Mener kommunene bør lære av Toyota

- Jeg er absolutt ikke i tvil om at norske kommuner bør ta i bruk Lean-metoden og at mange vil komme til å gjøre det, sier KS-rådgiver John-Are Tharaldsen til Kommunal Rapport.

Lean-metoden er basert på produksjonssystemet til japanske Toyota, verdens største bilgigant. Hovedtanken er at det lønner seg å drive “kontinuerlige forbedringer av eksisterende ressurser”.

- Lean setter et ekstremt fokus på forholdet mellom brukere og kunder og troen på at medarbeidere kan se løsninger, sier Tharaldsen.

Det innebærer at ansatte som er nærmest mulig produksjonen har størst mulighet til å foreslå forbedringer fordi de vet hvor problemene ligger.

- Ikke konsulentmat

KS-rådgiveren er opptatt av at metoden ikke er noe “hokuspokus”.

- Lean er i høy grad gammel vin på nye flasker. Likevel er den en av de mest populære managementmetodene for tiden, både i industrien og i offentlig sektor. Årsaken er nok at Lean inneholder nye vinklinger og verktøy som gjør en forskjell, sier han.

- Lean-metoden er blitt et eldorado for konsulentfirmaer. Er det ikke en fare for at norske kommuner vil komme til å bruke en masse penger på en metode som egentlig består av sunn fornuft?

- I Danmark har KS søsterorganisasjon KL laget en håndbok og hjulpet danske kommuner i gang med å bruke metoden. Jeg ønsker å gjøre det samme for norske kommuner slik at de kan bli selvgående og det motsatte av konsulentavhengige.

Hvis noen kommuner velger å bruke konsulenter, mener Tharaldsen at de uansett vil tjene inn utgiftene.

- De vil raskt tjene inn utgiftene i form av økt effektivisering, lavere sykefravær og økt medarbeidertilfredshet.

Redusert sykefravær

Hamar skal reise til Danmark i oktober for å studere Lean-metoden, og Oppegård er også interessert i den. Men av norske kommuner er det foreløpig bare Haugesund som har satt metoden ut i livet.

Høsten 2004 startet kommunen to pilotprosjekter ved henholdsvis demensavdelingen og hjemmetjenesten i Udland. Etter to års forsøksprosjekt var kommunen så fornøyd med resultatene at den valgte å fortsette med metoden og utvide til flere virksomheter.

Tidligere denne uka presenterte Solveig Schiz, som er rådgiver i Personal og organisasjon i Haugsund kommune, prosjektet på Kvalitetskommune-konferansen i Oslo.

Schiz forteller at sykefraværet i hjemmetjenesten i Udland er redusert fra 12,8 prosent i 2006 til 7,3 prosent i dag. Men hun understreker at målsettingen med Lean-metoden, som de har omdøpt til “Tro på Mennesket”, ikke bare er å få ned sykefraværet.

- Denne fokuseringen på sykefravær er knallfarlig. Det er mye bedre å tenke hvordan en med hjelp av metoden kan aktivisere ressursene og kreativiteten i personalgruppen ved å arbeide kontinuerlig og systematisk med forbedringer. Når medarbeidere opplever at de har innflytelse på sin egen arbeidssituasjon, og at det er nettopp deres forslag som har ført til reelle forbedringer på arbeidsplassen, vil dette også få innflytelse på nærværet i personalgruppen.

- Morsomt på jobb

Schiz er opptatt av at en ikke kan lene seg tilbake og tro at jobben er gjort etter noen uker.

- Det er viktig å jobbe langsiktig, slik at forbedringsarbeidet ikke kommer på toppen av alt det andre en må gjøre - og dermed oppleves som en belasting istedenfor en reell forbedring. På den andre siden må vi ta høyde for at det kan bli verre før det blir bedre. Det blir alltid mer rot når vi rydder i et skap - før det kan bli system og orden i skapet.

Avdelingssykepleier ved hjemmetjenesten, Astrid E. Blytt, sier at det er blitt gøy å komme på jobb etter at de begynte med Tro på Mennesket.

- Hovedtanken er at de ansatte skal finne fram tilløsningene selv og eie endringer. De kjenner selv hvor skoen trykker, sier hun.