Digitalisering på tvers – Look to Porsgrunn

Det skjer store endringer i norske kommuner. Den største av dem handler om digitalisering av tjenestene. Digitalisering skjer innen alle sektorer. Mange har allerede blitt godt kjent med digitalisert vannkvalitetsmåling, digitalt tilsyn av eldre og andre pleietrengende, digitalisering av byggesaksbehandling og digitale hjelpemidler i undervisningen.

Dette utgjør helt forskjellige virksomhetsområder i en kommune. Man kan fort tenke at hvert virksomhetsområde må finne sin egen løsning. Det er imidlertid en ressurskrevende måte å jobbe på.

Kommunal virksomhet i Norge er en stor arbeidsplass med ca. 500.000 ansatte (tall fra 2016), og leverer tjenester på mange områder. I Porsgrunn er tjenestene fordelt på fire kommunalområder og hele 44 virksomhetsområder. Disse leverer tjenester til befolkningen i alle faser av livet, fra vugge til grav.

Vi har vært opptatt av hva virksomhetsområdene kan lære av hverandre, og av hva som kan ha overføringsverdi dem imellom. Mye handler om å møte de felles utfordringene som økt digitalisering representerer. Vi ser at de kommunale tjenestene griper mer inn i hverandre med økt digitalisering. For eksempel vil digitalisering av tjenester til hjelpetrengende innbyggere involvere flere sektorer i kommunen.

I Porsgrunn har vi derfor opprettet det vi kaller DigiForum. Det ledes av kommunalsjefen for administrasjon og støtte og har medlemmer fra de fire kommunalområdene.

Målet er at DigiForum skal ta gode strategiske valg rundt digital transformasjon. DigiForum har både ansvar for og myndighet til å legge føringer for den digitale transformasjonen i kommunen. I tillegg kan gruppen prioritere ressurser og fordele investeringsmidler til digitalisering.

DigiForum skal informeres om alle planer og ønsker om anskaffelser av nye systemer i de ulike virksomhetsområdene. Dermed får kommunen bedre oversikt og kontroll over digitaliseringstiltak, og ikke minst blir koblingen til IKT-avdelingen tett og hyppig.

Det er gjort mye forskning på digitalisering i komplekse samfunnsstrukturer som kommuner. Den viser behov for tettere kontakt mellom virksomhetsområdene. DigiForum skal derfor koordinere og prioritere innføringen av nye systemer i organisasjonen, og sikre at kommunen ikke kjøper inn systemer som den allerede har.

Komplekse virksomheter som kommuner, vil ha utfordringer med å holde oversikt over innkjøp og aktivitet i de forskjellige virksomhetsområdene. Dette er et kjent fenomen fra forskningen. Behovet for koordinering er stort, og noe av dette behovet imøtekommer DigiForum.

DigiForum har etablert kompetansegrupper i hvert kommunalområde. I tillegg fungerer møtene i DigiForum som en arena for læring, deling og kompetansebygging hos medlemmene. Dette tar de med tilbake til virksomhetsområdene sine.

Forskning på læring i virksomheter, og særlig mellom virksomheter, viser at det er vanskelig å få spredd kunnskap og informasjon. En årsak er mangel på arenaer for samhandling og dialog. I en virksomhet som en kommune, er det langt, både faglig og ofte også geografisk, mellom de enkelte virksomhetsområdene. Porsgrunn kommune har skapt en slik arena i DigiForum.

DigiForum bygger overlappende kompetanse i virksomhetsområdene, og dette er en av forutsetningene for innovasjon. Det som skjer i DigiForums møter, og gjennom den informasjonsutvekslingen og dialogen disse møtene setter i gang, er like viktig som de vedtak og uttalelser forumet kommer med. Her skjer erfaringsutveksling, kompetansebygging og læring «på tvers», noe som er uvanlig.

Med andre ord – DigiForum har potensial til å dreie seg om mye mer enn digitalisering. Vi anbefaler modellen for andre kommuner som ikke allerede er i gang med tilsvarende organisering.