Når økonomiske veiledere skal forvalte klientenes private penger, er det viktig at alle parter føler trygghet og oversikt. Et nytt norskutviklet forvaltningssystem gjør forvaltningen både tryggere og mer effektiv.
Frivillig forvaltning av klienters økonomi er en ikke lovpålagt oppgave som mange kommuner velger å tilby.
I Drammen er det i dag cirka 200 klienter som får sine økonomiske midler forvaltet av NAV. Hvordan dette gjøres i praksis varierer fra klient til klient, det kan være alt fra at de får hjelp til å holde oversikt over regninger til at de får utbetalt en andel av trygden hver eneste dag.
Siden 2014 har NAV Drammen vært med i et pilotprosjekt i samarbeid med IT-selskapet Flexi-Soft, der de har utviklet et nytt IT-program for økonomisk forvaltning helt fra bunn. Flexi-Forvaltning er et fullverdig system med integrert saksbehandling, regnskap og remitteringsløsninger som sørger for at man får alt på rett sted i et system.
– For oss har det vært flere fordeler med å gå over til Flexi-Forvaltning. Tidligere brukte vi en kombinasjon av nettbanken, notater og andre systemer. Nå har vi alt samlet på ett sted, og det er lettere å ha god oversikt. Vi veiledere kan også gå inn i hverandres porteføljer, for eksempel hvis en kollega er syk eller på ferie, forteller Sabina Begovic, som har vært ansvarlig for pilotprosjektet blant NAVs økonomiske veiledere.
Dersom det er behov for å dokumentere for eksempel hvor mye penger som er gått til strøm, husleie eller andre ting, kan man enkelt hente ut rapporter for dette. Hvis klienten ønsker å få statistikk over utviklingen i økonomien for å kunne planlegge en tur eller bursdag, finnes all slik informasjon i systemet.
– Det er blitt mye enklere å finne denne informasjonen, sier Begovic.
I og med at de økonomiske veilederne forvalter klientenes penger, skal regnskapet for dette ikke gå inn i NAVs regnskap.
– Det er viktig både for klientene og for veilederne at vi har et transparent system, der man har innsyn i hva som går inn og ut. Veilederne skal føle seg trygge, det samme skal klientene, sier Espen Lothe Loland, nestleder ved NAV Drammen.
(Teksten fortsetter under bildet)
Bakgrunnen for at NAV Drammen ønsket å gå inn på Flexi-Forvaltning var også en rapport fra Buskerud Kommunerevisjon, der det ble påpekt svakheter innen bilagsbehandling/bokføring og etterkontroll, samt usikkerhet om hvilke krav som stilles til dokumentasjon og arkivering av regnskapsmateriale. Kommunerevisjonen savnet rutiner som sikrer at regnskapsføringen til enhver tid tilfredsstiller gjeldende regler og retningslinjer for bokføring og oppbevaring av regnskapsmateriale.
Siden det på daværende tidspunkt ikke fantes et system for økonomisk forvaltning av NAV-klienter, gikk NAV Drammen til Vestfossen-firmaet Flexi-Soft for å høre om det var mulig å få utviklet det systemet de trengte. Som piloter har NAV Drammen vært med i prosessen med å utvikle forvaltningssystemet helt fra start. Det har vært en utfordrende, men spennende prosess.
– Det har vært veldig spennende å kunne være med å skreddersy et nytt system, som er tilpasset våre behov. Jeg kan gjerne anbefale Flexi-Forvaltning til andre NAV-kontorer. Det gir en bedre oversikt, og det effektiviserer hverdagen veldig for veilederne. I fremtiden må vi jobbe annerledes, slik at vi kan bruke mer tid på å veilede klienter til å etter hvert overta styringen av sin egen økonomi, sier Anita Rønningen, teamleder Team Oppfølging, Økonomi og Arbeid.
Systemutvikler Morten Transeth i Flexi-Soft AS roser NAV Drammen for innsatsen i pilotprosjektet.
– De har gjort en fantastisk jobb med å teste ut systemet i praktisk bruk. For å kunne utvikle en god løsning, er vi helt avhengige av å få prøve det ut på de som skal jobbe med det til daglig, sier han.