Rådmennenes skjulte milliongjeld

Regjeringens lanserte nylig sitt opplegg for arbeidet med kommunesammenslåingene. Vi vet alle at dette kommer til å skje, og hvis regjeringen får det som den vil, kommer det til å skje fort.

Rådmennene i landets kommuner sitter i dag på gjeld og uløste oppgaver på en rekke forskjellige områder. Mange av disse er kjent og erkjent, og vi vet at de blir ført videre til de sammenslåtte kommunene.

Noen av oss kjenner derimot til en gjeld og en uløst oppgave som vi frykter skal bli glemt i det store spillet og debattene som følger. Dette er en gjeld som kan bli meget økonomisk belastende og en uløst oppgave som vil skade store deler av befolkningens rettigheter. Den vil også kunne undergrave rettsforståelse til de fleste av oss hvis den ikke blir tatt alvorlig.

Den forrige store runden med sammenslåinger foregikk på 1960-tallet. Også den gangen var det mye uro, og det ble mange sår i bygder og byer. Mange av disse sårene er grodd, og livet går videre i Kommune-Norge. Men norske kommuner sliter fremdeles med ettervirkningene av hendelsene for 50 år siden.

De norske kommunene har siden 1837 vært ansvarlige for å dokumentere sine innbyggeres rettigheter og forvaltningens behandling av enkeltpersoner og fellesskapets ressurser. Dette ligger i kommunenes arkiver.

I de fleste kommuner i landet gjenstår arbeid før oppryddingen etter 60-tallets sammenslåinger er ferdig. Selv i Agder, der vi har to solide interkommunale arkivinstitusjoner som bistår sine kommunale eiere – Interkommunalt arkiv i Vest-Agder og Aust-Agder kulturhistoriske senter – er ikke arbeidet fullført.

Som eksempel kan vi nevne Kristiansand, som for en tid tilbake bevilget omkring 3 millioner over en to- til treårsperiode for å rydde i arkivene etter gamle Kristiansand kommune – bykommunen før sammenslutningen. Dette arbeidet er sluttført, men fremdeles er arkivene etter flere av de andre kommunene som ble til dagens Kristiansand, bare delvis ordnet og ikke tilstrekkelig tilgjengelig for befolkningen eller kommunen selv. Det samme gjelder i et stort antall kommuner. Men dette er altså materiale som ble ferdigstilt for 50 år siden. Materialet fra perioden etterpå dette og fram til i dag står det ofte enda dårligere til med.

Likevel er denne unnlatelsessynden som omfatter papirarkiver ganske enkel å håndtere i ettertid. Det kreves vilje, noe penger, skikkelige fagfolk, noe tid og litt flaks. Flaksen innebærer at materialet er blitt plukket opp fra kjellere og gjemmer rundt omkring i kommunehus, sykehjem og skoler før det blir ødelagt under flytting, ombygginger, flom og branner.

Det virkelige vanskelige, den store faglige og ikke minst økonomiske utfordringen er de elektroniske arkivene som er vokst fram de siste 30 årene i kommunal forvaltning. Her vet vi fagfolk at de færreste kommuner har gjort nok. Det vanlige er at kommunene har uklare retningslinjer internt. Blant annet er det ikke avklart ansvar i den enkelte kommune, det er ikke laget rutiner, og i de fleste tilfeller finnes det heller ikke dokumenterte planer for hvordan oppgaven med å redde disse systemene skal utføres.

Rådmennenes skjulte gjeld kommer til syne når vi begynner å vurdere det store arbeidet som ligger og venter. Her er det millionbeløp som må legges på bordet i et stort antall kommuner.

Elektroniske arkiver, såkalte «fagsystemer» som finnes på absolutt alle områder i kommunal forvaltning i dag, overlever ikke 50 år i en kjeller og ved hjelp av litt flaks. De krever aktiv og planlagt handling helt fra programmene tas i bruk til de skiftes ut. Dette skal gjøres på en slik måte at det ikke skal kunne reises tvil om verdien og innholdet. Vi snakker om «autentisitet» og «integritet».

En ting er at det finnes et lovverk, arkivloven med forskrifter, som stiller krav til at opprydding og ferdigstilling skal planlegges, finansieres og ikke minst gjennomføres i forbindelse med sammenslåinger i offentlig sektor. Dette gjelder enten det er to skoler som slår seg sammen, eller det er to eller flere kommuner som slår seg sammen. En annen, og for de fleste enda viktigere grunn til at dette må gjøres, er hensynet til innbyggernes rettssikkerhet og deres tiltro til det offentlige.

Kommunene må kunne vise for sine innbyggere at kommunen er til å stole på. Innbyggerne må vite at selv om kommunen skulle svikte på å gi dem et forsvarlig tilbud innen helse, barnevern, skole eller andre offentlige tjenester – så er også denne svikten dokumentert! Innbyggerne må kunne vite at opplysningene om eiendommen deres er vel bevart og ikke blitt borte i en datamaskin som ikke er «up-to-date» lenger.

Dette er rådmennenes skjulte gjeld. Dette er en stor utfordring som lett blir glemt og som ikke kan vente i 50 år på sin løsning. Dette er noe som må avklares så snart som mulig.

Hvordan skal kommunene løse dette, og hvordan skal de gjøre opp gjelda seg imellom? Midlene som regjeringen forspeiler kommunene i forbindelse med sammenslåingene vil komme godt med, men er kommunene forberedt på å bruke dem på arkiv?