Effektiv vikarformidling

Kommunen vedtok i fjor å opprette en felles vikarsentral. Sentralen skal formidle vikarer til pleie- og omsorgssteder i kommunen, og etter hvert flere sektorer. Til sammen dekker sentralen 400 vikarer, fordelt på 60 årsverk.

På vikarsentralen jobber det fire på dagtid, to om kveldene og i helgene. Planen er også å få bemanning om natten. De ansatte er helseutdannet eller sekretærer, og har erfaring med å dekke vakter og finne løsninger.

Rødt og grønt

Fraværet registreres i et dataprogram ute hos hver enhet. Dette kommer opp i rødt på vikarsentralen. De skal så fylle de røde hullene, med vikarer som har markert når de ønsker å jobbe. Disse er grønne.

Problemet kommer når det ikke er noen grønne vikarer til å fylle hullene etter de røde som ikke er på jobb. 400 vikarer er ikke nok til å dekke behovet innen pleie og omsorg. Med 14 prosent sykefravær, skal det litt til å få kabalen til å gå opp hver dag. Selv med dataverktøy.

- Det er aldri nok vikarer, sier vikarformidler Siw Thrane. Hun forklarer at de kan leie inn ekstra personell fra andre byråer. Men også dette er det vikarsentralen som tar seg av. Politikerne i Trondheim vedtok i fjor at all vikarbruk på under tre måneder skal styres fra vikarsentralen.

Fornøyd - og skeptisk

Morten Sagmo er enhetsleder i hjemmetjenesten i Trondheim. Siden i høst har hans avdeling vært tilknyttet vikarsentralen, og Sagmo er veldig godt fornøyd.

- De ordner vikarer hele tiden, vi slipper å tenke på det. Vikarene vi får er ansvarsfulle og flinke, sier Sagmo.

Tidligere brukte han og hans kolleger i gjennomsnitt én time hver dag på å skaffe vikarer. Denne tida brukes nå på andre oppgaver, og de er mer ute hos beboerne.

På Munkvoll sykehjem er enhetsleder Eva Sæterli foreløpig ikke tilknyttet vikarsentralen, og sykehjemmet ringer selv etter vikarer.

Sæterli er skeptisk til vikarsentralen, og tror det blir et voldsomt press når alle 80 omsorgsenhetene i Trondheim skal inn i systemet, med til sammen 400 vikarer i døgnet.

- Det høres fint ut i teorien, men det spørs hvordan det blir i praksis.

Uten telefon

Planen er at alt skal gå elektronisk. De som blir bedt om å jobbe får en tekstmelding, og etter hvert skal også svaret på tekstmelding gå rett inn i datasystemet.

- Målet er at vi skal slippe å ta telefoner, sier Siw Thrane. Hun innrømmer at det er et puslespill å få alt til å gå opp. Spesielt i helger og til andre ubekvemme arbeidstider.

Enhetene avgjør selv hvilken fagkompetanse som trengs for å erstatte den som er borte. Vikarsentralen skal bare fylle hullene.

- Dette er et enkelt system, men det er avhengig av at vikarer melder seg tilgjengelig når de kan jobbe, sier prosjektleder Gørild Brekke.

Betaling og arbeidstid

I dag må vikarene registrere seg på en av Trondheim kommunes maskiner, men målet er at de skal kunne gjøre det hjemmefra, via Internett.

- Det unike med programmet er at det ivaretar bestemmelser om betaling og arbeidstid. Overtid beregnes automatisk hvis noen jobber for mye. Vi har slitt med dette tidligere, sier Brekke.

Det har vært noen barnesykdommer. Blant annet har hele systemet noen ganger “gått i svart”.

- Hva gjør dere da?

- Da drikker vi kaffe, svarer Thrane.