Jeg forstår Elon Musks regler som et ønske om å få slutt på å bruke møter ukritisk, men se dem som deler av arbeidsprosesser, skriver Harald Stokkeland.

Jeg forstår Elon Musks regler som et ønske om å få slutt på å bruke møter ukritisk, men se dem som deler av arbeidsprosesser, skriver Harald Stokkeland.

Foto: Susan Walsh / AP
Kronikk
Meninger i kronikker står for skribentens regning.

Møter, produktivitet og Elon Musk

Kan en kommunal møteleder lære noe av en av verdens rikeste og mest omtalte menn om møter?

Med ujevne mellomrom gjenoppdager vi møters forbannelser. Nylig ble offentligheten kjent med Elon Musks regler for møter.

Som organisasjonskonsulent og forfatter av boka «Mye bedre møter», som jeg skrev sammen med Jakki Moore (Universitetsforlaget, 2012), har jeg forsøkt å finne ut hvordan møter kan bli gode. Mine kommentarer til de seks reglene til Musk må sees på bakgrunn av dette arbeidet.

Også kommunale møteledere kan bruke Musks regler for å se kritisk på egen møtepraksis.

Regel nummer 1 er unngå store møter. Musk mener de er bortkastet tid og energi og fortrenger debatt. Folk blir mer på vakt enn åpne. Det er ikke tid nok for alle til å delta.

Så enkelt er det ikke. Hva slags møter snakker vi om? Ikke alle møter innebærer debatt eller dialog. Hvis hensikten er å oppleve bestemte personer, annonsere nyheter, produkter eller konklusjoner, kan store møter ha en funksjon.

Musks skiller ikke mellom typer møter. Møter i hans perspektiv er en del av arbeidsprosessene.

Før vi lager generelle prinsipper for møter, bør vi presisere hensikten med dem – og følgelig hva slags type møte vi snakker om.

Den andre regelen er å forlate møtet hvis du ikke bidrar. Det er ikke uhøflig å forlate et møte. Det er uhøflig å kaste bort tid.

Igjen handler det om hva slags møter vi snakker om. Noen ganger er det usikkert om du kan bidra. Det får du ikke vite før møtet er over. Spørsmålet er om du kan prioritere egen arbeidstid. Er det her og slik jeg bruker tida best? Bør avklares på forhånd.

For det tredje mener Musk at vi kan glemme tjenesteveien og kommandokjeden – og kommuniser direkte med kollegaer. Musk hevder at mennesker som kommuniserer raskt beslutter.

– Tjenesteveien er en bomvei, sa en kommunal leder jeg en gang jobbet med. Det betyr ikke at tjenesteveien ustraffet kan ignoreres. For beslutninger og gjennomføring er veien nødvendig for ikke å skape kaos. Makt og myndighet marsjerer tjenesteveien. Det Musk kanskje tenker på, er at viktig informasjon ikke kan vente når noe haster.

Men tenk gjennom hvem som kan bli provosert av direkte kontakt. Kan du forhindre støy ved å orientere?

Den fjerde regelen er å være klar og ikke snedig. Unngå meningsløse ord og teknisk sjargong.

Innhold og forståelighet har forrang. Å ofre språklig eleganse og subtiliteter er Musks poeng her. Det er viktig. Men det provoserer nok dem som vil imponere med ord og framferd.

Den femte regelen er å droppe hyppige møter. Ikke avbryt flyten i et arbeidsteam når det er unødvendig. Bruk møtene til å samarbeide, gå løs på saker og løse overhengende problemer. Når en sak er løst, eller en løsningsmåte er lansert, trenges ikke hyppige møter. Bruk andre kanaler.

Punktet provoserer til å se kritisk på eget faste møtesystem. Kan faste møter brukes på andre måter?

For det sjette vil Musk bruke sunn fornuft hvis virksomhetens fornuft ikke er forståelig, bidrar til framgang eller kan brukes i den situasjonen man er i. Altså må vi unngå å følge regler med lukkede øyne. Følg prinsipper, ikke regler.

Jeg hører et sukk fra offentlig sektor: «Dette kan man si i privat sektor». Men jeg har hatt glede av å høre ledende norske byråkrater si: «Gi blaffen i reglene og bruk hue!». Hverdagsfornuften må noen ganger overprøve regelen.

Er det noe nytt eller nyttige i Musks punkter? Nesten alt er behandlet i faglitteraturen. Det interessante er at her har vi en person som beviselig får til mye – og som har makt. Han har gjort et utvalg av ideer som verserer i presse og faglitteratur.

Vi har en kombinasjon av hva som vektlegges – og hvem som skriver det. Dessuten eksisterer en omfattende internasjonal statistikk om møter: stor misnøye med møtekvalitet, antall og lengde på møter, etc. Det er altså ikke et tilfeldig problem Musk retter oppmerksomheten mot. Møter representerer et stort produktivitetsproblem – og potensial.

Jeg forstår Musks regler som et ønske om å få slutt på å bruke møter ukritisk, men se dem som deler av arbeidsprosesser. Det er ikke nødvendig å være enehersker over et forretningsimperium for å skjønne det. Også kommunale møteledere kan bruke reglene for å se kritisk på egen møtepraksis.