Gode begrunnelser gir færre klager

Begrunnelsesplikten som forvaltningen har overfor den enkelte samfunnsborger, er en viktig rettssikkerhetsmekanisme.

Denne plikten bygger på to hensyn. For det første vil en begrunnelse gjøre det mulig for dem som berøres av et vedtak, å forstå vedtaket og ta stilling til om det er aktuelt å klage.

For det andre vil det å begrunne en avgjørelse virke bevisstgjørende for den som fatter vedtaket, og på denne måten bidra til riktigere vedtak. Slik kan gode begrunnelser føre til færre klager og spørsmål om utfyllende forklaringer.

Begrunnelsene skal vise til reglene som gjelder, og innholdet i reglene skal gjengis. Den som mottar vedtaket, skal være i stand til å forstå det, slik at det ikke oppstår tvil om riktige regler er brukt og om forvaltningsorganet har forstått dem riktig.

I mange byggesaker, for eksempel, må det vises til kommunenes relevante arealplaner i vedtaket.

Begrunnelsen skal også beskrive fakta i saken. Det er særlig viktig dersom fakta som vedtaket inneholder, ikke er det samme som klageren har ment var viktigst. Det kan blant annet handle om hva som har skjedd i et menneskes liv som gjør at hun trenger en ytelse fra staten, eller om hvordan en eiendom faktisk ser ut. En kort og riktig beskrivelse av faktiske forhold gjør det mulig for parten i saken å vurdere om forvaltningen har vektlagt relevante forhold, for eventuelt å kunne rette opp i misforståelser og feil.

Videre skal begrunnelsen forklare bruken av skjønn, og nevne hvilke hovedhensyn som har vært av avgjørende betydning ved utøvelsen av skjønn. Dette gjør at partene kan se at forvaltningen ikke har lagt vekt på utenforliggende hensyn.

For avgjørelser som er svært inngripende, eller får store konsekvenser for den enkelte, er det strengere krav til begrunnelser enn bare å skrive vedtak basert på minimumskravene. Eksempler på slike vedtak er familieinnvandringssaker, barnevernssaker og tvangsmedisinering. I disse vedtakene skal det fremgå tydelig at vedtaket er truffet etter et saklig og forsvarlig skjønn, og at alle sentrale og relevante momenter er vektlagt.

Hovedregelen er at enkeltvedtak, og dermed også begrunnelser, skal være skriftlige. I språklova slås det fast at alle offentlige organer skal kommunisere på et klart og korrekt språk som er tilpasset målgruppen. Å bruke et klart språk som mottakeren forstår, øker tilliten til forvaltningen og bidrar til at den oppleves som åpen og tilgjengelig.

Oppsummert mener vi forvaltningen har mye å tjene på å bruke tid på å skrive begrunnelser med høy kvalitet. En god begrunnelse kan redusere bruk av tid både for mottaker og eventuelt for forvaltningen hvis det skulle komme inn en klage. Dette vil styrke rettssikkerheten for den enkelte.

I vårt veiledningshefte Begrunnelser – En veileder basert på Sivilombudets uttalelser om begrunnelser i forvaltningen gis eksempler på flere av våre uttalelser om begrunnelsesplikt, samt råd om hvordan man skal unngå fallgruvene.