Vi trenger mer åpenhet – ikke mindre

Hvis innsynsmulighetene svekkes, vil også ytringsfriheten begrenses. Arkivverkets tilsyn viser at forvaltningen allerede ikke oppfyller sine arkivplikter. Dermed mister enkeltmennesker, pressen og samfunnet muligheten til å få innsyn, og til å ettergå beslutninger og vedtak.

Justis- og beredskapsdepartementet har sendt et lovforslag på høring med forslag til endringer i offentlighetsloven og arkivforskriften.

Lovforslaget innebærer at ikke bare organinterne dokumenter, men også journalopplysninger som gjelder de organinterne dokumentene, kan unntas fra offentlighet. I tillegg vil endringene gjøre det mulig å journalføre organinterne dokumenter uten at opplysninger om dokumentene publiseres som en del av den offentlige journalen.

Arkivverket er bekymret for hvilke uante og ikke-tilsiktede effekter lovforslaget vil ha for rettssikkerhet, ytringsfrihet og demokrati.

Det koster å arkivere. På oppdrag fra Arkivverket fant Menon Economics i 2021 ut at den samfunnsøkonomiske kostnaden til tre konkrete arkiveringsoppgaver utgjør 7,7 milliarder kroner. Anslaget utgjør kun en delmengde av de samlede kostnader til arkivering.

Undersøkelsen illustrerte også at lav dokumentfangst utgjør et demokratisk problem, nettopp fordi man ikke kan dokumentere beslutninger og saksganger. Videre, at arkivering foregår ineffektivt, at det er unødvendig ressurskrevende for samfunnet, og det tapes dokumenter som skulle vært arkivert.

Det koster likevel mer å la være. Riksrevisjonen avdekket i 2017 mangelfull arkivering og feil journalføring i departementer og andre statlige organer. Deres oppfølging i 2021 viser at utviklingen går feil vei. Gjennomsnittlig journalføringstid i staten har økt. Intetsigende og like titler gjør det vanskelig å finne dokumenter.

Praksisen med forhåndsunntak av dokumenter har også økt, samt at Justis- og beredskapsdepartementet i liten grad har fulgt opp Riksrevisjonens anbefalinger. Riksrevisjonens undersøkelser har vist at manglende arkivering og mangelfull journalføring svekker mulighetene for offentlig debatt, medbestemmelse og demokratisk innsyn og kontroll.

Resultatet av mangelfull arkivering og feil journalføring kan eksempelvis være at innbyggere mister muligheten til innsyn i sentral informasjon om seg selv. Forvaltningen vil ikke kunne dokumentere egen innsats i saker. Forvaltningens journaler vil heller ikke kunne fungere som et åpenhetsverktøy – internt, for pressen og for innbyggerne. Resultatet vil være tap av tillit.

Arkivverket har tilsyn med kommuner, fylkeskommuner og statlige organer. Dessverre ser vi at forvaltningen ofte ikke oppfyller sine plikter innen arkiv. I løpet av 2022 ga Arkivverket 344 pålegg om brudd på arkivloven med forskrifter til ulike statlige og kommunale virksomheter. Dette bekymrer oss.

Manglende arkivering gjør det vanskelig å holde intern orden og å finne igjen arkivert materiale. Nyttig kunnskap kan gå tapt. Dette påpekes også i høringsnotatet, og vi er helt enige. Samtidig kan vi ikke se at løsningen på manglende etterlevelse av arkiveringsplikten er å lempe på de juridiske kravene.

Lovendringen som er skissert, gir nemlig ingen garanti for økt intern orden i forvaltningen, enklere gjenfinning av arkiv og sikring av nyttig kunnskap omkring forvaltningens beslutninger.

Som tilsynsmyndighet har vi ikke empiri som tilsier at dette ville vært tilfelle. Vi kjenner heller ikke til forskning som viser at mulighetene og unntakene en lovendring gir, vil forenkle og forbedre beslutningsprosesser internt i forvaltningen.

Arkivverket arbeider for tiden med forslag til en ny arkivforskrift parallelt med at Kultur- og likestillingsdepartementet arbeider med en ny arkivlov. Målet med arbeidet er et regelverk som stimulerer til bedre arkiver.

Vi ønsker å hjelpe forvaltningen i å lykkes med arkivering i en digital tid. Vi ser nemlig et stort behov for at forvaltningen på en enklere og mer effektiv måte tar vare på egen dokumentasjonen. Arkivering skal ikke lenger være noe man tenker på i etterkant av en oppgave, men noe som skjer løpende og automatisk. Denne tilnærmingen kaller vi innebygd arkiv.

Ytringsfrihetskommisjonen pekte også på at det haster med å ta tak i de arkivmessige utfordringene som digitalisering av offentlig sektor har skapt. Kommisjonen viste til behovet for mekanismer som sikrer at bevaringsverdig dokumentasjon ikke forsvinner. Videre, at dette krever en juridisk opprydning og en økonomisk satsing på forvaltningens saksbehandlingssystemer.

Arkivverket er enig i deres vurdering og bekymring. Det er behov for et tydeligere regelverk, teknologiske nyvinninger og en real økonomisk innsats innen arkiv.