Politikerne må skape tillit

Lokalvalget nærmer seg, og enkelte politikere diskuterer «tillitsreformer» i kommunal sektor: Å redusere unødvendig og tidkrevende rapportering og byråkrati, så fagfolk kan få fred til å gjøre jobbene sine.

Her er noen forslag fra NITO, som organiserer ingeniører i kommunene.

Vi erfarer at kommunepolitikere nøler med å stole på administrasjonen og løser dette med enda mer kontroll og rapportering. Dette kan riktignok bidra til bedre oversikt, men også til dårligere arbeidsmiljø og unødvendig lang saksbehandlingstid.

Digitalisering i offentlig sektor, for eksempel av plan- og byggesøknader, blir ofte presentert som en løsning for å fjerne tidstyver og byråkrati. Det blir hevdet at digitale løsninger kan gjøre rapportering til myndigheter, innhenting av informasjon o.l. smartere og enklere.

Ideelt sett er det riktig, men vår erfaring er at det offentlige altfor ofte anskaffer digitale verktøy som viser seg ikke å passe inn i eksisterende arbeidsprosesser. Løsningen blir da å snu prosessene og tilpasse dem til den nye teknologien.

Dette er oppskriften på å mislykkes. Det blir motstand i organisasjonen, ansatte finner egne metoder, og eldre medarbeidere faller fra og blir ineffektive.

Å anskaffe digitale effektiviseringsverktøy er en tidkrevende prosess som handler om langt mer enn selve innkjøpet. Politisk og administrativ ledelse glemmer dessverre ofte dette i sin utålmodighet. Enden på visa – og skrekkscenarioet – blir at det digitale verktøyet blir en ny tidstyv.

Et eksempel er en kommune som digitaliserte hele «byggesaksarkivet». Hvis dette gjøres riktig, vil man oppnå raskere saksbehandling og selvhjulpne brukere, men denne kommunen valgte å legge alt i et slags PDF-format. Dermed ble bare arkivet «digitalt» – man måtte fremdeles bla gjennom haugevis av dokumenter for å finne hva man lette etter.

Riktig digitalisering av «byggemappen» på ditt hus er å gjøre det enkelt å finne ferdigattest, byggetegninger etc. Å bla seg gjennom masse PDF-filer er dårlig digitalisering. Da kan man like gjerne beholde papirmappene.

Hva kan gjøres? NITO foreslår tre «tillitsreformer».

For det første må digitalisering i offentlig sektor begynne med eksisterende oppgaver. Man må først digitalisere arbeidsprosessene. Kunnskap om arbeidsprosesser sitter hos de med erfaring – derfor må de være med på laget fra begynnelsen. Først etterpå kan man anskaffe digital teknologi, slik at denne blir tjener og ikke herre. Prosessen før innkjøp er avgjørende.

For det andre må ledere våge å stole mer på sine ansatte, spesielt de eldre. Gjennomsnittsalderen i kommunesektoren er høyere enn i mange andre. Noen hevder dette er en ulempe, men vi mener at erfarne medarbeidere er gull verdt for arbeidsgiverne. De innehar mye viktig kompetanse, og i vanskelige og utfordrende saker – som vi har mange av – kommer det tydelig fram hvor viktige de er. Ledere bør gjøre disse erfarne ansatte til «superansatte» ved å tilføre dem ny læring og moderne kunnskap. Her svikter altfor mange kommuner, hovedsakelig på grunn av økonomi. Ledere må ta seg råd til å sende erfarne medarbeidere på kurs og opplæring.

Dette fører oss til det tredje: Kontinuerlig kompetansepåfyll er viktigere enn noensinne i offentlig sektor, spesielt med tanke på hvor fort endringene skjer i dagens arbeidsliv. Regjeringen sier selv at kompetanse er en driver for innovasjon og verdiskapning. Ønskes mer effektivitet inn i offentlig sektor, er kanskje kompetansepåfyll det aller viktigste.

Det er modig av politikerne å spørre om hva som kan gjøres for å skape mer tillit i Kommune-Norge, ikke minst fordi svaret altså i stor grad peker tilbake på dem selv. Det kreves en kombinasjon av tålmodighet, delegering av ansvar og satsing på kompetanseutvikling, men slike «tillitsreformer» vil på sikt gi en mer velfungerende offentlig sektor til glede for alle.