Se til Bærum for bedre anskaffelser

Innovative anskaffelser i kommunesektoren vil bidra til bedre utnyttelse av samfunnets ressurser, og må i større grad enn det som er tilfelle i dag være preget av dialog og samhandling mellom kunder og leverandører.

Bærum med politisk forankret anskaffelsesstrategi

Et viktig element i arbeidet med å gjennomføre innovative anskaffelsesprosesser i kommunesektoren er å sørge for en bred forankring av innkjøp som et strategisk verktøy for kommunen.

Bærum har på mange måter vært en foregangskommune i denne sammenhengen. Høsten 2014 vedtok kommunestyret enstemmig anskaffelsesstrategien for Bærum kommune for perioden 2014–2017.

På en forbilledlig måte har kommunen gjennom sin strategi satt søkelyset på ønsket om mer innovasjon og ikke minst dialog og samhandling med leverandører. Mange kommuner kan ha mye å lære av Bærum, og LFH vil denne sammenhengen trekke fram det strategien sier om hvorfor den er utviklet og vedtatt, og hva som er hovedmålene med den.

Anskaffelsesstrategien skal legge grunnlaget for:

• Felles forståelse og lik praksis

• Profesjonelle anskaffelser – sørge for å få mest mulig igjen for midlene

• Innovative anskaffelser – bidra til den innovasjon og virksomhetsutvikling kommunen trenger i en tid med store omstillingsbehov

• Lojalitet til rammeavtaler

• Gjennomføring av effektive og korrekte anskaffelser

Hovedmål for anskaffelser i Bærum kommune:

• Bærum kommunes behov for varer og tjenester skal dekkes på en formålseffektiv og kostnadseffektiv måte i henhold til lover og regler.

Satsingsområdene i strategiperioden er å:

1. Forestå framtidsrettete/innovative anskaffelser

2. Vektlegge samfunnsansvar og etikk ved gjennomføring av anskaffelser

3. Følge opp kontrakter på en profesjonell måte

4. Bygge fagkompetanse i anskaffelsesmiljøet samt tilføre tjenestestedene kompetanse og metode

5. Videreutvikle arbeidsprosessene for anskaffelser og organisere anskaffelsesarbeidet med klare myndighets- og ansvarslinjer

Bærum kommune er allerede godt i gang med å implementere den nye anskaffelsesstrategien som er utarbeidet av kommunens innkjøpssjef Heidi Rygg. Hun har gode erfaringer fra aktiv leverandørdialog gjennom sitt ansvar for anskaffelser av hjelpemidler for personer med nedsatt funksjonsnedsettelse for Nav.

Det gjenstår å se hvordan Bærum lykkes med sin nye strategi. Det er fortsatt stor skepsis i Kommune-Norge til aktiv dialog og samhandling mellom kommunen som kunde og leverandører.

Den ideelle anskaffelsesprosessen sett med leverandørøyne

LFH har gjennom erfaringer fra våre medlemmer og aktive tillitsvalgte utarbeidet det vi noe ambisiøst har kaldt «Den ideelle anskaffelsesprosessen». Bærende element i vår anbefaling er en tredeling av anskaffelsesprosessen i 1) Forberedelsesfasen, 2) Gjennomføringsfasen og 3) Leveransefasen.

Etter vår vurdering legges det altfor lite vekt på forberedelsesfasen i en anskaffelse, mens store ressurser legges ned i den strengt lovregulerte gjennomføringsfasen.

Vår oppfatning er at altfor mange kommuner ikke utnytter det handlingsrom som ligger i Lov og Forskrift om Offentlige anskaffelser (LOA) om mulighet for aktiv dialog og samhandling mellom kommen og leverandører.

Det er LFHs vurdering at kommunen gjennom godt planlagte og vel gjennomførte forberedelser best sikrer at kommunen får de produkter eller tjenester de har behov for. I tillegg vil man oppnå færre klager og mindre støy både fra brukere ute i tjenesten og fra leverandørene.

Den ideelle anskaffelsesprosessen er ikke alltid en selvfølge i kommunene.

Vi ser som bransje spesielt følgende utfordringer i anskaffelser av medisinske og velferdsteknologiske produkter i kommunene:

• Anskaffelsesprosessen er ikke tilstrekkelig forankret mellom innkjøp, helseadministrasjon, IKT og de ulike brukergrupper.

• Dagens situasjon preget av mange klager, presset økonomi, større arbeidsbelastning og behov for større ressurser og bredere kompetanse på innkjøpsfunksjonen i kommunene.

• Dagens anbudssituasjon begrenser mulige tilbydere til tre–fire aktører, og er ofte ikke tilpasset de ulike helseinstitusjonene i kommunene.

• Pilotprosjekter/utprøving må inn i ordnete forhold. Tjenester knyttet til pilot/utprøving bør avtales på forhånd og faktureres. Altfor ofte er piloter prestisjeprosjekter for enkeltkommuner hvor leverandører jobber gratis uten at det skjer noen evaluering i etterkant, og uten at det blir en reell etterspørsel etter de tjenester eller de produkter som utprøves.