Offentlighet og dokumentkontroll - eller vil halen vifte med bikkja?

Den nye offentlighetsloven gir noen interessante føringer for virksomhetens oversikt over sine dokumenter.

1. Hva skjer når pressen ber om innsyn i din virksomhets offentlige journal?

2. Har dere en offentlig journal?

3. Hvilke krav kan eller må stilles til virksomheter som nå er underlagt offentlighetsloven?

Det dreier seg om kontroll og oversikt over virksomhetens dokumenter og informasjon. Det handler om å ha styring med den totale informasjons- og kunnskapsproduksjonen som finnes i virksomheten, og muligheter for å identifisere de dokumentene som anses for å være en del av virksomhetens ferdigstilte saksdokumenter og derigjennom underlagt offentlighetsloven. Er det slik at journalisters innsynsforespørsler vil være det som resulterer i at man tar virksomhetens informasjons- og kunnskapsforvaltning på alvor?

Virksomhetene som nå er underlagt ny offentlighetslov vil implisitt få krav om gode løsninger for identifikasjon av virksomhetens saksdokumenter. I offentlighetsloven heter det at man skal følge arkivlovens krav til «offentlig journal» - uten at man skal følge arkivloven på andre områder. En offentlig journal er en oversikt over virksomhetens inn- og utgående korrespondanse. Oversikten kan også inneholde virksomhetens interne notater. I praksis skal den fungere som en inngang for publikum og over virksomhetens saker og vil derigjennom bidra til innsyn og åpenhet.

Et annet spørsmål er hva som skal arkiveres og hvor lenge? Offentlighet og innsyn i virksomhetens saksdokumenter innebærer et premiss om at dokumenter blir tatt vare på. Dersom en virksomhet som er underlagt offentlighetsloven ikke tar vare på sine dokumenter over tid foreligger det ikke noen mulighet for innsyn slik offentlighetsloven forutsetter. Virksomheter har i henhold til den nye offentlighetsloven en plikt til å bevare dokumenter og annen dokumentasjon som kan gå ut over virksomhetenes snevre lovpålagte rammer for oppbevaring i henhold til for eksempel bokføringsforskriften, avtalerettslige forpliktelser og annet lovverk. En virksomhet, som nå er underlagt den nye loven kan gjøre følgende:

• Den kan gjennomgå og kvalitetssikre sin dokumentasjonsforvaltningsfunksjon.
• Den kan kartlegge og kvalitetssikre de administrative saksbehandlingsprosessene sine.
• Den kan gjennomgå og bedømme om det er behov for tiltak for å sikre en forsvarlig håndtering av dokumentasjon utover regnskaper og kontrakter.
• Den bør gå til sine offentlige (del) eiere, og spørre om råd om hva slags type dokumentasjon de mener skal tas vare på.

Det viktigste er uansett at man skaffer seg oversikt over og styring med sin virksomhets saksdokumenter slik offentlighetsloven definerer det, og skaffer seg like god oversikt og kontroll som ordinære offentlige virksomheter har i dag.

For virksomhetene er det ikke bare viktig å ha overblikk og kontroll med hva man skal gi innsyn i, men også hva man kan eller skal unnta offentligheten. Det er viktig å merke seg at offentlighetsloven gir en rekke bestemmelser om hva man kan unnta offentlighet.

Virksomhetene som tidligere var underlagt forvaltningsloven, arkivloven og offentlighetsloven, har gjerne opprettholdt rutinene fra den gang de var forvaltningsorganer og har sannsynligvis forstått gevinstene ved å ha styring og kontroll med sine dokumenter. På den annen side finnes det eksempler på at virksomheter stengte arkivtjenesten den dagen de ikke lenger var underlagt kommunelovens og forvaltningslovens bestemmelser. Konsekvensen for denne virksomheten var at man mistet oversikten over inn- og utgående korrespondanse og andre saksdokumenter.

Det bør ikke være ny offentlighetslov som skal styre en virksomhets behov for styring og kontroll med informasjonsproduksjonen: Det bør være i virksomhetens egen interesse å få oversikt over sin egeninformasjonsproduksjon, og å være i stand til å identifisere hva som har verdi for virksomheten, og hva som ikke har det. Den nye offentlighetsloven vil gi virksomhetene som nå omfattes av den en god anledning til å se på sin arkiverings- og dokumentasjonspraksis. Men det bør også virksomheter som ikke er underlagt disse bestemmelsene gjøre.

Skrevet av: Martin Bould