Kommunene utnytter ikke sine strategiske muligheter

Kommunene arbeider for å balansere omfang og kvalitet på tjenester i forhold til sine økonomiske rammer. De vil framstå som fleksible, endringsvillige og helhetstenkende. Innbyggerne skal oppleve at politikerne og administrasjonen utnytter mulighetene som finnes for å sikre gode tjenester og en effektiv ressursbruk.

Tjenestene utføres i kommunale bygg eller i våre hjem. Skoler og barnehager gir rammer for barns læring og utvikling. Omsorgssentrene skal legge til rette for god pleie og omsorg for brukerne. Kulturhus, grendehus og idrettshaller er viktige arenaer for lokalsamfunnet.

Kommunale bygg innebærer store investeringer i nybygg, ombygninger, rehabilitering og rivning. I 2017 anslo SSB at årlig bruttoinvestering for kommunesektoren utgjorde 26,6 milliarder kroner. Samlet bruttoareal for formålsbyggene er mer enn 25 millioner kvm.

Mange kommuner utnytter ikke muligheten til å optimalisere tjenestedrift i forbindelse med investeringer i nye bygg eller ved større rehabiliteringer og oppgraderinger av bygg. Et nybygg eller større endringer i eksisterende bygg gir den enkelte kommune en gyllen anledning til å tilpasse tjenestene til brukernes behov på en mer kostnadseffektiv måte enn tidligere.

Ofte starter arbeidet med gevinstrealisering først når bygget er ferdigstilt og tjenesteyting er igangsatt. I de tidligere fasene har fokus vært rettet mot byggets tekniske og funksjonelle løsninger. Dette er nødvendig og viktig, men oppmerksomheten og kravene må også utvides til å omfatte tjenesteproduksjonen som skal skje i bygget. Her er det et stort potensial som i liten grad utnyttes av kommunene. Det synes å være flere årsaker til at gevinstpotensialet ikke realiseres.

For et stort antall kommuner går det år mellom større investeringer i formålsbygg. Formannskap og kommunestyre fokuserer primært på stedsvalg, investeringsomfang og finansiering og i mindre grad på effektivisering av selve tjenestene. Implisitt legges det til grunn at byggene i seg selv gir mer effektive tjenester. Utforming av eksplisitte krav og oppbygging av kompetanse som tilrettelegger for optimal tjenestedrift i nye bygg, er derfor utfordrende for administrasjonen.

En virkningsfull angrepsmåte er tidlig å velge en erfaren leder for anskaffelsen, og stille krav om design av hvordan tjenestene skal utføres i bygget. Da kan anskaffelsesprosessen tilrettelegges slik at arkitekt, representanter for tekniske fag, brukere, ledere og ressurspersoner for tjenesteproduksjon, samt samarbeidspartnere kan delta i utarbeidelsen av kravspesifikasjonen, løsningsbeskrivelsen, forberedelsene til tjenesteyting i nye lokaler, oppfølgingen av byggeprosessen, ferdigstillelse og oppstart av tjenesteproduksjon.

Ved å fokusere på design av tjenestene allerede fra starten av, vil gevinstrealiseringen bli en integrert del av arbeidet, og ikke noe som først starter etter at bygget er ferdigstilt og godkjent.

Gir nybygget større omfang og kvalitet på de kommunale tjenestene? Bidrar bygget med dets løsninger til at tjenestene kan utføres på en mer kostnadseffektiv måte?

Har administrasjonen sikret at enheten som skal utføre tjenestene har en god ledelse, riktig kompetanse, nødvendig bemanning, tilgang på teknologi for å understøtte arbeidsprosessene og relevante styringsparametere for å følge opp utviklingen?

Kan administrasjonen synliggjøre at kommunens «resultater» har blitt bedre etter at man har foretatt omfattende investeringer i bygg?

Rådmannens oppgave er å belyse større investeringssaker grundig. Da må design og utvikling av tjenesteproduksjon inkluderes tidlig i arbeidet. Får kommunens innbyggere kvalitetsmessig bedre tjenester og et større omfang av tjenester til en lavere kostnad enn tidligere?

Saksmaterialet legges fram for politisk behandling og vedtak i kommunestyret. Det kan være en krevende beslutningsprosess for politikerne og administrasjonen, men kommunestyret får da en gyllen anledning til å bestemme kommunens strategiske utvikling.