Gamle ringrever tar e-posten

Vinje i Telemark stiller nesten i særklasse for e-postservice. I Forbrukerrådets serviceundersøkelse besvarte kommunen sju av sju e-posthenvendelser på mindre enn 24 timer. En av forklaringene er at tjenesten alltid er bemannet. Tjenestetorgets leder og de seks ansatte skifter på å betjene e-post, svare på telefon og hjelpe innbyggere som møter opp personlig. Hver dag er det én person som har ansvaret for pulten hvor e-postene tikker inn.

Alltid en adresse

Ifølge konsulent Therese Lofthus ved tjenestetorget fungerer organiseringen optimalt.

- Alle på tjenestetorget må kunne alt, og de spørsmålene vi ikke finner svar på med det samme, sender vi videre til saksbehandler - med kopi til innbyggeren selv, forteller Lofthus. Nettstedet til Vinje har en detaljert liste over alle ansatte, slik at innbyggerne alltid kan forholde seg til et navn og en e-postadresse til saksbehandler. I alle regelstyrte saker - fra ekspedisjon av kart og skjøter til søknad om skjenkebevilling - besvarer konsulentene på tjenestetorget spørsmål på e-post.

- Folk forstår at selve søknadene skal gjennom en vanlig saksbehandling i kommunen, presiserer Lofthus.

Problemløserne

Et av de vanskeligste områdene kommunene må håndtere på e-post, er spørsmål om areal, kart og reguleringer. Oppdaterte reguleringsplaner kan være grundig gjemt i systemet. Vinje har valgt en spesiell løsning for å besvare slike spørsmål innenfor 24-timersfristen til Forbrukerrådet.

- Vi har gitt våre to byggesaksbehandlere kontor på tjenestetorget, forteller Lofthus.

Vinje rager som landets største utbygger av turisthytter, med 500-600 hytter og 400 hus årlig.

- Innbyggerne kan forvente tilgjengelighet til oss til enhver tid, men det ville aldri gått hvis ikke vi var to gamle ringrever fra byggebransjen som visste hvor skoen trykker, bemerker byggesaksbehandler Pål Heiland. Han og kollega Halvor Vasshus besvarer selv e-poster og tar telefoner i tillegg til ordinær saksbehandling.

Legger man sammen plasseringene i Forbrukerrådets kommuneservice-undersøkelser i 2005 og 2007, er Vinje landets beste servicekommune. Begge gangene havnet Vinje med sine 3.600 innbyggere på ti-på-topp-listen.