Bergen har orden i sakene

Uten dokumentasjon, uten rettigheter. Gode systemer for å finne igjen saker, er økonomisk sett veldig viktig, både for kommunen og innbyggerne, fastslår avdelingsleder Knut Geelmuyden i Bergen byarkiv.

I 30 år har Bergen byarkiv tatt imot, ordnet og lagret arkivmateriale som ikke lenger er i daglig bruk. I gamle Hansa bryggeri er det nå flere hyllemeter arkiv enn det er bilvei i Lærdalstunnelen, totalt 26 kilometer.

De dokumenterer innbyggeres eiendommer og rettigheter, byens utvikling og ikke minst kommunens gjøren og laden fra 1550 og – foreløpig – fram til 2004. Et skattkammer for slektsgranskere, historikere og folk som trenger bevis i retten.

Alle kommuner plikter å gjøre eldre arkivmateriale tilgjengelig, både for samtid og ettertid. Det må ut av skap og kott, banankasser og søppelsekker og ordnes, katalogiseres og merkes, slik at det er lett å finne det man leter etter. Elektroniske dokumenter må konverteres og gjøres lesbare i dagens formater. Og alt må oppbevares i vann-, brann- og innbruddssikre lokaler med rett temperatur og luftfuktighet, slik at det bevares lengst mulig.

Hvite hansker

Depotleder Geelmuyden tar på seg hvite hansker før han tar oss med inn i byarkivets enorme magasiner.

– Vi har alltid kroppsfett på fingrene. Det danner syre som bryter ned papiret, forklarer han, før han åpner esken med byarkivets aller helligste; Bergen bys borgerbok fra 1500-tallet.

Den håndskrevne protokollen ble reddet ut av rådhuset under bybrannen i 1702. Den forteller hvem som hadde rett til å drive som handelsmenn, håndverkere og skippere i hansabyen. Den unike boken finnes i bare ett eksemplar. Nå er den trygt bevart i det som før var Hansa bryggeris gjæringshall.

– Da alkoholen gikk ut, kom vettet inn, mener Geelmuyden.

To av 13 år igjen

Arkivlov og -forskrift stilte klare krav til arkivlokalene, da de kom i 1999. Men kommunene fikk hele 13 år på seg på å bringe dem i orden. De første tre årene holdt det å lage en plan. Den skulle godkjennes av Riksarkivaren og deretter gjennomføres på fem til ti år, altså senest innen 2012.

Når to år gjenstår, er knapt noen kommune ferdig med ryddesjauen. Heller ikke Bergen. Selv om mye er samlet, står fortsatt mye igjen ute i etatene. Men i motsetning til de fleste andre har Bergen en strategisk arkivplan, planer og penger satt av til formålet.

Innen utgangen av 2012 skal antall meter hyllekapasitet i Bergen byarkiv fordobles til drøyt 50.000. Alle personarkiver og administrative arkiver som ikke er i aktiv bruk, vil da få sin endelige hylle her.

Bare reolene vil koste 12,4 millioner. I tillegg må de betale husleie for 2.000 nye kvadratmeter. Men det blir billigere enn at alle enheter skal lagre sine dokumenter selv.

De andre kommunene i Hordaland har fått tilbud om å levere sine gamle saksarkiver til Interkommunalt arkiv Hordaland IKS (IKAH). Det er samlokalisert med Bergen byarkiv. De 32 eierkommunene har like mange innbyggere som Bergen til sammen og skulle hatt samme arkivmengde. Men foreløpig har de bare skrapt sammen 800 hyllemeter.

Daglig leder Rune Lothe i IKAH er imponert over storebror.

– Både administrasjonen og politikerne i Bergen har vært framsynte og bevilget penger til dette. De andre kommunene har et enormt arbeid igjen. Det vil medføre store utgifter, særlig hvis de vil drive arkivene alene, sier han.

Smekkfullkjeller

Arkivleder Haldis Opheim har holdt orden i Fjell kommunes arkiver i en årrekke. Men nå er tilfluktsrommet i rådhuskjelleren, der de eldre arkivene står, smekkfullt. Det er ikke mange som kan søke tilflukt mellom reolene her, hvis alarmen skulle gå. Ikke oppfyller det de nye kravene til arkivlokale heller.

Rådmann Steinar Nesse har bestemt seg for å slå til på tilbudet fra IKAH i Bergen. Han ser at arkivmengden vokser år for år, som følge av nye tjenester og krav til rapportering og utredninger.

– Det er helt nødvendig at vi tar tak i arkivene nå, før det kommer helt ut av kontroll, sier han.

200.000 kroner i året tar det interkommunale arkivet for å lagre 400 hyllemeter for Fjell. IKAH ordner hele arkivet deres også, som takk for kommunens eiertilskudd.

– Det er mye billigere enn å ta det selv. Å katalogisere og arkivere er dessuten en stor jobb, som krever mye ressurser og kompetanse, påpeker rådmannen i Fjell.

Mens IKAH har fem ansatte, har Bergen byarkiv rundt 80. I staben inngår historikere, kulturhistorikere, samfunnsvitere, IT-ingeniører, jurister og eksperter på konservering, konvertering, bokbinding og arkivering.

– Skal en liten kommune skaffe denne kompetansen selv, blir det dyrt, påpeker Lothe.

– Tapt i elektronikken

I fjor høst måtte alle kommuner svare på en rekke spørsmål fra Riksrevisjonen om sin arkivdrift. Det kan resultere i en ny, knusende rapport til Stortinget fra riksrevisor Jørgen Kosmo.

Riksarkivar Ivar Fonnes, som har tilsynsansvar for offentlige arkiver, er i alle fall ikke tilfreds. Han varsler hyppige tilsyn fram mot 2012.

– Kommunene må investere nå. For de fleste vil nok løsningen være å levere sine eldre arkiver til interkommunale depoter, sier Fonnes.

Han er glad for at det nå er etablert interkommunale arkiver i alle fylker. Noen har gode arkivlokaler, men det skorter ofte på kapasitet og kompetanse til å ta i mot materialet. Det er heller ikke alle kommuner som er med og som leverer fra seg materiale, påpeker Fonnes.

Riksarkivarens største bekymring er at en rekke dokumenter bare finnes elektronisk på lagringsmedier som ikke lenger kan leses av.

– Store deler av vår nære historie går tapt, hvis det ikke snarest tas et krafttak for å ta vare på digitalt materiale for ettertiden, sier han til Kommunal Rapport.

Avdelingsleder Karin Gjelsten i Bergen byarkivs “digitaliseringsfabrikk” deler riksarkivarens store bekymring. Med avansert teknisk utstyr og kompetanse på både gamle og nye datasystemer, går de løs på lagringsmedier fra dataens steinalder. Det er like enkelt som å spille en LP-plate uten platespiller.

– Utrolig mye har gått tapt. Noe klarer vi å gjøre tilgjengelig nå. Men i takt med den teknologiske utviklingen må vi konvertere alt på nytt. Det er en kontinuerlig prosess og veldig kostbart, sier hun.

I “fabrikken” hennes digitaliseres også mye papir, for å gjøre dokumentene søkbare elektronisk. For tiden skanner de 1 kilometer med byggetegninger og kart. Innen 2015 vil de ha 66.000 Gigabyte, som koster 4,7 millioner kroner i året bare i lagringsplass. Elektroniske arkiver er ikke så mye billigere enn papirarkiv, ifølge Gjelsten.

Journal og tørrfisk

Helt fra Shanghai har folk kommet til Bergen for å se verdens største arkivheis, en 12 meter høy og 10 meter bred kommode. Her kan store papirformateroppbevares uten en brett og hentes fram automatisk, bare du trykker på rett skuffeknapp.

Kontrasten er stor til det lille, grå arkivskapet i resepsjonen på Fjell sjukehjem. Her låser sekretær Wenke Aase ned pasientjournaler til nåværende og tidligere beboere. Fire år etter at pasienten er død, leverer hun journalen til kommunens arkivdepot. Slik havner også den i tilfluktsrommet. Går alt etter planen, får den sin endelige plass i det interkommunale arkivet i Bergen.

Her kan journalen bli stående mellom tørrfiskluktende bøker om fiskehandelen på Bryggen og sakspapirene til Ulvik herreds fattig- og forsorgsstyre fra 1874 til 1894, kronologisk ordnet i gulbrune esker. Hit kan avdødes tippoldebarn komme, for å finne ut hva tippoldemor egentlig døde av.

Kan ta beslag

I fjor ba publikum om innsyn i 1.200 saker i Bergens byarkiv. Etter at mange av de tidligere barnehjemsbarna i Bergen har fått erstatning for overgrep og misbruk, er det særlig eiendomsforhold langs den nye bybanen folk spør om.

– Vår oppgave er å framskaffe dokumentene. Vi kan ikke skjerme kommunene, men skal være en nøytral part som finner fram til sakens realiteter. Det er viktig at vi har vilje til å finne det som kan finnes, fastslår Lothe.

Men alt lar seg ikke finne. Riksarkivar Ivar Fonnes kan beslaglegge kommunale arkiver på kommunens regning, hvis det er nødvendig for å sikre dem for ettertiden. Å få politikerne til å prioritere arkiv framfor skole og sykehjem, er ikke lett.

– Det er ingen som går i demonstrasjonstog for bedre kommunale arkiver.