Med stukturerte data kan kommunedirektørene med ett blikk se hva som dominerer av gjentakende feil- og årsakskategorier – i alle tjenesteområdene, skriver Johannes Oraug.

Med stukturerte data kan kommunedirektørene med ett blikk se hva som dominerer av gjentakende feil- og årsakskategorier – i alle tjenesteområdene, skriver Johannes Oraug.

Illustrasjonsfoto: Ole B. Bakke
Debatt
Meninger i debattinnlegg står for skribentens regning.

Egenkontroll kan avsløre helsefarlig økonomistyring

Med de nye kravene i kommuneloven kan egenkontrollene bli et vel så viktig styringsverktøy som økonomistyringen.

Økonomistyringen i samfunnsfellesskapet blir viktigere og viktigere. Kravet om vekst og fortjeneste påvirker natur, helse og bokvaliteter – også negativt.

Da må fellesskapets folkevalgte gripe inn og regulere forandringskreftene. Det skjedde i januar 2021, med den nye kommuneloven. Den krever at resultatene fra egenkontrollene skal rapporteres til kommunestyret.

Når kommunestyrene nå får årlige resultatoversikter, må vi anta at tisseflaskene er på plass!

«Skal»-kravet kom i 1997 i HMS-forskriften: Den enkelte medarbeider skal gjøre sine egne kontroller av utførte tjenester. Deltakerdemokratiet ble lovfestet fordi medarbeidernes innsats og erfaringer, hva de opplever og ser når tjenestene leveres, er ledernes viktigste øyne. Det skal også lederne «se».

I papirsamfunnet så de permer med prosedyrer og instrukser. I internett-tiden fra år 2000 skaffet de fleste kommuner digitale oppslagsverk. Noen har 3.000 prosedyrer, andre har over 7.000 prosedyrer.

De digitale oppslagsverkene, fordelt på 100-talls dataprogrammer pr. kommune, har «søkemotor». Kommunedirektørene har neppe direkte innsyn i mer enn tre-fire av disse. Ble det bedre styring? Nei, det ble dokumentstyring – ikke praktiske kontroller.

Siden 1997 har egenkontrollene vært i en blindgate. Internkontrollens praksis ble ignorert.

Et eksempel på egenkontroll i praksis: Når pleieren på sykehjemmet glemmer å gi en ikke-gående person (lårhalsbrudd) tisseflasken, og nattevakten «finnes ikke», så blir både laken, dyne og madrass våte av tiss.

Neste morgen settes inn to ekstrapleiere som ordner opp i «kvaliteten»: Bytter madrass, laken, dyne og nattøy. Nå handler det også om økonomistyring. Hva er den dyreste løsningen?

1. Å bruke en sjekkliste / huskeliste for å sikre at tisseflasken er på plass før natten kommer, eller

2. Å glemme tisseflasken med de følger dette får for renholdskostnader, samt ubehag for pasienten som ikke kan komme på do? Dette gir kommunen omdømmetap.

Slik tenkte innkjøperne: «Anskaffer sykehjemmet 3.000 prosedyrer så er internkontrollen på plass». Det er en slags avlatsforståelse: Kommunen kjøpte seg fri fra internkontrollene fordi innkjøperne trodde at internkontroll er noe man har, ikke gjør.

Derfor så lederne sjelden «kontinuerlig forbedring». Lederengasjementet ble nullet ut. De delegerte internkontrollen til arkivet og dokumentsekretærer.

Våre folkevalgte på Stortinget grep inn. All ære!

Kommunelovens § 25–2 sier at kommunestyret skal ha en årlig rapport om egenkontrollresultatene, ikke en oversikt over prosedyrene. Da trengs dataprogrammer som kan telle og beregne, som igjen krever navn på feil, mangler og årsaker.

Uten strukturerte data, kan ingen dataprogrammer oppsummere:

A. Hvilke feil «leveres» årlig i de ulike tjenesteområdene: Skole, sykehjem, tekniske tjenester, GDPR, bærekraftig utvikling, folkehelse osv.?

B. Hvilke av feilene gjentar seg hver uke, måned, kvartal og halvår?

C. Hvilke av årsakene gjentar seg?

Da kan kommunedirektørene med ett blikk se hva som dominerer av gjentakende feil- og årsakskategorier – i alle tjenesteområdene. Statistikker presenteres i grafer pr. feil og årsaker. Og: Kontrollutvalget og kommunerevisorene får det enklere.

Med § 25–2 kan egenkontrollene bli et vel så viktig styringsverktøy som økonomistyringen.

Visuelle resultatrapporter gjør styring til vitenskap fordi lederne kan på sekunder se status i sanntid. Det skjerper lederengasjementet – lager analyser som forklarer forbedringstiltakene.

I siste uke av 2021 skal kommunestyrene i hele landet vite hvorfor regnskapene viser gode og dårlige tall sammenlignet med budsjettallene. Uavhengig av ideologi: Kvalitetsstyring + økonomistyring = det ultimate styringsverktøyet for samfunnsfellesskapet.

Når kommunestyrene nå får årlige resultatoversikter, må vi anta at tisseflaskene er på plass!

Delta i debatten

Vi setter stor pris på at du deler ny kunnskap, dine egne erfaringer og diskuterer med oss og andre lesere. Du må bruke ditt fulle navn for å delta i debattene. Debatten vil bli moderert i tråd med de presseetiske regler. Modereringen skjer i etterkant av publiseringen.