Kan arkivsystemet være en nasjonal fellesløsning?

Alle offentlige virksomheter er ifølge arkivloven pliktige til å ha arkiv, og sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden.

Arkiveringen skjer i dag normalt i et generelt arkivsystem eller fastsatt fagsystem.

Det første elektroniske arkivsystemet brukte jeg allerede på midten av åttitallet. Det var egenutviklet, dvs. laget av arkivarer i samarbeid med en programmerer.

Systemet var basert på den første Noark-standarden og besto av en elektronisk journal, dokumentene var på papir.

Jeg husker fremdeles hvor stort det var for oss på arkivet i Kirke- og undervisningsdepartementet den dagen vi begynte å bruke systemet. Vi pyntet oss i vår beste stas og feiret hele dagen med taler, sang, kaker og champagne.

Til og med politisk ledelse tok turen innom arkivet. Departementsråden klippet snoren som vi møysommelig hadde festet rundt en av arbeidsstasjonene. Det var vår månelanding!

Mye har skjedd siden 80-tallet, både med tanke på arkivering, offentlig forvaltning og samfunnsutviklingen ellers. Vi oppfordres til å digitalisere, dele og gjenbruke data, og det er stadig større krav til effektiv bruk av offentlige midler.

Dagens arkivløsninger er svært komplekse løsninger med mye funksjonalitet fordi forvaltningsreglene er bygget inn i løsningene.

Samtidig flyttes stadig mer dokumentasjon fra det generelle arkivsystemet til spesialiserte fagsystemer. I kommunesektoren er det ikke bare de typiske brukermappene som arkiveres i fagsystemene, men også såkalte systemsaker, dvs. saker av mer generell karakter og som ikke kan knyttes til en spesifikk person.

Mesteparten av dokumentasjonen skapes og forvaltes i fagsystemer. Muligens ikke bare mesteparten, men muligens også det viktigste, med tanke på at mye av rettighetsdokumentasjonen dannes i fagsystemer.

Selv om det generelle arkivsystemet stadig spiller en mindre rolle for den totale informasjonsforvaltningen i en kommune, stiger kostnadene knyttet til arkivsystemet. Det blir en anselig sum når man ganger dette opp med antall kommuner.

I løpet av alle de årene jeg har jobbet med arkiv, har jeg flere ganger fått spørsmål fra toppledere, IT-sjefer og andre om hvorfor ikke arkivsystemet er en valgfri nasjonal fellesløsning. Jeg stiller derfor spørsmålet videre her. Hva tenker dere?

Jeg antar at de som stiller spørsmålet, først og fremst mener at det vil være god bruk av offentlige midler.

Men kan fellesløsning også ha andre fordeler? Muligens kan forvaltningen av arkivsystemene profesjonaliseres og utøves på en enda bedre måte.

Mange virksomheter sliter med å få tak i rett kompetanse. De frigjorte ressursene kan brukes til å ivareta fagansvaret på en enda bedre måte, for eksempel å sikre etterlevelsen av arkivplikten, øke dokumentfangsten og gjennomføre internkontroll av arkiv.

Det vil også være noen svakheter ved en slik tilnærming. Selvsagt vil det! Uansett må det eventuelt gjøres på riktig måte.

En slik løsning fordrer at nødvendig avtaleverk som definerer ansvar, rettigheter og plikter er på plass.

Det er viktig at det blir atskilte arkiver, og at selve eierskapet til dokumentasjonen vil ligge igjen i de respektive virksomhetene.

les også

Riksarkivar mener Kommune-Norge kan spare milliarder

Videre forutsetter en slik løsning at det er svært god styring av informasjonssikkerheten, og at både konteksten og innsynsretten blir ivaretatt.

Sist, men ikke minst, så fordrer løsningen at nytt arkivlovverk som trer i kraft 1. januar 2026 tillater det.

Jeg minner om at vi allerede har Digitalarkivet, som fungerer som en nasjonal løsning for langtidsbevaring og tilgjengeliggjøring av historiske data. Kommuner kan i dag velge Digitalarkivet som sitt digitale depot.

Vi er alle oppfordret til å snu hver stein for å spare offentlige midler. Jeg innrømmer at jeg muligens har brukt litt dynamitt for å flytte på denne kjempestore steinen.

Men jeg vil tillate meg å reise denne diskusjonen når vi ser at kommuneøkonomien sliter, og at stadig flere sykehjemsplasser, skoler og ulike tilbud til barn og unge legges ned.