Mens ansvaret for internkontroll (IK) før lå på hver enkelt kommunalsjef, hviler det nå på kommunedirektøren. Og dette ansvaret må direktøren rapportere på en gang i året.
– I praksis skal det leveres en rapport for «rikets tilstand» for kommunen din hvert år. Det er mye å holde styr på, men vi har sammen med KS Konsulent nå utviklet en modenhetsanalyse, der man kan si hvilke områder som bør vurderes, sier daglig leder i Compilo, John Tonheim.
Enkelt og tydelig bilde
Modenhetsanalysen er en modul i Compilos ledelsesverktøy «Bridge» – et dashboard der lederen finner all styringsinformasjonen samlet på ett sted.
Analysen består av et sett spørsmål kommunedirektøren kan sende ut i sin organisasjon, der tilbakemeldingen genererer en score for de ulike områdene.
– Systemet forteller på en lettfattelig måte hvordan det ser ut i skole, helse, teknisk med mere. Med denne analysen får de for første gang et tydelig bilde av hvor organisasjonen står i forhold til kravene som stilles. De vil da enkelt se hvor i organisasjonen det bør rettes oppmerksomhet.
Får både kunnskapen og verktøyet
Mens Compilo har utviklet verktøyet, hjelper KS Konsulent kommunene med å sette det opp. Dette er ifølge Tonheim en litt ny måte å arbeide på.
– Tidligere har det vært slik at KS har samlet kommunedirektørene og gitt dem kunnskap, men sendt dem hjem for å gjøre dette på egen hånd. Men denne gangen får de også et verktøy, så når de nå har vært på seminar og lært hva de skal gjøre, kan de også gjøre det i praksis.
Modenhetsanalysen i Bridge dekker fullt ut det kommuneloven setter krav om:
§ 25–1. Internkontroll i kommunen og fylkeskommunen
Kommuner og fylkeskommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunedirektøren i kommunen og fylkeskommunen er ansvarlig for internkontrollen.
Internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.
Ved internkontroll etter denne paragrafen skal kommunedirektøren:
a: utarbeide en beskrivelse av virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering
b: ha nødvendige rutiner og prosedyrer
c: avdekke og følge opp avvik og risiko for avvik
d: dokumentere internkontrollen i den formen og det omfanget som er nødvendig
e: evaluere og ved behov forbedre skriftlige prosedyrer og andre tiltak for internkontroll.
§ 25–2. Rapportering til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og statlig tilsyn
Kommunedirektøren skal rapportere til kommunestyret og fylkestinget om internkontroll og om resultater fra statlig tilsyn minst én gang i året.