Det er på høy tid å sikre at både gamle papirarkiv og nye elektroniske arkiv blir ivaretatt og brukt på forsvarlig vis, mener Kommunal Rapport. Foto: Terje Lien
Det er på høy tid å sikre at både gamle papirarkiv og nye elektroniske arkiv blir ivaretatt og brukt på forsvarlig vis, mener Kommunal Rapport. Foto: Terje LienTerje Lien
Denne artikkelen er over ett år gammel. Den kan inneholde utdatert informasjon.
Leder
Lederartikler gir uttrykk for Kommunal Rapports syn. Ansvarlig redaktør har ansvar for innholdet.

Må bare ta ryddejobben i arkivene

Tilsynsrapporter fra Arkivverket viser at en rekke kommuner nå må ta grep, hvis ikke mengder av data skal gå tapt, slik Kommunal Rapports nettavis har omtalt fare for.

Hvordan skal innbyggerne kunne ha tillit til forvaltningen når arkivene viser seg å ha så mange og betydelige mangler?

Konsekvensene kan bli store den dagen kommunen trenger dokumentasjon som ikke er å oppdrive. Derfor er det på høy tid å sikre at både gamle papirarkiv og nye elektroniske arkiv blir ivaretatt og brukt på forsvarlig vis.

Arkivverkets visitter landet rundt avdekker at prioriteringen har sviktet her:

Fra ett av Kautokeinos elektroniske systemer kan det være mulig at det er to år med data som har gått tapt – og det er ukjent hvilke to år det i så fall kan være, rapporterer Arkivverket. Nå gjelder det å sette inn tiltak straks, for å ta konsekvensene av manglende journaler mest mulig ned.

Dessverre viser historien at flere avvik ikke blir lukket. Måsøy kommune hadde et tilsyn høsten 2012, uten at noen av avvikene som ble påpekt skal ha blitt lukket. Nå sier Arkivverket rett ut at kommunen kan trenge ekstern hjelp. Ut fra det rapporterte, ser det hensiktsmessig ut med bistand. Dette er faktisk oppgaver som haster.

Et annet eksempel på en alvorlig aktuell utfordring, er situasjonen Arkivverket beskriver i Vega. De har hatt felles sak-/arkivsystem med Brønnøy, Vevelstad, Bindal og Sømna – uten separate arkiv for hver kommune. Dette har utfordret informasjonssikkerheten. Det skjer naturlig nok hvis arkivmedarbeidere har tilgang til opplysninger og dokumenter utover sine tjenstlige behov.

Etter tilsyn i Tingvoll, slår Arkivverket fast at kommunen ikke har noen konkret plan for ordning, pakking og listeføring av sine papirarkiver. Det er grunn til å bekymre seg for hvordan flere kommuner håndterer arkivforpliktelsene sine. Det bør føre til konstruktiv handling både i kommuneadministrasjoner og blant folkevalgte, slik at innbyggerne kan være trygge på arkivholdet i kommunen.

Heldigvis finnes det gode eksempler også, for eksempel bevilget Os i Hordaland millioner for å rette påpekte mangler ved arkivene før sammenslåingen med Fusa, til Bjørnafjorden kommune.

Uansett: Hvordan skal innbyggerne kunne ha tillit til forvaltningen når arkivene viser seg å ha så mange og betydelige mangler?

Arkivverket har en nokså lang liste over kommuner som skal få tilsyn i år også. Det ser dessverre ut til at flere kan trenge en øyeåpner for å få orden på arkivene.