Holder tilbake protokoller fra politiske møter

Kommunal Rapport ba 15. oktober om innsyn i alle protokoller fra formannskapets prosjekt- og saksutvalg i hele 2006 og 2007. Vi fikk protokoller fra noen møter 27. oktober, men skjønte etter hvert at dette ikke var alle.

Etter purring og klage til Fylkesmannen, fikk vi 24. november det som skal være resten av møteprotokollene fra dette utvalget. Dagen før hadde Fylkesmannen i Østfold bedt kommunen vurdere innsynskravet vårt på nytt. Vi har også bedt om innkallingene til møtene. Kommunen har på tre uker funnet innkallinger til fem av i alt 12 møter. Blant annet mangler innkalling til det første, konstituerende møtet. Ifølge kommunen har noen innkallinger bare blitt sendt på e-post til medlemmene.

Også protokollene fra dagens kommunestyre, formannskap og politiske hovedutvalg i Halden, er vanskelig tilgjengelige. Ofte legges de først ut på kommunens nettside når innkalling og sakspapirer til neste møte legges ut, flere uker senere. I oversikten over politiske utvalgsmøter høsten 2009, finnes bare protokollene fra tre av i alt 27 møter.

– Illojalt, mener Presseforbundet

Jurist Kristine Foss i Norsk Presseforbund reagerer sterkt.

– Dette er helt i strid med demokratiske spilleregler og lovfestede regler for saksbehandling, sier hun til Kommunal Rapport.

– Formålet med møteprotokoller er at befolkningen skal kunne følge med i det som skjer. De må foreligge og gis innsyn i raskt. Noe annet er illojalt mot innbyggerne, sier hun.

Ifølge offentlighetsloven skal innsynsbegjæringer til offentlige organer besvares innen fem arbeidsdager. Hvis henvendelsen ikke er besvart da, kan det anses som et avslag og påklages til Fylkesmannen.

– Ikke uvilje

Rådmann Per Egil Pedersen avviser at Halden kommune forsøker å holde tilbake informasjon.

– Det dreier seg ikke om uvilje fra vår side. Vi praktiserer meroffentlighet og har ingen problemer med å sende ut protokollene, sier han til Kommunal Rapport.

Ventet i et halvt år

Tidligere kommuneadvokat i Halden, Morten Stegard, ba 7. juni i år om innsyn i protokoller og sakspapirer fra det samme utvalget, samt et annet utvalg, som eksisterte forut for dette. Først vel fem måneder senere, skal han ha fått innsyn i noen av protokollene, men ikke alle.

– Jeg har overhodet ikke fått de protokollene og dokumentene jeg ba om, sier Stegard, som var kommuneadvokat i Halden 2004-2007, men som nå driver privat advokatkontor i samme by.

At Stegard etter et halvt år ennå ikke har fått alt han har bedt om, forklarer rådmannen med at innsynsbegjæringen var svært omfattende og detaljert. Kommunen har sendt flere tusen sider til Stegard, ifølge rådmannen.

At Kommunal Rapport heller ikke fikk alle protokollene vi ba før etter seks uker, har han også en praktisk forklaring på.

– Vi sendte først de protokollene som ligger i vårt nye arkivsystem. Etterpå måtte vi gå igjennom papirarkivet, for å sjekke opp at dere fikk alt, sier Pedersen.

– Politikk på bakrommet

Rådmannen avviser at prosjekt- og saksutvalget har tatt viktige avgjørelser og instruert ham, slik det hevdes i en artikkel i papiravisa Kommunal Rapport i dag, 2. desember.

– Jeg føler ikke at utvalget overstyrte meg og administrasjonen. Men jeg legger ikke skjul på at det var svært arbeidskrevende å betjene utvalget, sier Pedersen.

Høyrepolitiker Carl-VictorSundling, som var medlem av prosjekt- og saksutvalget, har en helt annen oppfatning.

 – Jeg oppfatter dette som bakromspolitikk. Underutvalgene har tatt store beslutninger og instruert rådmannen uten behandling i andre politiske utvalg, sier Sundling til Kommunal Rapport.

Prosjekt- og saksutvalget hadde formelt ingen avgjørelses- eller innstillingsrett. Men av protokollene går det fram at utvalget blant annet har avgjort plasseringen av en ny skole, gjort vedtak med budsjettmessige konsekvenser, og instruert rådmannen om hvilke firmaer som skal få, og ikke få, oppdrag for kommunen.

Rådmannen avviser at utvalget kan ha instruert ham i strid med regelverket for offentlige anskaffelser.

– Kommunen har i min tid håndtert innkjøp på en profesjonell måte, sier han.

Prosjekt- og saksutvalget opphørte i 2007, men i 2008 nedsatte formannskapet et nytt underutvalg, som behandler tilsvarende saker.

– Burde vært annonsert

Jurist Kristine Foss i Presseforbundet slår fast at møteprotokoller skal journalføres og behandles på samme måte som andre dokumenter i kommunen. Det gjelder også møteprotokoller fra underutvalg eller arbeidsutvalg til formannskapet.

– Hva utvalget kalles, er totalt irrelevant. Så lenge det har drevet saksbehandling, så er dokumentene fra utvalget offentlige. At formannskapet har fått referater fra underutvalget, er ikke tilstrekkelig. Ut fra hvilken type saker utvalget har behandlet, mener jeg møtene også burde vært annonsert, slik at innbyggerne fikk anledning til å være til stede når beslutningene tas, sier Foss.

Ny klage

Kommunal Rapport har for øvrig sendt en ny klage over manglende innsyn til Fylkesmannen. Årsaken er at ett punkt i en av protokollene er sladdet. Fylkesmannen har nå bedt kommunen vurdere dette på nytt.

Protokoller fra møter i et senere underutvalg til formannskapet i perioden 2008-2009, fikk vi fra kommunen etter bare fire dager. Dette heter «Formannskapets ad hoc-utvalg for prosjekt- og styringsgruppe for vedtaksoppfølging». Vi har nå også bedt om innsyn i det som ble kalt «Innsynsutvalget», som eksisterte en periode i 2006.

Fylkesmannen i Østfold har så langt i år mottatt 13 klager over for sent eller manglende innsyn i kommunale dokumenter. Seks av klagene gjelder Halden kommune, opplyser rådgiver Gøril Hjelseth hos Fylkesmannen. Kommunen blir i første omgang bedt om å vurdere innsynskravet på nytt. Først hvis det kommer ny klage etter dette, kan Fylkesmannen overprøve kommunen. Det har ikke skjedd i noen av årets saker, ifølge Hjelseth.

Kommunal Rapport vil legge ut alle protokoller fra underutvalg til formannskapet i Halden ut på nett, etter hvert som vi får dem.