Keiserens nye klær
Stadig vekk prøver databransjen å selge sine fortreffelige, nye, vidunderlige løsninger, som selvsagt er helt uunnværlige for kommunene. Og nesten uten unntak adresserer disse samme løsningene viktige delområder for kommunen. Viktige delområder som ofte ikke tar hensyn til helheten.
Kommunene er utelukkende komplekse organisasjoner i sin spennvidde av tjenesteproduksjon og størrelse. Dette stiller store krav til kommunene med hensyn til dataløsninger som skal fungere for kommunen som helhet. Administrative løsninger for kommunene kan grovt sett deles i to typer løsninger:
Informasjonsforvaltning; løsninger som håndterer informasjon i form av ulike typer dokumenter.
Økonomistyring; løsninger som håndterer informasjon i form av tall.
Informasjonsforvaltning for kommunene skal håndtere journalføring, arkivering, saksbehandling og elektronisk post; selvsagt. Men ofte undervurderes behov for de uformelle løsningene som behøves for å gjøre kommunene mer effektive. Jeg kan nevne ulike kunnskapssystemer som rutinebeskrivelse, personalhåndbok, rundskriv mm. og ulike støttesystemer som ansattguide, møteplanlegging, utstyrsoversikt. I tillegg vil store deler av informasjonen egne seg for publisering og kommunikasjon via Internett. Så langt, så godt.
Tradisjonelle løsninger fokuserer på sak/arkiv-biten. Med KOARK-standarden blir løsningene på denne siden mer like, og forutsetningene for å fokusere på andre deler av informasjonsløsningen er absolutt til stede. I dette vakumet dukker enkeltstående løsninger opp. Dermed er vi tilbake til utgangspunktet, og det er tid for å trekke konklusjoner.
Forvent at et integrert system for informasjonsforvaltning ikke bare et sak/arkiv-system med en isolert intra/internettløsning. Dette betyr at:
- systemet også dekker den uformelle delen av et et informasjonssystem
- brukeren skal forholde seg til ett brukermiljø
- dataene oppdateres en gang
- implementering av internett ikke medfører manuelle operasjoner og konverteringer av et datagrunnlag som allerede eksisterer.
Stiller kommunen disse kravene og er villig til å lage rutiner og utvikle organisasjonen i takt med de mulighetene verktøy for informasjonsforvaltning gir, har kommunen betydelige effektivitets- og kvalitetsgevinster å hente.
Og keiseren vil ha klær på.