Offentlighetsloven og offentlige anskaffelser

Etter § 23 tredje ledd i den nye loven er anbudsprotokoll og tilbud som hovedregel offentlig fra det tidspunkt leverandør er valgt. For andre dokumenter i en anbudsprosess vil det måtte foretas en konkret vurdering av om de er offentlige. Vi vil her kort presentere nærmere de reglene som nå gjelder for anbudsprotokoll og tilbud.

Det at anbudsprotokoller er offentlige fra leverandør er valgt, innebærer at anbudsprotokollen bør være klar til offentliggjøring fra det tidspunktet deltakerne i konkurransen gjøres kjent med resultatet. Oppdragsgivere må fra dette tidspunktet også være forberedt på å håndtere krav om innsyn i tilbudet som har vunnet fram (og eventuelt i andre tilbud).

Oppdragsgiver bør utforme anbudsprotokollen slik at den gir et godt bilde utad av hva anskaffelsen har dreid seg om, og hvorfor resultatet har blitt som det er. Protokollen skal beskrive viktige hendelser i anbudsprosessen, men den behøver ikke å være svært detaljert. Man kan vise til relevante notater som ikke tas inn i protokollen. Man må videre være bevisst på om noe av det som skrives i protokollen er taushetspliktbelagt. Slike opplysninger må man eventuelt sladde eller fjerne før innsyn gis.

Prosessen ved innsyn starter ved at noen (hvem som helst) krever innsyn i dokumentene. Et slikt krav skal behandles uten ugrunnet opphold.

Noe av det viktigste forvaltningen må gjøre etter at en slik begjæring er kommet, er å avklare spørsmålet om taushetsplikt og eventuelt å fjerne taushetspliktbelagt informasjon fra tilbudene og anbudsprotokollen. Dette innebærer i praksis særlig at det må vurderes om tilbudene inneholder personopplysninger eller opplysninger om forretningshemmeligheter som er taushetspliktbelagt etter forvaltningslovens § 13. Man kan selvsagt spørre tilbyder hva han anser som taushetspliktbelagt, men det er oppdragsgiver som må vurdere dette.

I offentlighetsloven § 13 tredje ledd er det videre et krav om at oppdragsgiver tar opp spørsmål om samtykke til offentliggjøring med den som har krav på taushet. Ved et tilbud kan tilbyder samtykke i at egne forretningshemmeligheter offentliggjøres, men dreier det seg om personopplysninger om ansatte hos tilbyder er det den enkelte ansatte som eventuelt må samtykke.

Dersom innsyn avslås har den som begjærte innsyn klagerett. Tilbyderen som er misfornøyd med at hans tilbud (eller deler av dette) offentliggjøres har imidlertid ikke noen rett til å klage.

Skrevet av: Halfdan Mellbye