sømmene.

Timebruken er ofte diskusjonstema mellom en kommune og leverandør. Utgård mener det er en stor fordel å ha fagfolk internt. Samarbeidet mellom fagfolk og controller er viktig for å avdekke eventuelle misligheter.

Kontroll av timelistene kan handle om å gå mer detaljert til verks i underbilagene, eller å be leverandøren om mer informasjon. I enkelte tilfeller blir andre fakturaer fra leverandøren også gransket. Noen ganger blir overfakturering avdekket.

– Å forhindre misligheter er veldig sammensatt. En controller er ikke nok. Det handler om rutiner, prosedyrer og etterlevelse. Etterlevelsen blant enkelte ansatte i Undervisningsbygg var vel så som så tidligere, og mulighetene for å begå misligheter var nok større.

Grensen for hva man har lov til å bestille, varierer med ansvarsområde og avdeling. Bestiller du for mer enn du har fullmakt til, skal det oppdages ved mottak.

Offentlige registre tilgjengelig på nett brukes for å kartlegge om en person har flere roller i forskjellige selskaper. Foretaket har også mange rammeavtaler og er omfattet av avtaler som gjelder hele Oslo kommune. En utfordring er at det alltid vil være en del småkjøp i enhver kommune, der det er mulig å unngå konkurranse.

– Hva er viktigst for å minimere faren for kriminalitet?

– Å ha et godt regelverk og gode rutiner som følges, ha en faglig dyktig innkjøpsavdeling og å ha en som har tid til å drive utelukkende med kontrollvirksomhet. Vi ser flere ganger at personer som har svært høy tillit blant kolleger i en virksomhet, begår misligheter. Men utviklingen har gått i riktig retning de siste årene, sier Utgård.