Arendal avskaffet kontorene

Taket på det nye rådhuset i Arendal buer seg i glass, seks etasjer over byen. I midten ligger byens kulturhus, med storsal og «black box» for små og store forestillinger.

Under buen og i etasjene nedover sitter ingeniører, barnevernsarbeidere, kulturkonsulenter, økonomer, pedagoger, politikere og sjefer. Felles for dem alle er at ingen, bortsett fra ordfører og varaordfører, har eget kontor.

Tanken om et åpent rådhus ble til i 2001, da det skulle bygges nytt rådhus. Rådmann Harald Danielsen ønsket at bygningen skulle reflektere organisasjonen: Åpen og brukervennlig.

Da byggingen startet i 2002, fikk rådmannens visjon om at rådhuset skulle romme «en nyskapende kultur med vekt på det kreative og et brukerfokusert arbeidsmiljø» prege utformingen.

Danielsen mente at det nye kultur- og administrasjonsbygget skulle gi kommunen mulighet til å gå fra omstilling til nyskapning. For sist på 1990-tallet slet Arendal ikke bare med dårlig økonomi, men også misfornøyde brukere, misfornøyde ansatte og det rådmannen beskriver som «dårlige arbeidsprosesser». Da det skulle bygges nytt rådhus, så han muligheten til å la bygningen formes av målene for den nye organisasjonen.

Arendal-rådmannens visjon er helt i tråd med tankene til arkitekturpsykolog Oddvar Skjæveland i firmaet ROM arkitekturpsykologi.

- De fysiske løsningene er organisasjonen i fast form, sier Skjæveland.

Han jobber med hvordan arkitektur virker inn på folk, og hvordan folks ønsker virker inn på arkitekturen.

Ifølge Skjæveland er det fire hensyn som må vektlegges når bygg utformes: Funksjon, emosjon, symbolikk og estetikk.

- Dersom man bygger et arbeidsmiljø hvor man kun legger vekt på det funksjonelle, som god akustikk, hvor nær hverandre man sitter og andre praktiske forhold, kan det resultere i et dårlig miljø. Det er viktig også å gi folk en riktig følelse, sier han.

Skjæveland mener dessuten at det spiller inn om arbeidstakere føler seg påkostet eller ikke. Dersom arbeidsgiver velger bare billige løsninger som også ser billige ut, kan medarbeiderne se det som et symbol på at de er lite verdt.

Skjæveland sier at ledelsen må ta hensyn til tre ting når kontorlokaler skal utformes. Det ene er selve bygningsmassen og de føringer den legger, dernest hva man vil med utviklingen av organisasjonen, og for det tredje at de ansatte må bli hørt.

- Det er knapt nok lovlig å la være å ta de ansatte med på råd i en så viktig prosess, mener Skjæveland.

Men han legger ikke skjul på at det er krevende å skape medvirkning, og at medvirkning heller ikke betyr at alle får det akkurat slik de ønsker.

Mange av de ansatte i Arendal var skeptiske til åpne løsninger, og ikke alle er helt fornøyde i dag heller.

Etasjen øverst under glasstaket på rådhuset er et stort, åpent kontorlandskap nærmest uten skillevegger. I midten er det kaffebar og noen sittegrupper og en stor, bred trapp som leder ned til etasjen under. Også denne etasjen er åpen, og her har rådmann Harald Danielsen sin arbeidsplass.

Øverst sitter kommunens tekniske ansatte. De er organisert i arbeidslag, og kommunikasjonen mellom dem flytter lett. Dette var også rådmannens ønske da det nye rådhuset skulle designes.

Selv sitter rådmannen i femte etasje, sammen med sitt lederteam. De satt sammen i åpent landskap også før det nye rådhuset ble bygget, som en forsøksordning. Det fungerte helt utmerket da, og det gjør det også nå, ifølge Danielsen.

Ved en vegg i sjette etasje sitter sivilarkitekt Ole I. Bording med store øreklokker. Han får ikke arbeidsro i det åpne landskapet og ønsker seg sterkt et eget kontor.

- Fra første stund har det vært slitsomt å sitte her. Jeg tenker lange tanker og jobber med kompliserte saker. Jegønsker meg tilbake til mitt gamle kontor, sier Bording.

Han savner blant annet å kunne ha lange, faglige samtaler med kolleger, og mener det er mindre rom for det i åpent landskap, fordi andre blir forstyrret.

For at ting skal fungere best mulig, er det laget retningslinjer som medarbeiderne skal følge. Alle mobiltelefoner skal stå på lydløs ringing, stemmene skal være dempet, og de lange samtalene må tas andre steder enn ved arbeidsbordet.

Men overingeniør Petter Norberg sliter med å dempe seg, selv om han vet at han bør det.

- Jeg har utestemme, sier han, og det bekreftes med nikk fra dem som sitter nærmest.

Bærums rådhus, hvor den eldste delen er fra 1928 og den nyeste fra 1958, er under full oppussing.

Innvendig er nesten alt revet og bygget opp igjen. Veggene er blitt lyse, med innslag av tre, og gulvene er belagt med tre eller grå linoleum. Malte felter i dus blått, dempet grønt, varm oransje og rødt bryter med det hvite.

Det eneste som bevares er de gamle salene - kommunestyresalen, formannskapssalen og festsalen.

- Vi må la noe av det ærverdige preget være igjen, sier kontorsjef Ståle Nuland ved formannskapskontoret.

Mens Arendal valgte åpne løsninger over hele rådhuset, preges rådhuset i Sandvika av rekker med cellekontorer. Bare de åtte kommunalsjefene og informasjonsavdelingen skal sitte i åpent landskap. Denne løsningen er valgt i tett dialog med de ansatte.

Verneombud Susan Berentsen mener det er viktig at rådgiverne får egne kontorer.

- Vi jobber ulikt, skriver mye og er mye til stede. Derfor vil vi ha egne kontorer. At vi ansatte har blitt hørt på dette, tar jeg som en selvfølge, sier hun.

Johan Filseth, kommunalsjef for tekniske tjenester, var i utgangspunktet imot å sitte i åpent landskap, men ga etter for kollegenes ønske.

- Det er stor entusiasme, og jeg skal ikke stå i veien, sier han.

Nå som det nærmer seg innflytting i det ombygde rådhuset, er han litt bekymret, blant annet med tanke på støy.

- Men det blir viktig å etablere gode rutiner og enighet om hvordan vi skal ha det, som at vi ikke må snakke altfor høyt, sier han.

I dag sitter han i et lite kontor i kommunegården, som ligger vis-à-vis rådhuset.

Filseth tror det kommer til å bli kamp om hvor kommunalsjefene skal sitte i det nye rådhuset.

- Alle vil sitte i hjørnet og ha god plass, spår han.

- Ingenting skaper så mye bråk som å ta fra folk cellekontoret. Drivet etter eget kontor ligger så vidt under seksualdriften, sier SINTEF-forsker Morten Hatling.

Han synes det er underlig at noen lager cellekontorbygg i dag. Det er en svært ineffektiv måte å bygge kontorer på, mener han.

- De som bygger rene cellekontorbygg i dag, henger fast i gammeldagse forestillinger om hva arbeid er, forestillinger som ikke stemmer med virkeligheten, hevder Hatling.

Det han kaller «gammeldagse forestillinger» om arbeid, er at arbeid er det samme som å sitte stille alene foran en datamaskin. Han mener kunnskapsbasert arbeid er mobilt og kollektivt.

Altfor få kartlegger hvordan de faktisk jobber, før det blir bestemt hvordan kontorlokalene skal se ut. Slike kartlegginger viser at de fleste konsekvent overdriver de sidene ved arbeidshverdagen som stemmer med egne forestillinger om hva arbeidet består i. Dermed sier mange at de sitter mye mer foran datamaskinen enn de faktisk gjør, fordi det er dette de oppfatter som arbeid.

- Man bruker mer tid på uformell samhandling og uformelt samarbeid og er mer på farten enn man tror, sier han.

På rådhuset i Arendal er det åpne løsninger også nedover i etasjene, men med litt flere skillevegger og avdelinger enn i de to øverste etasjene.Likevel høres det godt på økonomiavdelingen når de ansatte i kulturseksjonen åpner latterdørene på vidt gap.

Marit Vigeland (50) jobber med hallutleie og idrettsplasser og snakker mye i telefonen. Hun sitter sammen kollegene i kulturnettverket, der støynivået til tider er høyt.

Vigeland medgir at hun ikke er så flink til å være stille, og at kollegene av og til må hysje på henne.

- Jeg snakker høyt og har fått utrolig mye kjeft for det, sier hun.

Knut Nordbø har vært kommunalt ansatt siden 1967 og syns det var en overgang å gå fra cellekontor til åpent landskap. Han har skaffet seg et hjørne i kulturnettverkets avdeling og prøver så godt han kan å skape seg et privat rom. Uten skillevegger er det ikke lett. Av og til, spesielt på slutten av dagen, føles det slitsomt å sitte i landskap. Men samtidig er det lettere å komme i kontakt med kollegene, og man samarbeider mer, påpeker han.

Bortenfor kulturnettverket sitter de som jobber med kommuneøkonomi. Der er stemningen langt mer dempet.

Bård Noraberg (27) har bare jobbet i Arendal kommune i én måned, og han trives med åpne løsninger.

- Det er sosialt, og jeg føler ikke at jeg blir forstyrret. Dessuten er det kjapt å spørre de andre, dersom man lurer på noe. Det er særlig bra for meg som er ny, sier han.

Arkitekturpsykolog Oddvar Skjæveland har vært med på mange prosesser hvor kontorlokaler er gjort om til åpne landskap.

- Åpent landskap har et dårlig rykte. De fleste er bekymret. Men i evalueringer som gjøres etter en stund, viser det seg at et stort flertall liker og foretrekker dette, sier han.

I evalueringer han har vært med på, sier mer enn 90 prosent at de er mer fornøyd enn misfornøyd. Samtidig sier rundt halvparten at de blir forstyrret, slik de fryktet på forhånd.

Og det samme gjentar seg hver gang det blir snakk om å gå fra cellekontorer til åpne løsninger: Folk truer med å slutte, streike eller til og med å ta livet av seg. Og «alle» regner med høyere sykefravær.

- Dette slår i liten grad til. Men det er alltid en liten rest, ca. 5 prosent, som ikke finner seg til rette. Disse bør få eget kontor, mener Skjæveland.

Han forstår ikke at noen bygger tradisjonelle cellekontorer i dag, og understreker at det finnes utallige løsninger i spennet mellom dette og helt åpne lokaler.

I Bærum rådhus er det istedenfor åpen løsning satset på møteplasser i hver avdeling, og kontorene er gjort forholdsvis små. I møtekroken, som ligger midt i avdelingen, vil det være mulig å ta seg en kopp kaffe og prate med kolleger - uten å forstyrre andre.

Knut Inge Fostervold, førsteamanuensis i psykologi ved Universitetet i Oslo, mener støy - som vil forekomme i åpne landskap - får negative konsekvenser for oppmerksomhet, hukommelse og en del andre psykiske faktorer. Også mangel på opplevelse av eget rom, kan være problematisk for noen.

- De som er misfornøyde med situasjonen de havner i, vil de ikke yte sitt beste, og det vil skape negative stemninger, sier Fostervold.

Det viktige når kontorbygg skal endres, er å starte med å se på hvilke oppgaver som skal løses og tilpasse kontorbygget etter oppgavene.

- Det må være en bedre begrunnelse enn et ønske om å være med i tiden, sier han.